Mails sendt fra ST KOM til webkontakter ved institutter og centre

Mails fremadrettet

Information som alene vedrører netværket af superbrugerredaktører bliver fortsat lagt på denne ene side som dokumentation/arkiv.

E-mails med orientering, vigtigt nyt, tips'n'tricks til webnetværket, som før blev lagt i kopi her på siden, er i april 2017 erstattet med TYPO3 UPDATE for alle redaktører:


Mail sendt den 29. august 2017

Kære ST’s webnetværk,

I får denne mail til orientering, fordi I benytter funktionsmailadressen scitech.kommunikation@au.dk oftest.

Fredag den 1. september kl. 13 vil AU IT skifte pegepinden for mailadressen  scitech.kommunikation@au.dk, så den fremad vil pege ind i AU IT’s fælles supportsystem NSP (Nilex Service Platform), altså ikke længere FogBugz. Det eneste, det betyder for jer, er, at de automatiske svar, I modtager, vil se anderledes ud. På sigt vil nogle kommunikationsgange forhåbentlig også blive mere effektive, fordi alle i IT og Kommunikation benytter ét og samme system.

Der bliver nok nogle dage, hvor jeg er lidt forvirret, fordi der er et hav af nye knapper og lister at trykke på i NSP. Med andre ord, der må forventes lidt længere sagsbehandlingstid på sager indsendt efter fredag kl. 13. Hvis noget er akut, så ring til mig på 5144 7099.

Vh. Marianne

Mail sendt den 4. august 2017

Kære TYPO3 netværk på ST,

Du får denne mail, fordi du står på listen over superbrugerredaktører på denne side: http://typo3.au.dk/support/st_websupport/. Deadline for svar på denne mail er mandag den 28. august.

AU IT har skrevet til de fire fakulteter for at indkalde ønsker til projekter og forvaltningsopgaver (forklares nedenfor) vedrørende TYPO3 og hjemmesider i 2018.  Deadline for ST’s indmelding til AU IT er fredag den 1. september 2017. Hvis I har ønsker til TYPO3 og hjemmesider, skal I sende dem til ST kommunikation senest mandag den 28. august. Hvert institut og center kan indsende ét (højst to) ønsker vedr. TYPO3 og hjemmesider. I sender jeres ønske(r) til undertegnede (msodemann@au.dk). Ønsket må højst fylde en halv A4-side i tekst (eksklusiv figurer) dvs. højst én A4-side (eksklusiv figurer), hvis man har to ønsker. For at få sit ønske opfyldt, bør man tænke i behov, som kommer så mange som muligt til gode (enten redaktører eller brugere af hjemmesiden eller begge grupper), kobling til strategi, effektivisering mv. Bemærk, AU IT skal prioritere mellem ønsker fra alle fire fakulteter og Enhedsadministrationen, så kun ganske få ønsker vil komme i betragtning.

Processen
I løbet af efteråret vil både Brugeroplevelser i AU IT og Webkoordineringsudvalget holder møder og diskutere og prioritere ønskerne. I november vil det ligge klart, hvilke projekter, der vil blive prioriteret i LEA (Lederkredsen i Enhedsadministrationen), og hvilken forvaltningskapacitet, AU IT kan afsætte til arbejdet med TYPO3. Vi forventer at få svar inden udgangen af året.

Projekter versus forvaltning
Et projekt er kendetegnet ved, at der er behov for en projektorganisering (styregruppe), og at der er kompleksitet, der kræver, at man går til opgaven med et systematisk metodeapparat. Med kompleksitet forstås, at projektet har mange interessenter, en stor økonomi eller fx et langt tidsspan. I forbindelse med TYPO3 er en forvaltningsopgave en mindre opgave, der ikke er så kompleks, at AU IT behøver at rulle et metodeapparat og en projektorganisering ud over det. En forvaltningsopgaver introducerer som regel ikke ny funktionalitet.

Udvikling mod betaling
I skal vide, at AU IT nu har et tilbud, som ikke har med ovenstående at gøre: Hvis et institut har behov for udvikling af en specialløsning, som alene kommer instituttet eller centret til gode, kan man indgå en kontrakt (Aftale om udvikling) med AU IT til favorable priser. Eksempler på specialløsninger i TYPO3: En særlig bestillingsformular, en genstandsdatabase, en bestemmelsesnøgle, en artikeldatabaseløsning osv. I denne forbindelse skriver I selv til Steffen Longfors, webchef, AI IT. Men vedrørende projekt- og forvaltningsønsker skriver I til msodemann@au.dk senest den 28. august.

Med venlig hilsen,

Anne-Mette Siem og Marianne Sodemann

Mail sendt den 10. februar 2017

Kære alle ST’s TYPO3 superbrugere!

Det er ved at være tid til et par opdateringer på webfronten:

Det nye neutrale design er udskudt

Det har ligget i kortene, at marts måned skulle bruges på at lægge domæner i neutralt design om til det nye responsive neutrale 2016-design, som skulle være klar til brug i slutningen af februar. På grund af sygdom bliver designet ikke klar til tiden. Deadline for udrulning af neutralt design, som var 31. marts 2017, er udskudt på ubestemt tid.

Alle ST’s domæner i AU-design ér dog lagt om. Det vil sige, at jeres sider i AU-design nu benytter 2016-sideskabeloner – og kun dem:

 Siteimprove – kvalitetssikring af web

Frem til januar 2017 blev kun institutternes eksterne domæner og medarbejderportaler tjekket for stavefejl og døde links af Siteimprove. Mange af jer modtager allerede QA rapporter for jeres institut- eller centerhjemmesider. Nu er alle ST’s over 100 domæner lagt ind i Siteimprove. I første omgang vil jeg opfordre jer til at melde jeres vigtigste (mest brugte/aktive) domæner (udover institutsiderne) ind til scitech.kommunikation@au.dk. Så vil jeg sørge for, at I også får adgang til dem i Siteimprove, eller at I bliver modtagere af QA rapporter. Om I vil have adgang til Siteimprove eller bare modtage en rapport, det bestemmer I selv. AU’s studieportaler og andre fælles domæner bliver også besøgt af Siteimproves crawler, men det bliver koordineret centralt, hvornår jeg kan give jer adgang til de portaler, så det vender jeg tilbage til.

Workshops for jer og jeres redaktører

ST Kom har besluttet at udbyde workshops ikke bare for netværket, men også for jeres redaktører på institutter og centre. I første omgang bliver det workshoppen Nørdfrit område. Vi vil repetere det helt basale med at oprette sider, elementer, punktlister, uploade en pdf og sætte links. Ikke meget mere end det. Målgruppen er nye redaktører foruden dem, som sjældent arbejder i TYPO3, men stadig har det som en del af sine opgaver, og for dem, som fx sidder alene på et center eller af andre grunde har svært ved at få support lokalt. Det bliver kl. 12-15 onsdag den 8. marts og kl. 12-15 onsdag den 29. marts i Aarhus i 1521-126 (to uafhængige workshops). Der er plads til seks redaktører i lokalet, så i alt 12 kan få tilbuddet. Så ser vi, om behovet er der. Jeg sender en invitation ud til jer i uge 8, og I kan allerede nu tænke over, hvem der kunne få udbytte af det.

Tjek links til beredskabsplanen

AU’s sider om beredskab au.dk/beredskab er blevet opdateret og lagt om, og selvom der er lavet redirects kan det betyde døde links. Hvis du har lavet direkte links til fx hjertestarter, kan det derfor være en god idé at tjekke dine links.

Find side id og installation

En ny feature gør, at vi nemt kan identificerede sidens id (page-id/pid) og installationsnummer for den side, vi arbejder på. Det gælder alle sider i 2016-design. Se i nederste højre hjørne i browseren:

  eller 

Send gerne den information med, når I skriver til supporten (scitech.kommunikation@au.dk). Se mere i vejledningen Find id-nummer på en side.

Webarbejdsdage

Jeg har planlagt to webarbejdsdage (22. februar og 21. marts), hvor I kan komme og sætte jer i 1521-126 på Ny Munkegade, Aarhus. Eller husk selv at afsætte tid til webarbejdet og krybe i skjul et sted, hvor der er fred og ro. Sæt selv de to datoer (eller andre datoer) i kalenderen. Husk at I altid er velkomne til at kigge forbi eller ringe efter mig! Mangler du inspiration til arbejdet, så tag et kig på typo3.au.dk/sttypo3.

Uge 7 (13.-17. februar)

Vi er så heldige, at Kasper passer supporten (scitech.kommunikation@au.dk) næste uge. Jeg holder ferie.

På gensyn!
Hilsen Marianne


Mail sendt den 16. december 2016

Kære webnetværk på ST,

En hilsen med ønsket om en rigtig god jul og et godt nytår! Jeg vil nedenfor kort ridse op, hvad jeg har brugt tiden på siden den 25. oktober - og hvad der ligger i kortene for 2017. Der er bl.a. vigtig information om databaseopgradering (svarfrist er nu på tirsdag altså den 20. december) og ferietid, så læs endelig videre:

Siden sidst
​I efteråret var fire institutter 'testpiloter' for det nye responsive AU-design. Tak for hjælpen og godt samarbejde til chem.au.dk, geo.au.dk, inano.au.dk og cs.au.dk! Jeg har lagt 65 af ST's i alt 122 eksterne domæner i det nye AU-design. Det neutrale design bliver klar til februar, hvor jeg tager fat på de resterende 57 domæner. I får mail derom til den tid. Vi skal være i mål inden 31. marts 2017. De to gamle designs (2011/2015) udgår ved udgangen af 2017. I kan kigge med i oversigten her: Overgang til 2016 design.

