Om web på ST

TYPO3 support for webnetværket

  • Skriv til scitech.kommunikation@au.dk eller ring 5144 7099, hvis det er akut.
  • Kig forbi 1521-126 eller læg et møde i Outlook.
  • Sig til, hvis jeg skal komme til Foulum, Roskilde, Silkeborg eller Årslev.
  • Faste datoer for fælles webarbejdsdage for alle ST redaktører er annonceret på siden: 
    Find din lokale TYPO3 support (Helpdesk - åbent hus)

Fra venstre mod højre: Lea, Kristine, Else og Lise
Fra venstre mod højre: Lea, Kristine, Else og Lise (workshop 6. juni 2018, foto: privat)

Webgovernance: Siteimprove

AU har implementeret Siteimprove for hele AUs hjemmeside (foråret 2017). Det er netop det webgovernancesystem, som mange på ST har arbejdet med siden sommeren 2015. Fremadrettet skal vi benytte au123456@uni.au.dk-syntaksen som brugernavn og logge ind via den mørkeblå knap på forsiden af typo3.au.dk (Single-Sign On). Hvis du ønsker adgang til Siteimprove (med login eller som rapportmodtager), så skriv til scitech.kommunikation@au.dk.

  • Dit brugernavn er au[AUID]@uni.au.dk – fx au123456@uni.au.dk.
  • Dit password er det samme som til Wayf og TYPO3, mit.au.dk, webmail osv.
  • Rapporter sendes ud efter hvert crawl, som er hver 5. dag, eller én gang om måneden - du giver besked om, hvad du ønsker. Rapporter sættes op af administrator (msodemann@au.dk).
  • Rapporter kan sendes ud til både brugere af Siteimprove og ikke-brugere af Siteimprove, bare navn og e-mail er oplyst.
  • Eksempel på QA rapport fra Siteimprove (pdf)

Nyt design til eksterne sites 2016-18

Status for overgangen til 2016-design ligger her: typo3.au.dk/support/st_websupport/overgang_til_2016_design/


I perioden fra 26. september 2016 til 31. marts 2017 skal vores eksterne hjemmesider lægges om til 2016-design med mulighed for vandret navigation på institut- og centerforsider. Du bliver kontakte af Marianne, når dit institut/center står for tur. Baggrund: Ønske om at kunne udnytte den fulde sidebredde på institut- og centerforsider; Navigationsudfordringer som følge af global menu; Ønske om generel designopdatering.

Spørgsmål (Q) og svar (A) ved Marie Halkjær Kragelunds præsentation 30. august 2016:

Q: Hvor mange menupunkter til navigationsmenuen kan man max. have?
A: Det afhænger af ordlængden af de enkelte menupunkter, men max. 6-7. Tip: Afprøv menuen i en 'liggende' iPad. Og tjek anbefalingerne for standard navigation ovenfor. Men lav kun om på navngivning, hvor det giver mening og er nødvendigt. Og kontakt Marianne (scitech.kommunikation@au.dk) hvis I skal have oprettet Redirects fra gammel URL til ny URL.

Q: Hvor fleksibel må man være med forsiden – må man fx ikke have en kalender eller nyheder længere?
A: Indholdet på forsiden er helt op til jer. Måske viser det sig, at det ikke er nødvendigt at justere indholdet. I kan have nyheder, kalender osv. som nu. men vælger man at udnytte fuld bredde på instituttets forsiden, er det nærliggende at gentænke opbygning og indhold - og indarbejde en oprydning.

Q: Er det det nye design på siderne som gør, at AU-topbaren nu er væk på alle personers PURE profilsider?
A: Det korte svar er ja! Lige nu er sagen den, at den side, som benyttes til 'indpakning' på medarbejderes PURE-profil fortsat skal ligge i 2011-design. For nogle enheder ved vi ikke, hvilken side, der fungerer som indpakningsside. Desuden skal PURE-profilsider selvfølgelig kunne håndtere 2015- og 2016-design, så vi afventer en løsning fra AU IT - Web og Digitale Medier. Med andre ord: Der arbejdes på sagen.

Q: Vi har lige fået en 'databoksvælger' på forsiden af vores institut (se fx anis.au.dk). Må vi ikke længere have den?
A: Det må I. Og I må også beholde venstre menuen på forsiden. Ulempen er, at knappen til English vil lægge sig i den blå menu i toppen, hvis ikke vi overgår til vandret menu. På sigt skal alle over i 2016-designet for at undgå vedligehold af gamle sideskabeloner og gammelt design. Så en dag kigger vi på det.