Vi har holdt webarbejdsdag i Roskilde (7. december) og Foulum (14. december). Jeg lægger flere webarbejdsdage i kalenderen, når vi er nået ind i januar.

Her i november-december bruger jeg desuden noget tid på kompetenceudvikling (projektstyring), hvor konkrete opgaver som udrulning af nyt design og planlægning af workshops indgår.

Hvad bringer 2017?

  1. AU IT lægger ud med databaseopgradering i januar, som annonceret i TYPO3 nyhedsbrevet den 15. december. Redigeringsstoppet er planlagt på nedenstående dage fra kl. 7.00-14.00: i36 den 5. januar; i44 den 11. januar, i31 den 23. januar, i35 den 2. februar og i43 den 14. marts. Falder redigeringsstoppet sammen med nogle aktiviteter, hvor det er absolut nødvendigt at opdatere sider på den enkelte installation i tidsrummet kl. 7.00-14.00 (konference, workshop eller en deadline), så kontakt mig hurtigst muligt, men senest på tirsdag 20/12. Så beder jeg AU IT finde en ny dato. Du finder dit domænes installationsnummer (ixx) ved at taste /typo3/?typo3 efter domænenavnet (fx depons.au.dk/typo3/?typo3) i din browser:


  2. I januar/februar kan I tage kontakt, hvis I overvejer at ændre jeres vertikale venstre-stillede menu til en horisontal topstillet menu på forsiden af jeres eksterne domæne. Der er både fordele og ulemper: Med vandret menu på forsiden får I mere plads til spræl (kampagner, strategi, nyheder, rekruttering osv.). Ulempen er, at I skal korte jeres menu i niveau 1 ned til seks-syv menupunkter (for at designet fungerer på en iPad horisontalt). Det kræver planlægning og overvejelser (dvs. tid) fra jeres side. Og en mængde redirects, som jeg skal opsætte, for at vi ikke får 404-fejl, når vi omdøber eller flytter sider (med undersider). Så gør ikke noget, før vi har holdt et møde og lagt en plan.
  3. ​​Det gamle nyhedsmodul er snart meget gammelt, og det nye nyhedsmodul godt brugt ;) På health.au.dk og newsroom.au.dk kører det nye nyhedsmodul, men det er ikke rullet ud på de tre øvrige fakulteter. Det er ikke en lille opgave, men vi håber meget, at 2017 bliver året, hvor det rammer ST. Så skulle fx nyhedsdeling blive en del nemmere.
  4. Fakultetsledelsen har godkendt, at vi går i gang med at flytte 'løstrevne' mindre domæner ind under det institut, hvor den ansvarlige medarbejder er ansat. Det vil tydeliggøre forankring, skabe bedre overblik for webredaktører og reducere administrativ overhead ved udrulning af nyt design, skabeloner, funktionalitet mv.​ I får hver især en mail, når vi går i gang.
  5. Jeg vil i løbet af 2017 tilbyde en række workshops på to-tre timer inden for et af følgende emner:
    • Back-to-basics: Repetér de basale rutiner ('nørd-frit område').
    • ​Best-practice: Hvordan opbygger du en god webside (forside eller indholdsside).
    • Sprog: Håndtering af sprog og oversættelse af sider og elementer.
    • Oprydning: Kickstart din oprydning med Count pages.
    • Oplæg fra redaktører, som har en spidskompetence eller viden, som netværket kan have glæde af.
    • I vil høre meget mere i løbet af 2017.
  6. ​Al websupport på AU overgår til et nyt supportsystem i 2017. I skal stadig skrive til scitech.kommunikation@au.dk (som læses af Tobias og mig), men I vil forhåbentlig opleve en mere glat sagsgang, fordi det nye system (Nilex) bare er bedre til håndtering af support og overdragelse af opgaver mellem afdelinger end det gamle (nuværende). OBS. Ved akutte henvendelser kan I altid ringe til mig (5144 7099). Skriver I til typo3@au.dk går der ofte en dag eller to ekstra, før henvendelsen lander i ST's Indbakke, så skriv hellere til scitech.kommunikation@au.dk​. Vi læser supporten dagligt, men må også prioritere mellem de indkomne problemer fx på grund af møder eller andre opgaver.
  7. Hvis ikke I allerede har gjort det, så tilmeld jer nyhedsbrevet om TYPO3 på typo3.au.dk.
  8. ST's TYPO3 support holder ferie fra og med fredag den 23. december 2016 og er tilbage mandag den 2. januar 2017. Til januar vender Kasper tilbage, mens Tobias flytter til Health's TYPO3 support. Der er altså ingen TYPO3 support den 23. december og mellem jul og nytår.

På gensyn!
Hilsen Marianne

 

 


Mail sendt den 25. oktober 2016

Kære Mette, Linda, Jytte, Margit, Anne, Else, Marianne, Søren, Jan, Karin, Klaus, Mette, Camilla, Tina, Lone, Lars, Lisbeth, Grete, Rebeca, Nina, Sashia, Ellen, Heidi, Rikke og Anders

Som bekendt har AU’s ledelse besluttet at skifte design på alle eksterne hjemmesider, se nyheden Eksterne hjemmesider får nyt design. ST Kommunikation går nu i gang med opgaven. Indtil videre bliver jeres opgaver at notere datoen for, hvornår skiftet sker på jeres domæne, se link til tabel nedenfor. Desuden bør I orientere redaktører på jeres instituts øvrige eksterne hjemmesider, se forslag til mail nedenfor. Husk, alle medarbejdere inkl. din ledelse er allerede orienteret om det nye design på AU’s web.

På ST skal vi i mål med designskift på over 100 hjemmesider inden den 31. marts 2017. Vi har valgt at dele opgaven i to. Den beslutning er taget på baggrund af vores erfaringerne med ST’s fire pilotinstitutter, som allerede har skiftet design (chem.au.dk, geo.au.dk, inano.au.dk og cs.au.dk), og de øvrige fakulteters erfaringer.

  1. Først lægger vi nyt design på:
    •  Vi skifter design på fakultetets 64 domæner i AU-design inden årets udgang. I skal notere dato for designskiftet for jeres institut/center, se link til tabel nedenfor. Efter designskiftet er sket, tjekker I to ting: Indholdet i målgruppeindgangene (også kaldet Utilitymenuen), som ligger øverst på siden, og indholdet i den nye mørkeblå footer i bunden af siden. I bør desuden kommunikere med redaktørerne på de domæner, som hører under jeres institut, og orientere dem om det forestående designskift. Hvis der er fejl, skriver I til scitech.kommunikation@au.dk som sædvanlig.
    • På samme vis skifter vi design på de 57 domæner i neutralt design fra midten af februar 2017. AU IT har ikke færdigudviklet det nye neutrale design, så derfor har vi ikke en mere præcis dato. I får en mail om det til den tid.
  2. Dernæst (fra januar 2017) kan I tage fat på opgaven med planlægning og forberedelse af overgangen til vandret menu, hvis I ønsker en vandret menu. HVIS I ønsker en vandret menu, tager I kontakt til ST Kom i det nye år, dels fordi det ikke er noget I selv kan ændre, dels fordi vi skal oprette Redirects, så I undgår 404-sider. I skal altså ikke ændre sidetitler eller flytte rundt på sider nu. Vent med det, indtil vi har afsat tid til at mødes og opsætte Redirects i det nye år, så I undgår 404-sider.

Tabellen på siden Overgang til 2016 design indeholder fem kolonner:

Kolonne 1: Lister webadressen for institut, center, skole, museum mv. Find din enhed og noter datoen i kolonne 2.
Kolonne 2: Indeholder en dato for, hvornår designet skifter på siden i kolonne 1. Hvis den valgte dato er uheldig på grund af en konference eller ferietid, så skriv tilbage til mig, så finder jeg en ny. Hvis ikke der står en dato, er det fordi, hjemmesiden (kolonne 3) skifter AU-design, efter at instituttet har skiftet, eller at hjemmesiden afventer nyt neutralt design (kolonne 4).
Kolonne 3: Indeholder en oversigt over de domæner i AU-design, hvor den ansvarlige indholdsejer eller redaktør er ansat ved dit institut. Den ansvarlige indholdsejer eller redaktør vil fremgå af hjemmesiden, og det er dem, du bør underrette om designskiftet.
Kolonne 4: Indtil videre behøver du ikke forholde dig til kolonne 4.
Kolonne 5: Kommentarer og status.

I god tid inden designskiftet vil en ny mappe dukke op i sidetræet. Den indeholder html-koden for jeres målgruppeindgange og footer. Den ser sådan ud og skal endelig blive liggende:

Forslag til tekst, som I kan anvende til orientering af redaktører på jeres øvrige domæner:

 

Kære redaktører ved xyz.au.dk og abc.org,

Alle AU’s eksterne hjemmesider skifter design i løbet af de næste måneder. Skiftet af design gælder også det domæne, som du arbejder på, men det vedrører kun udseendet på websiderne. Det påvirker ikke dit daglige arbejde i TYPO3. Du vil opdage, at der kommer en ny mørkeblå menu øverst på siden og en ny footer. Du kan læse mere om skiftet af design i nyheden  Eksterne hjemmesider får nyt design (20-09-2016).