Q: Hvordan med sider i neutralt design som fx http://eurowheat.au.dk, sciencemuseerne.dk og aktuelnaturvidenskab.dk?
A: Siderne i neutralt (ikke-AU-design) vil gå direkte fra 2011- til 2016-design, som vil være klart til februar 2017.

Slet gamle informationselementer

Informationselementer er et samlet begreb for nyheder og arrangementer i TYPO3's nyhedsmodul. ST KOM besluttede i september 2015 at slette alle informationselementer ældre end 2013 (på scitech.au.dk og scitech.medarbejdere.au.dk). Det resulterede i, at vi slettede 70 procent af nyheds- og arrangementssider. Det tog én person ca. fire timer at slette 2800 informationselementer ud af i alt 3944. Siden har vi slettet flere!

Argumenter for at slette gamle nyheder er:

  • Indholdet i nyheder kan være blevet uaktuelt, misvisende og i værste fald ukorrekt og støjer i søgeresultater.
  • Links i gamle nyheder og afholdte arrangementer er ofte fejlagtige og giver en 404.
  • ST's domæner skal ikke fungere som arkiv for gamle nyheder og afholdte arrangementer. Statsbiblioteket har arkiveringspligt i forhold til alle .dk domæner herunder alle au.dk domæner.
  • Forhåbentlig har bevillinger, centre, ansatte og navnenyt givet anledning til publikationer i andre medier end vores CMS. Eller journaliseret andre steder end på web.
  • Gamle nyheder og arrangementer indeholder et forvirrende mismatch mellem singlevisningsidens dato og indholdets dato. 

Argumenter for ikke at slette gamle nyheder er:

  • Rammeaftale med Miljø- og Fødevareministeriet om rådgivning til ministeriet og relevante styrelser indenfor jordbrug, fødevarer og miljø. Rapporter og lignende skal derfor bevares på web.
  • Bevare relevante links fra nye nyheder til gamle nyheder.

Se vejledning til hvordan du sletter nyheder og arrangementer under tabellen. Det går nogle uger, før Google dropper indeksering af slettede sider/nyheder.

Institut/center
(dd.mm.yyyy)
18.10
2015
19.10
2015
01.12
2015
01.02
2016
01.05
2016
05.07
1016
agro 515 537 557 573
anis 438 536 495 449
ase 320 342 343 296
bios 2362 1523 1654 1760
chem 1653 875 956 1029
cs 1573 1024 1065 1089
cse/stll 140 146 146 7
dca 2102 2189 2228 2151
dce inkl. Bazaren 2855 2909 3021 857
eng 892 964 1021 661
envs 1223 1298 1358 1387
food 305 353 457 402
geo 318 352 374 355
inano 1259 646 709 751
math (egen db) - - -
mbg 2443 855 930 971
scitech 3944 1163 1286 670 971
phys 2408 2405 1586 1675
qgm 482 494 523

 

 

Har du også lyst til at rydde op i nyheder og arrangementer? Så sæt 2-4 timer af til følgende:

  1. Vælg Fillistemodulet i TYPO3 og klik på den mappe, hvor jeres nyheder eller arrangementer er placeret. Noter det antal, som står vist i bjælken.
  2. Sørg for at linjerne Udvidet visning og Vis Klippebord er markerede og klik på Klippebord #1.
  3. Gå nu op til den grå bjælke og klik på det lille plus +.
  4. Nu kan du nederst på siden  vælge at få vist dato for dine elementer (marker Dato/Tidspunkt) og klik på Sæt felter. 
  5. Du kan nu bladre gennem elementerne 100 ad gangen og finde de ældste frem. Du markerer elementerne ét ad gangen ELLER klikker på Markér alle/Markér ingen for at markere 100 og derefter på skraldespanden (Slet markerede).

?no_cache=1

Hvis du vil være sikker på at se den seneste version af din webside, så tilføj ?no_cache=1 efter webadressen fx sådan:

  • scitech.au.dk/om-science-and-technology/aktuelt/nyheder/?no_cache=1

Trim dit træ

Tegning af træ før og efter beskæring
Du og dine brugere kan lettere finde rundt i træet til højre.

Brugerne vil lettere kunne finde det, de søger, når der er luget ud og ryddet op. Sagt lidt poetisk: Når du har trimmet dit træ, vil det blomstre!

  • Træet til venstre symboliserer et sidetræ med 1000 sider. Det har taget minimum 2 timer per side at bygge op eller i alt 54 arbejdsuger på fuld tid svarende til mere end ét års arbejde non-stop.
  • Hvis du bruger ca. 10 minutter til at vurdere hver side, om den skal slettes eller ej, tager det godt fire ugers arbejde på fuld tid.

Kick-start oprydning: Benyt Count pages

Alle redaktører har adgang til modulet Count pages. Med Count pages kan du få et overblik over antal sider på hver gren eller hele sidetræet på et split sekund!

Differencen mellem Total og Viste sider er lig med antallet af sider, som enten er skjulte (Inaktive/Disabled og giver en 404) eller skjulte i menuen (brugeren kan ikke navigere sig frem til siden) eller begge dele. 

  • Sådan bruges Count pages
  • Klik på det lille kryds

Fokus: Mindre kan gøre det

ST's ledelse valgte i august 2015 at sætte fokus på oprydning på web, så søgeresultater og brugeroplevelse forbedres. Devisen er: less-is-more. Et lignende projekt er gennemført under Medarbejderservice med stor succes. Oprydningen vil foregå med respekt for enhedernes faglighed og diversitet, men med brugeroplevelsen som pejlemærke.

En sidegevinst ved oprydning er, at det bliver nemmere  for redaktørerne at overskue sidetræ og indhold. Desuden vil en reduktion af TYPO3's database medføre kortere svartider i frontend og backend.

Maria Blach Nielsens dokumenter fra oplægget den 5. februar 2016 (pdf'er):

Her er et før-efter resultat af revidering af en side:

Eksempel på revision af webside

Kom godt i gang: Ryd op og smid ud!

Hvem gør arbejdet: 

  • Som en del af ST's superbruger-netværk er du ansvarlig for oprydning på dit instituts websider i tæt samarbejde med de fagligt ansvarlige på din enhed. Du sætter tidsfrister og har snor i, om der er fremdrift og om milepæle overholdes. Det er dig, som trykker på Slet - eller sørger for at andre gør det.
  • ST KOM leverer to-do-lister (best practice), vejledning og sidemandsoplæring, webstatistik, status på sideantal og loadtider, udtræk af redaktørlister og deltagelse i møder på enhederne, hvis der er behov. Casestudie: scitech.au.dk og scitech.medarbejdere.au.dk.

Del -og-hersk: Du skal ikke gøre arbejdet alene. Og du skal dele det op i mindre bidder. Sæt dig sammen med den  fagligt ansvarlige og beslut side-for-side, gren-for-gren, hvad der skal ske og hvornår. Beslut milepæle og aftal tidsfrister, noter dem og skub på! Afsæt en bestemt ugedag eller mere til arbejdet, reserver et mødelokale til arbejdsro (bare til dig selv eller sammen med den fagligt ansvarlige) og tag en hjemmearbejdsdag indimellem for at få arbejdsro. 

Redaktører og sideansvarlige: En redaktør arbejder i TYPO3 og har erfaring med web, men ved kun meget lidt eller slet ingenting om indholdet. Det gør den fagligt ansvarlige derimod. Den fagligt ansvarlige kan være en forsker, tekniker, institutleder eller sekretariatsleder. Bed scitech.kommunikation@au.dk om en oversigt over, hvornår dine redaktører senest har været logget ind. Ryd op i Users-modulet og sørg for, at du ved, hvem der er sideansvarlig/fagligt ansvarlig for hver gren og side. Opdater redaktører og sideansvarlige ved personaleudskiftning. 

Tørre tal: Bed scitech.kommunikation@au.dk levere webstatitisk for en gren ad gangen eller hele sitet. De tørre tal er ofte det bedste argument for at slette sjældent besøgte sider. En tommelfingerregel siger: "For sites med kun lidt trafik, bør sider med færre end 10 besøg om året kunne slettes. For sites med nogen trafik, bør sider med færre end 100 besøg om året kunne slettes." Husk, nye sider vil have relativt få besøg, og selvom en side har få besøg, kan den være vigtig.