ST Kommunikation foretager det praktiske med skift af design på din hjemmeside uden yderligere varsel. Hvis du oplever fejl eller mangler eller har spørgsmål, så kontakt undertegnede, som er lokal websupport på dit institut. (Hvis ikke du har en lokal websupport, så skriv til scitech.kommunikation@au.dk.)

Med venlig hilsen,
Dit navn/Institutmedarbejder i ST’s webnetværk

I følgende eksempel kan I se, at agro.au.dk efter planen skifter design den 31. oktober. Derefter skifter også froeforskning.au.dk og biforskning.au.dk design, men uden yderligere varsel fra ST Koms side. Domæner i neutralt design venter til februar/marts måned.

 

Hilsen Marianne


Mail sendt den 2. september 2016

Nyt design til eksterne sites E2016/F2017
På siden typo3.au.dk/sttypo3 under punktet ”Nyt design til eksterne sites E2016/F2017” har jeg lagt Maries oplæg, link til den glossy præsentation, som lå på bordet, link til standard navigation og spørgsmål og svar fra mødet. De første par institutter, som får nyt design, kontakter jeg direkte. Fra begyndelsen af november følger vi en plan, som jeg sender forslag ud til inden længe. Husk, omdøb ikke sider i første niveau, med mindre det er nødvendigt, og bed om Redirects (skriv til scitech.kommunikation@au.dk), hvis I omdøber eller flytter sider, så bogmærker og trykte links overlever. Følg også med i TYPO3 Nyhedsbrevet i løbet af efteråret.

Ny studentermedhjælp
Kasper Aagaard holder en pause frem til januar for at være instruktor på sit fag. I mellemtiden får vi hjælp fra Tobias Lund Petersen, som er studerende på Institut for Datalogi. Tobias sidder også i 1521-126, når han er her. Velkommen til Tobias!

Webarbejdsdage
Jeg har foreløbig lagt onsdag den 7. september og onsdag den 21. september i kalenderen kl. 9-16 i 1521-126. Jeg sender indkaldelse ud. Husk, I sletter den bare, hvis ikke den passer jer. Den er en opmuntring til at afsætte sammenhængende tid til webarbejdet. Jeg planlægger også at komme til jer uden for Aarhus C og tager kontakt.

Hilsen Marianne


Mail sendt den 26. august 2016

2015 Responsive sideskabelon
I er alle overgået til den nye sideskabelon, som dels er responsiv og dels byder på nye grafiske elementer og knapper. I kan læse meget mere på typo3.au.dk:

PURE profilbilleder
Mange steder mangler der billeder i PURE visitkort eller i billedgallerier. Det skyldes, at billedfilens navn indeholder tegn, som vi ikke længere må benytte. Jeg synes, I med fordel kan sprede budskabet til både VIP og TAP. Læs meget mere her:

Jeg skal f.eks. have fat i min kollega Peter og foreslå, at han opdaterer sit profilbillede ;) Der må nemlig kun være punktum ved filtypen (.jpg).

Introduktion til AU’s nye design
Nu vi har lagt den nye responsive sideskabelon på alle ST’s 100+ domæner, er vi klar til at overgå til AU’s nye design. Marie Halkjær Kragelund kommer forbi 1521-220 tirsdag den 30. august. Link til Maries præsentation kommer her til orientering, både til jer, som er med på mødet, og til jer, som ikke kan være med:

  • Maries præsentation: Nye designrammer (ligger på vores platform typo3.au.dk/sttypo3)
  • Nyheden om Nyt design til au.dk
  • Tjek information om det virtuelle møderum AU29 på typo3.au.dk/sttypo3 (se også nedenfor).

Webanalyse
Marie har i øvrigt givet vejledningerne til webanalyse et review denne sommer. Siderne er dejligt konkrete, kortfattede og relevante. Tag et kig på f.eks.:

På gensyn den 30. august – virtuelt eller i 1521-220! Jeg vender tilbage med datoer for webarbejdsdage.

Hilsen Marianne


Mail sendt den 27. juni 2016

Kære alle,

Nyt design på web
Som I allerede ved, er der nyt design på vej. Lige nu skal I ikke foretage jer andet end at orientere jer i følgende nyheder: For det første har AU IT – Web og Digitale Medier introduceret en ny sideskabelon, som blev omtalt i TYPO3 Nyhedsbrevet den 16. juni. For det andet kan I læse om AU’s nye design i nyheden Nyt design til au.dk. AU’s nye design skal også implementeres på forsiderne af ST’s eksterne domæner. Domæner i neutralt design bliver selvfølgelig ikke berørt. Omlægningen er en længere proces, som ST Kommunikation har taget hul på. De små tekniske bidder, som skal til i TYPO3, gør jeg. Det sker i to trin. Først skal vi lægge "2015 Responsive" skabeloner på alle ST's domæner. Derefter skal vi i perioden september 2016 - marts 2017 lægge alle eksterne domæner, som ligger i AU design, over i det nye AU design. Tre eksempler på domæner, som nu er lagt i ”2015 Responsive”: http://ingenioer.au.dk/, http://chem.au.dk/ og http://anis.au.dk/. Ingen af ST’s domæner er endnu lagt i AU’s nye design. I vil snarest modtage en invitation til tirsdag den 30. august kl. 10-11 til et møde med Marie Halkjær Kragelund (AU IT - Web og Digitale Medier), som vil informere om AU's nye design. Marie kender I fra oplægget om SEO den 25. november og hendes Google Analytics kurser. Jeg lægger det I jeres kalender så snart som muligt. I skal ikke afsætter store ressourcer til webarbejdet i den forbindelse. Der bliver tale om småjusteringer på jeres forsider, hvor I får muligheden for en vandret menu (i stedet for den lodrette menu).

Sæsonens sidste webarbejdsdag
Rebeca Thostrup har inviteret os til iNANO onsdag den 29. juni i deres dejlige mødelokale i 1590-231, Gustav Wieds Vej 14, for dem af jer som er i Aarhus eller tager dertil på onsdag. Ring eller skriv til mig eller scitech.kommunikation@au.dk, når I får brug for hjælp. Husk I kan se alle tidligere e-mails, aktiviteter og meget mere på typo3.au.dk/sttypo3. Sæsonens sidste webarbejdsdag er meldt på den side for et par uger siden, og jeg lægger den i kalenderen nu.

Fejl og lange svartider i TYPO3
René Gulager fra Web og Digitale Medier arbejder på vores problemer med fejl og lange svartider i TYPO3. Renés melding er, at det efter al sandsynlig ikke er TYPO3, som er problemet. Problemet ligger i database serveren eller netværket eller begge del. I første omgang vil ST’s danske domæner blive flyttet over på sin egen database server for at se, om det er databasen, som er problemet. Der bliver lidt nedetid (5-10 minutter). Dato er ikke meldt ud endnu. Bliv endelig ved med at melde fejl ind, også selv om I (næsten) har opgivet og ikke orker det længere..

Websupport hen over sommeren
På webfronten har ST bemanding hele sommeren, men lidt længere svartid end normalt må forventes. Jeg er her, mens Kasper holder ferie i uge 27. Kasper er her on-and-off, mens jeg holder ferie i uge 28-29-30.

God sommer og på gensyn!
Hilsen Marianne

Mail sendt den 6. juni 2016

Kære alle i ST’s webnetværk (Cc ST KOM)

Fokus på TYPO3 performance, svartider mv.
René Gulager Larsen i AU IT – Web og Digitale Medier vil den kommende tid hjælpe ST med at skabe overblik over de problemer, som vi oplever i vores daglige arbejde som TYPO3 redaktører. Administrationscenter ST satte i efteråret lange svartider og spildtid på dagsordenen. Vores supportsystem og jeres opringninger osv. dokumenterer, at der er problemer. Husk fortsat at melde alle fejl ind, hvad enten I oplever lange svartider ved klik på Gem, mange kopier af nyheder efter klik på Gem, eller fejlmeldinger fra systemet, mens I arbejder, som fx Forbindelsesproblem, eller Ooops, eller halve sider som ikke loader osv. osv. Selv om det tager ekstra tid, så er det allerbedst, hvis I vil skrive til scitech.kommunikation@au.dk med et skærmprint eller to, dato og tidspunkt, link til siden i frontend eller sidens id. Så lægger jeg sagen direkte til René i supportsystemet, som er fælles for fakulteterne og Web og Digitale Medier. (Ellers ring og forklar problemerne, så sender jeg det videre uanset.) Viderebring opfordringen til jeres egne redaktører: Vi må ikke acceptere langsommelighed, uventede fejl osv. Meldt alt ind! Tak :-)

Opgradering af TYPO3
Sidste uge gik ST’s installation 36 i luften i TYPO3 6.2 (med bl.a. inano.au.dk osv.). Alle ST’s redaktører arbejder nu i 6.2. Der er meldt om enkelte fejl, men ikke nær så mange som under opgraderingen af ST’s danske domæner. Dejligt!

Ressourcer til og prioritering af webarbejdet
Jeg får indimellem henvendelser fra jer vedrørende det faktum, at flere af jer mangler tid til webarbejdet, hvad enten det er til oprydning eller til nyheder, opdateringer mv. Fakultetsledelsen har fokus på oprydning på web og professionalisering af webarbejdet, og sekretariatslederne er også informeret om dette fokus (september 2015). Jeg vil foreslå, at I tager en snak med jeres nærmeste leder, hvis I har behov for ændringer eller brug for hjælp til prioritering af jeres arbejde. Læs mere på Fokus: Mindre kan gøre det.

Kommende webarbejdsdage
Husk at prioritere nogle sammenhængende timer med fred og ro til webarbejdet. Ryk ud af kontoret og reserver et mødelokale sammen med din kollega, sæt dig hjemme eller lås dig inde på kontoret med en seddel på døren ”Til møde!”.. Vi kan mødes i Aarhus den 14. eller 29. juni, eller jeg kommer på besøg hos jer! Læs mere på Kommende webarbejdsdage mv.

Hilsen Marianne

Brev sendt den 18. maj 2016

Kære alle i ST’s webnetværk!

I er alle i gang med vedligeholdelse af jeres web: I opdaterer indhold, skriver nyheder, rydder op, sletter sider osv. Desuden tager I en masse support lokalt. Det er rigtig godt arbejde og helt i tråd med det fokus, som ST ledelsen bad os tage i sommeren 2015 nemlig ”Oprydning på web og professionalisering af webarbejdet på ST”. I er dygtige og engagerede. Webnetværket fungerer godt, selv om  fremmødet til webarbejdsdagene er lille. I har travlt og mange andre opgaver udoverweb. Desuden kan det være svært at arbejde ved en medbragt pc i timevis. Jeg har besøgt jer, som sidder uden for Aarhus og gør det igen. Vi har haft inspirerende oplæg fra AU IT - Web og Digitale Medier og Administrationscenter ST. Mange af vores domæner ligger nu i Siteimprove. Og i begyndelsen af juni bliver vi færdige med at opgradere TYPO3. Hurra for alt det!

Oprydningsprojektet på scitech.au.dk og scitech.medarbejdere.au.dk
Til orientering vil jeg kort beskrive, hvor vi er nået til med oprydningen på scitech.au.dk og scitech.medarbejdere.au.dk siden efteråret 2015:

  • Der er kun nyheder og arrangementer fra 2014 og frem. Vi har fjernet 83 procent af alle gamle nyheder og arrangementer, dvs. i alt 3274 informationselementer.
  • Vi benytter rapporterne fra Siteimprove til at finde stavefejl, døde links, misvisende linktekster, vigtige sider uden metabeskrivelse osv.
  • Vi har opdateret scitech.medarbejdere.au.dk, så ”Henvendelse om denne sides indhold” er korrekt (personlig e-mail eller funktions e-mail). På mange sider har vi indsat et PURE-visitkort, noget brugerne godt kan lide.
  • I foråret 2016 har vi for alvor taget fat på at rydde op og slette sider efter aftale med den indholdsansvarlige. Vi har enten indhentet mandat hos den indholdsansvarlige, eller vi gør det i samarbejde. Vi har foreløbig fjernet 387 sider på scitech.au.dk og 17 sider på scitech.medarbejdere.au.dk.
  • Mantraet er: Begynd i et hjørne, vær systematisk og uddeleger/del opgaven i mindre opgaver.

Argumenter og inspiration
I finder argumenter for og inspiration til weboprydning, foruden status for de enkelte institutter og centre på typo3.au.dk/sttypo3.

Fokus på skjulte sider
Mange af vores sider i TYPO3 backend er enten skjulte sider markeret med eller skjulte i menuen markeret med (stiplet kant). For nogle domæner er 60 % af siderne enten skjulte eller skjulte i menuen. De skjulte sider markeret med kan ikke tilgås af brugerne (giver en 404 fejl) og fylder unødigt i databasen. Siderne, som er skjulte i menuen markeret med , kan brugeren ikke navigere sig frem til (brugeren skal have et link). Denne type sider kan også gøre backend uoverskuelig. Der kan være gode grunde til at have skjulte sider, men overvej lige, om du kan gøre nogle af dem synlige eller slette dem? Hvis behovet for at arkivere sider er reelt, så overvej at parkere de skjulte sider et andet sted end i TYPO3: Flyt dem til et USB Stick eller et netværksdrev (kopier/indsæt indholdet eller download websiden), eller benyt fx Wayback Machine til at se arkiverede sider efter du har slettet dem. Antallet af skjulte sider, der ligger på dine domæner, fremgår af tabellen nedenfor. Count pages tæller antal sider af typen Standard, Genvej, Link til ekstern URL eller Mappe. (Count pages tæller ikke nyheder, arrangementer eller oversatte sider, nyheder og arrangementer.) Count pages findes kun i TYPO3 6.2. Derfor er iNano ikke listet nedenfor ;) Tallene er fra den 10. maj 2016.

Domæne

Antal sider i alt

Antal viste sider

Differencen (=eller)

Scitech.au.dk

1374

508

866 (63 %)

Scitech.medarbejdere.au.dk

396

287

109 (28 %)

Agro.au.dk

478

297

181 (38 %)

Agro.medarbejdere.au.dk

94

57

37  (39 %)

Anis.au.dk

329

211

118 (36 %)

Anis.medarbejdere.au.dk

74

41

33 (45 %)

Ase.au.dk

491

198

293 (60 %)

Ase.medarbejdere.au.dk

364

248

116 (32 %)

Bios.au.dk

928

568

360 (39 %)

Bios.medarbejdere.au.dk

552

190

362 (66 %)

Chem.au.dk

507

372

135 (27 %)

Chem.medarbejdere.au.dk

190

144

46 (24 %)

Cs.au.dk

778

387

391 (50 %)

Cs.staff.au.dk

525

322

203 (39 %)

Dca.au.dk

495

236

259 (52 %)

Dca.medarbejdere.au.dk

42

27

15 (36 %)

Dce.au.dk

2498

1008

1490 (60 %)

Dce.medarbejdere.au.dk

331

182

149 (45 %)

Eng.au.dk

437

335

102 (23 %)

Eng.medarbejdere.au.dk

48

38

10 (21 %)

Envs.au.dk

423

272

151 (36 %)

Envs.medarbejdere.au.dk

362

219

143 (4 0%)

Food.au.dk

135

93

42 (31 %)

Food.medarbejdere.au.dk

53

44

9 (17 %)

Geo.au.dk

365

229

136 (37 %)

Geo.medarbejdere.au.dk

121

76

45 (37 %)

Math.au.dk 256 177 79 (31 %)
Math.medarbejdere.au.dk 106 70 36 (34 %)

Mbg.au.dk

539

385

154 (29 %)

Mbg.medarbejdere.au.dk

133

115

18 (14 %)

Phys.au.dk

1010

684

326 (32 %)

Phys.medarbejdere.au.dk

236

186

50 (21 %)

Sciencemuseerne.dk 271 128 143 (53 %)

 

Responsivt design
Ses dine hjemmesider pænt på mobil eller tablet? Hvis ikke, så mangler du at få lagt responsivt design på domænet. Du sender bare en mail til scitech.kommunikation@au.dk. Jeg synes selv, følgende side er den vigtigste at kende i forhold til, hvordan dine sider vil opføre sig i responsivt design: Opbygning af sider. Sig bare ja til responsivt design, så kan du bagefter rette lidt til her-og-der..

Slet gamle nyheder og arrangementer
I 2015 slettede mange af jer nyheder og arrangementer fra både 2005, .., 2009, 2010 og frem til og med 2012 og 2013. Vi er snart halvvejs i 2016, så bed mig slette flere gamle nyheder og arrangementer, hvis I har behov. Send navn og id på den mappe, hvorfra du ønsker informationselementer slettet til scitech.kommunikation@au.dk  – og husk årstal for dem, I vil af med. Argumenterne og metoden finder I her: Slet gamle informationselementer

Hvem er redaktør på dine sider?
I TYPO3’s brugermodul kan du se hvilke redaktører, der har adgang til hvilke sider på dine domæner. Hvis folk af den ene eller anden grund ikke længere skal have adgang til siderne, så slet redaktøren. Det gør det lettere for dig at overskue brugermodulet og lettere for redaktøren at overskue nye/andre adgange til TYPO3.

Hilsen Marianne

Benyt 'Count pages' til at tælle sider
Klik på det sideikon i sidetræet, som du ønsker at kende antallet af undersider for. Vælg derefter Gren-handlinger og Count pages.
Fjern den grønne boks på det lille x
Differencen mellem Total og Viste sider er lig med antallet af sider, som enten er skjulte (Inaktive/Disabled og giver en 404) eller skjulte i menuen (brugeren kan ikke navigere sig frem til siden) eller begge dele.
Slet en gren af sider på én gang med Rekursiv sletning
Du kan slette mange sider (en hel gren) på én gang ved at slå Rekursiv sletning til i dine Brugerindstillinger. Husk at slå det fra igen ;)
Overvej at synliggør din skjulte side, også i meuen..
Overvej at synliggøre din skjulte side, også i menuen..

Mail sendt den 9. maj 2016

Kære alle,

Billedfiler i jeres PURE profil
Som det fremgik af TYPO3 nyhedsbrevet den 26. april, skal vi overholde visse retningslinjer for navngivning af billedfiler til vores PURE-profil, for at billederne kan vises i visitkort i et TYPO3 PURE-plugin. Nu er det også meldt ud som nyhed på medarbejdere.au.dk: Nyt design på PURE visitkort.