Ryd op og smid ud: Det er den fagligt ansvarlige, som sammen med dig, skal beslutte om en side skal slettes eller forkortes/omskrives. Aftal en tidsfrist, noter den og skub på! Spørg altid HVORFOR, hvis han/hun mener, at en side fortsat skal eksistere eller teksten være lang. Eksempler fra to-do-liste:

  • Slet sider, som har kun få besøg (kig i webstatistikken). Information, som er vurderes vigtig, men kun for ganske få personer, kan opbevares et andet sted end på web og erstattes af kontaktinformation eller en video eller en artikel i et andet medie?  
  • Slet afholdte konferencer/møder, afsluttede/opløste forskningsgrupper og -projekter, gamle referater, skjulte sider, testsider, kopier, backups mv. Alt det fylder unødigt i databasen - og TYPO3 er ikke et arkiv eller en genbrugsstation. Typisk er kun en femte del af siderne i et sidetræ tilgængelige i frontend, så slet de øvrige fire femtedele.
  • Forkort og aktualiser tekster og gør det læsevenligt (vi formulerer os ofte langt og akademisk, men det er ikke nødvendigvis læsevenligt). Ud med pynt og overflødig tekst. 
  • Saml det vigtige indhold på færre sider = færre klik (uden at oprette nye sider). Benyt genvejsfelter (åben/luk) og komprimer teksten med henblik på responsivt design. Vi skal have samme budskab ud, men på mindre plads!
  • Minimer historik og baggrundsinformation (det hører ikke hjemme på web, men i en bog)
  • Slet gamle nyheder og arrangementer. De støjer i søgeresultater, da de ofte er fulde af fejl som døde links, forældede tidsfrister osv. 
  • Søgeoptimer de omskrevne 'nye' sider (nøgleord: hvilke ord benytter brugerne, når de søger jeres indhold?)

Risiko:

  • Hvis uheldet er ude, og et vigtigt link giver 404, så skriv til scitech.kommunikation@au.dk, så har din websupport et værktøj, som kan etablere en redirect fra den gamle webadresse (som giver 404) til sidens nye placering!
  • Bare slet! Vi kan altid finde det frem i Recycler. (I værste fald: Statsbiblioteket har arkiveringspligt i forhold til alle .dk domæner, herunder alle au.dk domæner. Alle .dk domæner arkiveres 3-4 om året. Du behøver altså ikke arkivere noget.)
  • Hvis du vil ændre en sidetitel i TYPO3, så vær opmærksom på, at du rydder brugernes bookmark til siden. Desuden falder siden ud af webstatistikken og tælleren begynder forfra. Hvis den gamle og nye sidetitel handler om det samme, kan du redde bookmarks og statistik ved at indsætte den gamle sidetitel i "Sidenavn i adresselinien" (fx kopieret fra frontend).  

Engelsk: Husk at sætte ressourcer af til oversættelse af det reviderede indhold.

Hjælp: Går du i stå eller savner du inspiration, har du spørgsmål eller brug for support, så skriv som altid til scitech.kommunikation@au.dk eller ring til Marianne på 5144 7099.

Google: Det går nogle uger, før søgemaskiner dropper indeksering af slettede sider/nyheder.

Fremadrettet: Så længe tiden ikke står stille, slutter oprydning på web aldrig. Efter en første hovedrengøring, bliver arbejdet lettere fremover! Mindst én gang om året, bør I gå siderne igennem, slette gamle nyheder/arrangementer, tjekke knobskydning i sidetræet, udskiftning i Users-modulet mv. 

Hold styr på fremdrift og tidsfrister: Du har sikkert rutiner og struktur i din arbejdsdag, men her er et par forslag, hvis du mangler ideer:

Hvor lang tid tager det?

Så længe tiden ikke står stille, bliver vi aldrig færdige med at rydde op på web, men en god indsats nu vil gøre oprydning lettere fremover.

Tidsforbruget afhænger helt af, hvor meget redigeringsarbejde I vil foretage dvs. omskrivning/sammenfatning af tekster, omstrukturering af menu/navigation osv.

Et konkret eksempel på tidsforbrug i det oprydningsprojekt, som fandt sted på Medarbejderservice i efteråret 2014:

  • Det tog fem medarbejdere tre timer om ugen i tre måneder at reducere 450 aktive sider til 75 aktive sider. Det vil sige i alt 180 arbejdstimer. Arbejdet bestod af mødeaktivitet, læse, vurdere og omskrive, slette osv. i TYPO3. Hér brugte man relativt meget tid på omskrivning af sideindhold.
  • Se også afsnittet ST sletter gamle informationselementer på denne side. Det tog én person ca. fire timer at slette 2800 gamle informationselementer.