Status på TYPO3 fejl
Her følger en status på nogle af de mest generende fejl og mangler i TYPO3. Nederst i mailen er der vist billeder og lidt ekstra tekst. At en fejl løses ”på sigt” betyder, at AU IT – Web og Digitale Medier og AU’s leverandør vil prioritere fejlen, når opgraderingerne er færdige og afsluttet, altså efter sommeren eller i løbet af efteråret:

  1. Søgning i mapper med nyheder og arrangementer fungerer ikke: Fejlen er generel for TYPO3 6.2 og vil blive løst på sigt.
  2. Valgte kategorier i nyheder og arrangementer ’falder ud’ før klik på Gem og kun den først-valgte kategori vises: Det bliver ikke løst i TYPO3 6.2, men må vente på, at ST kommer i gang med det nye nyhedsmodul (som fx kører på au.dk og på health.au.dk).
  3. Mange nyhedsredaktører savner ’download-pilen’ til download af billeder fra andres nyheder (pilen sad ved siden af X’et i TYPO3 4.7): Det er en konfigurationsfejl, som vi må leve med indtil videre. Work-around: Højre-klik på billedet i listevisning og du får billedet i stor udgave.
  4. Billeder indsat i TYPO3’s teksteditor kan ikke skaleres ved at sætte højde eller bredde: Det bliver løst på sigt. Benyt i stedet Tekst & billeder og skaler billedet i fanebladet Udseende.
  5. Hvis vi har glemt at vælge en sideskabelon i sidens egenskaber for en ny side, kan vi få fejlen ”Oops, an error occured!”: Indtil videre skal vi ind i sidens egenskaber og vælge en skabelon for siden. Det er en uhensigtsmæssig besked, vi får nu, men den må vi leve med indtil videre.
  6. Frontend vises først efter Reload af browser: Vi støder på en tom side, hvor indholdet først kommer efter Reload. Også dette er meldt til vores leverandør og afventer prioritering og løsning.
  7. Oprettelse af nyheder kan tage lang tid og give anledning til flere kopier, derfor et tip: Opret en ny nyhed, giv den en overskrift og én kategori og klik på Gem. Først efter Gem vælger du fx at skifte til en anden type af nyhed, skrive mere indhold, indsætte billeder, flere kategorier osv. Altså minimumsløsningen før resten.
  8. Ubrugelig Loginboks: Hvis vi har været væk fra TYPO3 backend et stykke tid, bliver vi mødt med ”Forny login til TYPO3”, som ikke kan eller skal virke. Den bliver snart fjernet, så vi sendes retur til typo3.au.dk i stedet.
  9. Husk, du finder alt om editoren i TYPO3 6.2 her: Problemer med editoren.
  10. Performance, svartider, systemfejl: Tjek først driftsstatus.au.dk og forsiden af typo3.au.dk, da det kan være, at en løsning allerede er på vej.. Men ellers tøv ikke med at sende problemer med performance, svartider, langsommelighed ved Gem eller fx mange kopier og ’lyserøde systemfejl’ til typo3@au.dk (eller scitech.kommunikation@au.dk, så sender vi dem videre) meget gerne med dokumentation i form af et skærmprint.

Hilsen Marianne :)

Ad 1. Når du har klikket på Liste-modulet og valgt en mappe (blå eller lilla) har du følgende søgefunktion under listen af elementer, men den virker desværre ikke i TYPO3 6.2:

Ad 2. Først efter vi har klikket Gem til en ny nyhed eller et nyt arrangement, kan vi få vist mere end bare én kategori:

Ad 3. Download-pilen mangler i TYPO3 6.2, kommer tilbage på sigt:

Ad 4. Lige nu kan vi kun skalere højde/bredde på billeder i indholdselementer, som er designede til at håndtere billeder fx Tekst & billeder:

Ad 5. Hvis en side ikke kan finde en sideskabelon (fordi den ikke er sat for siden eller nedarvet), kan vi opleve følgende fejl:

Ad 6. Mange oplever at indhold helt eller delvist mangler indtil Reload af browser:

Ad 7. Ingen billede.

Ad 8: Følgende boks bliver snart erstattet af en redirect til typo3.au.dk-siden:

Ad 9. Ingen billede.

Ad 10. Ingen billede.

Mail sendt den 14. april 2016

Kære alle i ST webnetværket,

Tæl dine sider i sidetræet
Med afsæt i oprydningsprojektet på ST har AU IT – Web og Digitale Medier udviklet en funktionalitet i TYPO3 6.2 under Gren-handlinger: Count pages! Se billedet nedenfor. Count pages tæller det totale antal sider (id’er) for den gren, man står på i sidetræet. Det er uhyre nyttigt at følge med i antallet af sider på et domæne gren-for-gren. Count pages tæller alle typer af sider: Standard, Genvej, Link til ekstern URL og mappe. Brug funktionaliteten til at følge med i udviklingen af antal sider.

Opgraderingen
Opgraderingen kører fortsat, fejlene hober sig op, og vi må være tålmodige og afvente løsninger og svar. ST’s næste (og sidste) opgradering er i35, hvor fx inano.au.dk ligger og små 100 andre domæner, som forventes at ske i uge 22 dvs. begyndelsen af juni. Skriv endelig til scitech.kommunikation@au.dk, når der er fejl eller spørgsmål.

Kommende webarbejdsdage
Hvis du har brug for at komme ud af kontoret, så flyt din arbejdsdag eller bare nogle timer til Aarhus i 1521-126 tirsdag den 26. april og onsdag den 11. maj – eller afsæt tid i et lokale nær dig, når det passer dig! Så kan du få lov at koncentrere dig, afslutte gamle webting eller tage hul på nye. Husk også at tage et kig på de centersider, som hører til dit institut. Mange centres websider er fx ikke responsive endnu. Burde de ikke være det? Hvis jo, så skriv til scitech.kommunikation@au.dk. Tjek datoerne for webarbejdsdage mv. på typo3.au.dk/sttypo3. Jeg lægger de to dage i Outlook, så vælger I selv til og fra.

Vejledninger til både 4.7 og 6.2
Husk at typo3.au.dk rummer vejledninger til begge versioner af TYPO3 (se billede til højre). Vejledningerne til 6.2 bliver udarbejdet og lagt på løbende (mange er der allerede), ligesom der også kommer små videoklip på sigt.

Hilsen Marianne

 

 

Mail sendt den 18. marts 2016

Kære alle,

Mandag den 14. marts gik 65 af ST’s domæner i luften i TYPO3 6.2. Det har været lidt af en svær fødsel, så derfor denne status:

Fejl og mangler i TYPO3 6.2
Alle fejl, som I har sendt til scitech.kommunikation@au.dk er registreret i supportsystemet og prioriteres og løses i AU IT eller sendes videre til AU’s leverandør. Nogle fejl er gengangere og kendte fejl. De er listet i de første to links nedenfor. Andre fejl er nye og fundet i løbet af ugen på trods af forudgående tests.

 

  • Fejl under opgraderingen (i31) link til typo3.au.dk
  • Problemer med editoren link til typo3.au.dk
  • Derudover har Kasper og jeg vores egen liste over de fejl, som I har sendt, og vi har sendt videre til AU IT, så vi selv kan følge op dem de næste uger, tjekke om de løst eller rykke på en løsning (lige nu knap 20 opgaver).
  • Mange fejl med nyheder, arrangementer, Powermail og links er løst, men ikke alle. Hvis I bliver utålmodige, så svar gerne på dén mail I modtog med et opgavenummer (Case 62xxx) som svar på jeres henvendelse og spørg løs, men forvent først svar efter påske
  • Denne uge 14. – 18. marts har uheldigvis været præget af store driftsproblemer, som ikke har gjort det spor bedre for nogen. I kan holde jer opdaterede på forsiden af typo3.au.dk og driftstatus.au.dk.
  • Husk I finder vejledningerne her: Find din vejledning i TYPO3 6.2

Påsken 2016
ST TYPO3 supporten holder ferie 21. – 23. marts og er tilbage tirsdag den 29. marts. Har I akut behov for hjælp de tre dage, så ring eller skriv til min kollega Christina Troelsen (2778 2836, cts@au.dk), som vil hjælper jer videre.

Et kig på TYPO3 backend den 1. april
I har i dag fået en invitation til en TYPO3 demonstration, så vi alle kan øse ud af vores erfaringer med TYPO3 6.2, browsere, svartider, teksteditor osv.

 

Rigtig god påske!
Hilsen Marianne

Mail sendt den 25. februar 2016

Kære ST webnetværk (Cc ST KOM),

Jeg vil sikre mig, at I har set og noteret Pia Hvid Tønnesens e-mail vedr. opgraderingen af TYPO3 til 6.2 i uge 10 (7.-14. marts 2016). Har I noteret, at ALLE nyheder, rettelser og indhold, som I lægger på jeres danske hjemmesider (fx bios.au.dk, sciencemuseerne.dk, ase.medarbejdere.au.dk, scitech.au.dk osv. osv.) i perioden 7.-14. marts 2016 VIL FORSVINDE mandag den 14. marts, når jeres hjemmeside går ’live’ i TYPO3 6.2? Formuleringen nedenfor i Pias e-mail er: ”I den periode vil du stadig kunne redigere dine sider, men de rettelser du foretager, skal laves igen efter opgraderingen. Vi anbefaler derfor, at du kun i nødstilfælde foretager rettelser for at undgå dobbelt arbejde”. Alle redaktører har fået samme mail som jer (se Pias e-mail nedenfor, sendt den 22. februar 2016). Sæt eventuelt redigeringsstoppet i din kalender.

For Institut for Datalogi og tilhørende centre på i36 gælder redigeringsstoppet næste uge, altså 29. februar – 7. marts. Projekt- og konferencesider opgraderer efter påske. iNano og andre centre opgraderer efter planen i begyndelsen af juni måned.

Overvej om det på dit institut eller center vil være en ide at viderebringe budskabet i en nyhedsmail, et nyhedsbrev eller på jeres medarbejderportal for at minde alle redaktører om redigeringsstoppet. Læs e-mails om opgraderingen fra Pia Hvid Tønnesen og tjek datoer og status på forsiden af typo3.au.dk.

Hilsen Marianne
PS. Der er webarbejdsdag i dag i Aarhus (1521-126) for dem, som har brug for support eller arbejdsro :-)    

Mail sendt den 10. februar 2016

Kære alle,

Dokumenter fra Marias oplæg 5. februar
Jeg har lagt Marias oplæg og diverse arbejdsark mv. på siden http://typo3.au.dk/sttypo3 under punktet ”Fokus: Mindre kan gøre det”. Der er mange gode pointer omkring indhold på medarbejderportaler og god praksis på web generelt, så tag et kig. Mange af jer har taget hul på oprydning. Det fremgår tydeligt af tallene på siden http://typo3.au.dk/sttypo3. Vi har alt på én side – find selv tallene :-)

Diskussion med Steffen om TYPO3 svartider 9. februar
Vi aftalte med Steffen, at jeg sender nogle enkle og afgrænsede testopgaver rundt til jer, som I tager tid på. Det bliver efter uge 7. Vi har nu også testet simple opgaver i TYPO3 6.2, som kun redaktører på studieportalerne har adgang til. Det kunne se ud til, at 6.2 generelt kører hurtigere end 4.7, men vi tør ikke helt tro det endnu – der skal testes meget mere. Fremover vil vi invitere Steffen på besøg et par gange om året, for det er godt at få ’sidste nyt’ fra ham.

Webarbejdsdage
Jeg lægger et par webarbejdsdage i kalenderen, som I kan benytte. Afsæt selv tid til webarbejdet i jeres kalender, når det passer jer. Reserver et møderum, så I kan få fred nogle timer eller sæt en seddel på døren med ”MØDE” og lås den ;) I Aarhus mødes vi i 1521-126, hvor der er 8-10 pladser. Vi er generelt ret få, så jeg vil ikke blokere 1521-116 en hel dag i denne omgang. Efter den 25. februar bliver næste gang i Aarhus onsdag den 16. marts også i 1521-126, indkaldelse følger. Derudover skal jeg have planlagt en tur til Årslev (og Silkeborg, Roskilde og Foulum).

Uge 7 (15. – 19. februar)
Jeg holder ferie næste uge, men Kasper passer supporten. Skriv til scitech.kommunikation@au.dk.

På gensyn!
Hilsen Marianne

Mail sendt den 18. januar 2016

Kære alle,

Tirsdag den 26. januar
Så er det besluttet: Vi kører på med at mødes i AU’s virtuelle mødelokale 620020 kl. 10.00 via videokonferenceanlæg, computer eller mobil tirsdag næste uge. Jeg har testet og opdateret vejledningen Virtuelle møder (læs især de to afsnit ”Før du går i gang” og ”DeIC Forskningsnettet”). Husk selv at reservere et lokalt videokonferencelokale, hvis I har brug for det. Test det gerne sammen med en kollega i god tid ;) Som der står i vejledningen: Før man kan koble sig på et virtuelt møderum fra mobil, skal møderummet allerede være åbnet via videokonferenceanlæg eller computer. Det sørger jeg for at gøre i god tid den 26. januar. Resten af dagen kan afsættes til webarbejde som på en almindelig webarbejdsdag.

Til os som mødes på Ny Munkegade har jeg reserveret 1520-216 kl. 10-11 (Det indre Rum). Der er officielt plads til 10, men jeg sørger for et par ekstra stole. Vi skal kun sidde dér en times tid. Vi har 1521-116 før og efter Marias oplæg, for dem som har brug for at sidde og arbejde dér.

Onsdag den 20. januar
Nu på onsdag har vi en helt almindelig webarbejdsdag. Med andre ord, sæt selv tid af til specifikke opgaver eller et service-tjek af jeres eksterne domæne, medarbejderportal eller de centre, som hører under jeres institut. Find inspiration og opgaver på typo3.au.dk/sttypo3 eller tag fat i mig. Jeg har med vilje ikke lagt webarbejdsdagen i kalenderen denne gang. Det vil jeg gøre igen fremover, hvis der er stemning for det.. Lad os lige vende det den 26. januar!

Hilsen Marianne

Mail sendt den 5. januar 2016

Kære alle,

Godt nytår! Forhåbentlig får I et år, hvor I kan bruge allermest tid på de opgaver, I allerbedst kan lide :-) Jeg har kun et par ting på plakaten i dag:

TYPO3 opgradering
Som I måske har hørt, er opgraderingen af TYPO3 til 6.2 i gang igen. I vil modtage en mail fra Steffen Longfors, når det gælder jeres domæner, men hold også øje med forsiden af typo3.au.dk. AU IT – Web og digitale medier forventer, at opgraderingen vil gå stille og roligt i løbet af vinteren og foråret frem til og med maj måned.

Aktiviteter i netværket
Jeg har lagt nogle webarbejdsdage ind på siden http://typo3.au.dk/support/st_websupport/. Som altid er der tale om tilbud, dvs. I selv planlægger, hvornår I vil afsætte tid til webarbejdet. Denne gang vil jeg kun lægge Marias oplæg i Outlook, ikke webarbejdsdagene. I får en indkaldelse en af dagene. Maria vil tirsdag den 26. januar fortælle om sine erfaringer med oprydning på Kommunikationsportalen på Medarbejderservice for godt ét år siden, hvor man fjernede over halvdelen af siderne og samtidig optimerede indholdet for brugerne under devisen: Mindre kan gøre det.

Mariannes opgaver
Og så vil jeg for god ordens skyld fortælle, hvad jeg bruger min tid på:

  • Min vigtigste opgave er at hjælpe jer videre, hvis I går i stå med en TYPO3 opgave eller har brug for at diskutere jeres web. Noget kan klares per telefon eller i supportmailen. Andre ting er lettere at klare, hvis vi mødes: Dels mødes vi på jeres initiativ, dels tager jeg selv kontakt til jer, hvis jeg har spørgsmål til jeres web. Det kan være, jeg har bemærket store grene af skjulte sider, som brugeren ikke har glæde af; eller sider som mangler søgemaskineoptimering; domæner som endnu ikke har fået mobilt design; gamle nyheder og arrangementer som man kunne overveje at slette osv.
  • Jeg holder siden http://typo3.au.dk/support/st_websupport/ opdateret. Det er vores fælles platform for ideer og inspiration til webarbejdet, mødeaktivitet, udveksling af erfaring, status på web mv.
  • Hver anden uge mødes de fire fakulteter med AU IT – Web og digitale medier for at diskutere fælles problemer, orientere hinanden om nyt og for at få information om TYPO3 og AU’s web generelt fra Steffen Longfors og hans afdeling. Det er dem, jeg tager jeres spørgsmål og ønsker med til. Jeg sidder jævnligt sammen med dem for at lære nyt i TYPO3.
  • Kasper Aagaard Pedersen tager meget af supporten, som I sender til scitech.kommunikation@au.dk, foruden at han tryller med CSS, hvor der er behov for det. Vi har begge adgang til alle ST’s domæner i TYPO3 og Google Analytics, foruden et nyt værktøj Siteimprove (webstatistik og kvalitetssikring), som vi har store forventninger til. Kasper og jeg er flyttet til 1521-126 (bag et lille forkontor).
  • De fire fakulteter deltager på skift i projekter i AU IT – Web og digitale medier. Det kan involvere møder, brugertests, udarbejdelse af vejledninger mv.

Den afdeling, jeg sidder i, finder I her: Link til ST Kommunikation.

På gensyn!
Hilsen Marianne

Mail sendt den 30. november 2015

Kære alle,

Opgradering
Så sættes opgraderingen til TYPO3 6.2 i gang igen. I den anledning har AU IT – Web og Digitale Medier inviteret til en introduktion til TYPO3 6.2 med plads til spørgsmål og tid til support tirsdag den 8. december. Tilmeld dig på typo3.au.dk (link til program og tilmelding). Nogle af jer var med til en lignende introduktion på ST i september. Kort efter blev opgraderingen sat i stå.

Næste weboplæg bliver i det nye år
Fordi tilbuddet ovenfor er dukket op, udskyder vi Maria Blach Nielsens oplæg til januar. Der er ingen grund til overload – december er i forvejen en travl måned. I modtager en kalenderopdatering snarest.

Webarbejdsdag den 10. december
Vi holder ved webarbejdsdagen torsdag den 10. december, men altså uden oplæg. Lokale 1521-126 står åbent kl. 9-15. Igen vil jeg opfordre jer alle til regelmæssigt at sætte nogle timer af til webarbejdet, men ude af det sædvanlige kontor, eventuelt hjemme. Plot det i kalenderen, så kan det være lettere at holde fokus og ro. Fremover vil jeg lægge både arbejdsdage og oplæg i kalenderen, så retter I selv til. Tjek de forskellige aktiviteter og opgaver til vedligehold af web på typo3.au.dk/sttypo3.