Superbruger-webredaktører ved ST - hvorfor?

Fra august 2015 vil institutter og centre ved ST varetage den basale websupport. Hver enhed har derfor udnævnt to superbrugere (listet nedenfor), som indgår i et ST netværk. ST Kommunikation vil regelmæssigt tilbyde åbne webarbejdsdage med fokus på arbejdsro, nem adgang til support, hjælp til selvhjælp, kompetenceløft og større rutine og erfaring.

Har du brug for TYPO3 support, så kontakt dit instituts eller centers superbruger. Hvis ikke I kan løse opgaven, skriver din superbruger til scitech.kommunikation @ au.dk.

Læs mere om uddannelse af webredaktører. Som medarbejder ved AU har du mulighed for at gennemgå et uddannelsesforløb via e-læring eller sidemandsoplæring lokalt i din afdeling.

Sitemap, webstatistik og arbejdspapir

Billede af elementet Sitemap i TYPO3
TYPO3 elementet Sitemap (Menu/Oversigt)

Ved hjælp af et Sitemap (Menu/Oversigt) kan du få et første overblik over jeres site, notere hvem er ansvarlig for hvilke dele og indhente webstatistik for det hele eller enkelte dele af sidetræet:

En tommelfingerregel siger: "For sites med kun lidt trafik, bør sider med færre end 10 besøg om året kunne slettes. For sites med nogen trafik, bør sider med færre end 100 besøg om året kunne slettes."


ST's netværk af TYPO3 superbrugere

Institut for Geoscience

Ann Eg Mølhave

Kommunikationsmedarbejder

National Center for Miljø og Energi

Karin Balle Madsen

Kontorfuldmægtig
M
H bygn. 8616, D3.04
P +4587158792
P +4525580691

Nationalt Center for Fødevarer og Jordbrug

Nina Hermansen

Kommunikationskonsulent

Institut for Molekylærbiologi og Genetik

Lisbeth Heilesen

Kommunikationsleder

Interdisciplinært Nanosciencecenter

Lise Refstrup Linnebjerg Pedersen

Kommunikationsmedarbejder
M
H bygn. 1590, 324
P +4587156717
P +4531361693

Institut for Matematik

Institut for Kemi

Lene Conley

Ph.d.- og studieadministrator
M
H bygn. 1514, 115
P +4521133522
P +4521133522

Marianne Sommer

Erhvervssproglig medarbejder

Ingeniørhøjskolen

Tine Aaboe Malden

Sekretariatsmedarbejder

Heidi Søndergaard

Kommunikationspartner

Science Museerne

Trine Bjerre Mikkelsen

Kommunikationsmedarbejder

Uddannelse på ST

Marie Oue Hansen

AC-fuldmægtig
M
H bygn. 1522, 130
P +4593508130
P +4593508130

Christian Haaber Rasch

Kommunikationsmedarbejder
M
H bygn. 1522, 130
P +4524940128

Institut for Agroøkologi

Jytte Christensen

Institutsekretær
M
H bygn. Pv20
P +4587158015
P +4523423538

Institut for Bioscience

Institut for Husdyrvidenskab

Institut for Ingeniørvidenskab

Mette Stig Hansen

Sekretariatsmedarbejder

Heidi Søndergaard

Kommunikationspartner

Institut for Datalogi

Jan Frederiksen

HR Manager I Project Manager

Søren Poulsen

Specialkonsulent
M
H bygn. 5342, 226
P +4587156131
P +4520951282

Institut for Fysik og Astronomi

Grete Flarup

Erhvervssproglig medarbejder
M
H bygn. 1520, 619
P +4587155669
P +4530760787

Institut for Miljøvidenskab

Klaus Condé Christensen

Institutsekretær
M
H bygn. 7411, B2.14
P +4587158456
P +4530183132

Institut for Fødevarer

Camilla Fjord Madsen

Overassistent
M
P +4587158372

Tina Lillelund Magaard

Overassistent
M
P +4587158291

ST Learning Lab

Dekanat

TYPO3 support, skriv til:

scitech.kommunikation @ au.dk

Aktuel driftstatus AUIT

TYPO3 support, ST Kommunikation

450 / {$plugin.au_config.installationId}