Tilbud og efterspørgsel
Til Maries oplæg om søgemaskineoptimering den 25. november var 6 ud af 19 enheder repræsenteret. Der kan altid komme ferie eller sygdom i vejen. Men det er mit indtryk, at mange af jer har så travlt, at I ikke kan eller må prioritere tilbud om relevante oplæg og erfaringsudveksling  eller ro til webarbejdet. Det er ærgerligt, synes jeg. Er der noget, jeg kan gøre, så jeres behov tilgodeses? Hvis I har brug for, at vi løser konkrete opgaver sammen eller får en snak eller tager hul på en opgave, så bare læg et møde i min kalender. Mandag sidste uge var jeg i Roskilde, og jeg kommer til Foulum i januar. Jeg kommer også til Aarslev og Silkeborg, det skal bare i kalenderen.

SEO for de travle – en lille og nem opgave
Sæt en time af til arbejdet og læg ud med 2-3 sider. Her er et klip fra siden typo3.au.dk/sttypo3:

SEO tjekliste
Mvh. Marianne :)

Mail sendt den 13. november 2015

Kære alle,

Kommende webarbejdsdage
Under devisen ”Oprustning, inspiration og ro-til-arbejdet” bliver I inviteret til to webarbejdsdage kl. 9-15 frem mod jul inklusiv to oplæg:

  1. Marie Halkjær Kragelund (AU IT – Web og Digitale Medier) kommer onsdag den 25. november kl. 10-11. Hun vil fortælle om, hvordan vi som redaktører kan gøre vores websider lettere at finde for brugerne. Det handler bl.a. om sidetitler, overskrifter og indhold og meget mere (søgemaskineoptimering/SEO).
  2. Maria Blach Nielsen (Administrationscenter ST) kommer torsdag den 10. december kl. 10-11. Hun vil fortælle om sine erfaringer med oprydning på Kommunikationsportalen på Medarbejderservice for ét år siden, hvor man fjernede over halvdelen af siderne og samtidig optimerede indholdet for brugerne. Nogen kalder det governance og Best Practice.

Jeg sender invitationer ud næste uge. Sæt tid af til webarbejdet – hvad enten I dukker op på Ny Munkegade, er med på Skype, tager en hjemmearbejdsdag eller reserverer et mødelokale for at få arbejdsro. 

Weboprydning
Mange af jer er i fuld gang med at slette gamle nyheder og arrangementer, inaktive websider mv. Det er super godt arbejde :-)

Support
Hvis I mangler inspiration til oprydning, så snus til siden typo3.au.dk/sttypo3 (som bare er en genvej til siden typo3.au.dk/support/st_websupport). Der finder I også information om vores Skype-møder. Ring eller skriv til mig, hvis I har brug for et par timer til at komme i gang med oprydning på sider, Users-modulet eller andet.

God weekend!
Mvh. Marianne

Invitation sendt den 6. november 2015

Kære alle,

Der er ikke noget specielt på programmet på tirsdag. Læg mødeindkaldelsen i kalenderen for at huske at sætte tid af til webarbejdet dén dag – eller vælg en anden dag. Reserver et mødelokale i stedet for at sidde på dit kontor, eller tag en hjemmearbejdsdag for at få ro og fred til arbejdet. Lokale 1521-116 står åbent hele dagen (kl. 9-15), hvor jeg sidder klar, hvis I har brug for det. Ring 5144 7099 eller skriv til scitech.kommunikation@au.dk.

Forslag:

  1. Kig på Users-modulet. Udskift redaktører, som er rejst, med nye redaktører – eller slet dem. Bed  om en oversigt (scitech.kommunikation@au.dk) over, hvornår dine redaktører sidst har været logget på og slet dem, som ikke benytter deres adgang. Du kan altid oprette dem igen. Husk, hvis en redaktør skal udskiftes med en anden, må du ikke slette vedkommende først, se vejledningen:
    • Ansvarlige og sideejere
  2. Kig dit site igennem i frontend og eller backend og tjek, at den person, som står ved ”Henvendelse om denne sides indhold”, stadig er relevant. Ved du, hvem der har ansvar for siden (Sidens ejer)? Som brugeradministrator kan du ændrer ”Henvendelse til” vha. modulet Responsible, se vejledningen:
    • Sæt Sideansvarlig
  3. Hvis du tager fat på punkt 1 og 2, er du godt i gang med at lette arbejdet i forhold til at rydde op og trimme dit sidetræ, for så ved du, hvem du skal have fat i. Det vender vi tilbage til.
  4. Tjek siden typo3.au.dk/sttypo3 for webarbejdsdage, tidligere mails og tips vedr. responsivt design mv.

 

På gensyn :-)
Mvh. Marianne

Invitation sendt den 20. oktober 2015

Kære alle,

Kommende webarbejdsdag
Læs lige hele min mail, før du accepterer, afviser eller svarer måske. Som nævnt tidligere og annonceret på http://typo3.au.dk/sttypo3 er der webarbejdsdag onsdag den 28. oktober kl. 9-15 i lokale 1521-116. Fokus vil være på responsivt design, men alle som har brug for arbejdsro eller TYPO3 support er velkomne. Den først time kl. 9-10 vil foregå i 1521-126, hvor vi vil benytte Skype (som et alternativ til AU’s videokonferenceudstyr). Pia Hvid Tønnesen er med os hele dagen i det omfang, vi har brug for support til responsivt design. Hvis du vil have responsivt design på jeres eksterne site eller medarbejderportal (ja, det kan vi nu!), så skriv til scitech.kommunikation@au.dk.

Hvis du er interesseret i at høre Pia fortælle om responsivt design, så mød enten op på Ny Munkegade 120, bygn. 1521-126, kl. 9-10 eller sørg for, at du har Skype på din computer og se detaljerne på ”Skype-møder” på siden http://typo3.au.dk/sttypo3/. I vælger selv, om I vil reservere en enkelt time til Pias introduktion og/eller sætte flere timer af til TYPO3 arbejdet.

Hvis du ikke er interesseret i at høre om responsivt design den 28. oktober, så mød op i 1521-116, når det passer dig, eller reserver et mødelokale på din egen lokalitet, så du kan få arbejdsro til TYPO3 og undgå forstyrrelser et par timer eller hele dagen. Det sidste var et udmærket forslag fra én af jer sidst vi mødtes J Ring 5144 7099 eller skriv til scitech.kommunikation@au.dk i løbet af dagen.

Hvem skal komme og hvor?
Jeg vil bede om, at kun én fra hvert institut/center dukker op onsdag morgen kl. 9-10 i 1521-126. Det er simpelthen for, at vi ikke skal sidde på nakken af hinanden. Men 1521-116 er reserveret til os hele dagen fra kl 9-15.

Skype-møder
Hvis du ønsker at deltage via Skype, så giv mig et praj på msodemann@au.dk i god tid. Skype er afprøvet i 1521-126, hvor vi mødes kl. 9 onsdag den 28. oktober 2015. Forbered dig i god tid:

  • Sørg for at du har et Headset. Det kan du bestille ved ST IT support (100 kr.)
  • Installer Skype. Benyt enten laptop, stationer pc eller mobil. Skype er gratis: www.skype.com
  • Opret dig som bruger og/eller log på.
  • Ring din kollega op og test lyd og billede før den 28. oktober.
  • Søg efter og tilføj 'aukomst' som Kontaktperson i Skype.
  • På dagen: Foretag Videoopkald (eller Ring op) til aukomst (Au Komst). Så svarer vi i 1521-126 :)
  • Sørg for at du har lyd slået til på din pc.
  • Du behøver ikke kamera, men du kan bestille et ved  ST IT support (250 kr.)
  • Hvis du får brug for at sidde og taste på dit tastatur eller snakke under et Skype-møde, så slå lyden fra i menuen i Skype.
  • Skype support: support.skype.com/en/skype/windows-desktop/
  • Ring til Marianne på 5144 7099, hvis alt glipper.

 

Når vi kommer ind i november, vil vi for alvor tage hul på vores fælles oprydningsprojekt.

På gensyn!
Hilsner, Marianne

Mail sendt den 30. september 2015

Kære alle,

Webarbejdsdag torsdag den 1. oktober
Mange af jer har sat tid af til webarbejde i morgen enten ved at dukke op i 1521-116 kl. 9-16 (nogle timer eller hele dagen) eller I bliver på jeres pind og ringer (5144 7099) eller skriver (scitech.kommunikation@au.dk), hvis I har brug for hjælp.

Responsivt design
Siden opfordringen den 10. september har food.au.dk og mbg.au.dk fået lagt responsivt design på. Også ase.au.dk,  eng.au.dk, aktuelnaturvidenskab.dk og ase.medarbejdere.au.dk har responsivt design. Kig på de nævnte sider på din mobil eller en browser med bredde mindre end 768 pixels. Pia Hvid Tønnesen kommer og fortæller om responsivt design på AU og giver support hele dagen den 28. oktober for dem som er interesserede. Invitation og mere information kommer senere. Skriv tilbage til mig, hvis I har lyst til at springe ud i det.

Metabeskrivelse
Der er kommet flere metabeskrivelser på institutter og store centre siden sidst. Ud af 20 institutter/centre har 13 nu metabeskrivelse på dansk (fem flere end sidst) og 9 på engelsk (seks flere end sidst). Det ser ud til, at en lille håndfuld af jer har været i gang – jeg håber endnu flere tager fat. Tilføj metabeskrivelse hver gang I kommer omkring en vigtig side, alle jeres centre og mindre domæner/projekter mv. Husk at metabeskrivelsen er jeres mulighed for at gøre reklame for indholdet på siden og give brugerne lyst til at klikke på siden i søgemaskinens resultatside. De af jer som endnu ikke har sat metabeskrivelse ind på jeres institut/center kunne gøre det i morgen? Se her hvordan:

  • Sideegenskaber (Fanebladet Metadata)

Fokus på web – kompetencer og oprydning
Jeg skriver følgende for at minde om, hvad jeres institutleder har været med til at beslutte, og at jeres sekretariatsleder er informeret. Denne sommer besluttede Fakultetsledelsen, at institutterne skal sætte fokus på web, og blandt andet derfor oprettede vi redaktørnetværket, som I finder listet her http://typo3.au.dk/sttypo3/. Derudover besluttede Fakultetsledelsen, at vi skal have fokus på oprydning på ST’s web generelt. Brugerne benytter kun en meget lille del af vores web, og sider med uaktuelt indhold forstyrrer søgeresultater og brugeroplevelse. I må meget gerne minde jeres sekretariatsleder om, at I skal have lov til at bruge tid på web, og at oprydningsprojektet er en stor og vigtig opgave, som I vil få vejledning til. Jeg er netop nu i gang med et mini-pilotprojekt på scitech.medarbejdere.au.dk for at rydde op dér.

Mange hilsner,
Marianne

 

Mail sendt den 17. september 2015

Kære ST redaktørnetværk,

Opgraderingen
Opgraderingen til TYPO3 6.2 er i fuld gang. Lige nu berører det fx studieportalerne og typo3.au.dk. Tag et kig på siden http://typo3.au.dk/opgradering/fejl_under_opgradering/. Og husk lige at notere, hvornår dit site står for tur, kig her: http://typo3.au.dk/opgradering/tidsplan/ (klik evt. på Vis hele tabellen).

 

Metabeskrivelser
Jeg håber, I er godt i gang med at opdatere metabeskrivelser på jeres websider jf. mail sendt til jer sidste torsdag (10. september) eller kig her: http://typo3.au.dk/support/st_websupport/mails/. Vi kigger på metadata på webarbejdsdagen torsdag den 1. oktober, hvis der er behov for det. Eller skriv til scitech.kommunikation@au.dk.

 

Overgang til responsivt design
Det er nu muligt at bede AU IT – Web og Digitale Medier gøre vores eksterne sider læsevenlige på mobile enheder. Det er en ekstra kodestump (CSS), som lægges på hjemmesiden. På en desktop ser I ingen forskel – først når skærmbredden kommer under 768 px, ændre designet sig til ’responsivt design’. Når først kodestumpen er lagt på, kan I gennemgå jeres site og rette til, hvor det er nødvendigt. De af jer, som er interesserede, bør tage et kig på vejledningen først: http://typo3.au.dk/haandbog/responsivt_design_paa_audk/. Onsdag den 28. oktober vil Pia Hvid Tønnesen (AU IT – Web og Digitale Medier) kigge forbi og give en introduktion til responsivt design. Vi bruger den første time af webarbejdsdagen til introduktionen og til support til de af jer, som er i gang med at gennemgå siderne. Jeg indkalder via Outlook til videolinkmøde/personlig fremmøde på Ny Munkegade, mere senere.

 

Skal jeg rydde op i TYPO3 eller lægge vores sider om til responsivt design?
Både-og, men ikke nødvendigvis samtidigt :-) Her i efteråret begynder vi (ST KOM) med oprydningsprojektet, men det vil ikke berøre jer alle på én gang og afstemmes naturligvis med det enkelte institut/center. Har I tid og lyst til at få lagt resonsivt design på nu, så beder I bare mig om det. Hvis I vil vente til efter den 28. oktober og Pias introduktion, så gør I det. Når vi skal i gang med weboprydning, vil det være naturligt samtidigt at efterse indholdet med henblik på responsivt design.

 

Fortsat god dag,
Mvh. Marianne

 

Mail sendt ud den 10. september 2015

Kære alle i ST's superbruger-redaktørnetværk,

Mødekultur

Allerførst nogle kommentarer til mødet den 4. september: Jeg vil fremover koble færre geografier på videolinkmøderne (maks fire inkl. Ny Munkegade) og eventuelt samle lokale (Aarhus) medarbejdere uden videolink. Jeg vil aller helst benytte de faciliter, som AU stiller til rådighed. Heidi fortæller, at de havde en OK oplevelse, men opfordrer til at vi rundt omkring slår mikrofonen fra, medmindre vi har taletid eller spørgsmål. Jeg lover at holde en stram mødedisciplin, dvs. én ad gangen taler, og vi holder os til emnet. Tjek kommende webarbejdsdage på typo3.au.dk/sttypo3. Jeg lægger dem i Outlook. Så kan I selv vælge til og fra.

Opgradering
Husk at se tidsplanen for, hvornår jeres domæner opgraderes: Opgradering

Metabeskrivelse
Metabeskrivelse er ikke så slemt, som det lyder. Det er den lille stump tekst, som dukker op under hvert link i et søgeresultat. Og den stump tekst har I hver især ansvaret for at lægge ind på jeres sider. I hvert fald på domænets forside som et minimum, men også på de 6-10 sider, I har lige under forsiden. At sætte Metabeskrivelse på siderne vil ikke revolutionere studenteroptag eller bevillingsstrømme, men det er hjælp til brugerne (fx os selv), som har foretaget en søgning, og så vil se rigtig pænt ud. I er tilsammen ansvarlige for i alt 20 domæner (institutter/centre). Ud af dem har otte metabeskrivelse (description) på dansk, tre på engelsk, mens ét har nøgleord (keywords). Det kan vi gøre bedre :-) Vedhæftet har I eksempler på søgeresultater, hvor der hhv. mangler/er metabeskrivelse på siden. Hvis ikke I har metadata på siden, viser Google en tilfældig linje fra en nyhed eller menuen, som måske måske-ikke matcher det søgte - eller sideindhold, som matcher søgningen.

Sådan gør du: Rediger sidens egenskaber (dansk + engelsk)

  1. Først finder du en velklingende og informativ sætning eller to fra din enheds strategi. Eller spørg din institut- eller centerleder, hvad der skal stå om jeres enhed i et søgeresultat. Google viser kun de 155 første karakterer (inkl. mellemrum), så vi skal gøre det kort men godt.
  2. Åbn sidens egenskaber (både dansk og engelsk, hvis domænet er oversat) og klik på fanebladet Metadata og sæt teksten ind. Gem og luk.
  3. Du kan også sætte nøgleord ind, men de har ikke den store betydning for søgeresultatet, da søgemaskiner prioriterer sammenhæng mellem imetabeskrivelse, sidendhold, url og overskrifter højere.
  4. Efter nogle uger (ingen ved hvor tit eller hvornår) vil Google have opsnappet metabeskrivelsen og vise den i søgeresultater. Husk at søgeresultater afhænger af, om din browser cache er ryddet, sprogindstilling, og om du fx søger Incognito/Private browsing.

Læs mere her (på typo3.au.dk)

Tommelfingerregel: Hvis du skal oprette en ny side, så bør du lægge metadata i sidens egenskaber. Hvis din nye side slet ikke er vigtig nok til dét, så bør den ikke oprettes. (Alternativt kan du lægge det nye indhold på en allerede eksisterende side og opdatere metabeskrivelsen dér.)

Jeg tjekker metadata igen op til næste webarbejdsdag, som er torsdag den 1. oktober. Skriv til scitech.kommunikation, hvis du har konkrete spørgsmål vedr. metadata. Når metadata er på plads, tager vi bl.a. fat på oprydning jf. vejledningen: Guide: Hvor meget (eller lidt) bliver dine vist.

På gensyn!
Mvh. Marianne :)

PS. Domænet typo3.au.dk opgraderes den kommende weekend og skulle være klar igen onsdag den 16. september. Derfor kan der være uoverensstemmelse mellem det, jeg skriver i denne mail, og det I ser på vores side typo3.au.dk/sttypo3.

Mail sendt den 27. august 2015

Kære webkontakt på ST,

Du modtager denne mail, da din sekretariatsleder har fortalt, at du fremover (måske sammen med en kollega) skal være dit instituts eller centers kontaktperson, hvad angår TYPO3 support og webspørgsmål. Det er en konsekvens af omorganiseringen i Administrationscenter ST, at institutter og centre fremover selv varetager websupport. Det betyder, at jeg fremover henviser til jer, når en medarbejder ved et institut/center tager kontakt. Når I får spørgsmål og problemer fra jeres kolleger vedr. TYPO3, som I ikke selv kan løse, så skriver I til scitech.kommunikation@au.dk.

På følgende link kan du se en oversigt over alle i ST’s redaktørnetværk: http://typo3.au.dk/sttypo3. Jeg glæder mig til et godt samarbejde med jer og håber, at vi sammen – og hver for sig – kan løse nogle spændende og nyttige opgaver. Den 20. august orienterede jeg jeres sekretariatsledere om det nye redaktørnetværk.

Denne første mail til jer indeholder følgende punkter, noter eventuelt datoerne nedenfor. Der ligger ikke nye opgaver gemt i nedenstående, så læs roligt videre ;)

  1. I har modtaget en mail fra Steffen Longfors (sendt ud i mandags den 24. august) vedr. opgraderingen af TYPO3. Læs gerne mailen grundigt og orienter jer desuden på siden http://typo3.au.dk/opgradering/. Der kan I bl.a. læse om nye og ændrede funktioner, så I er forberedte på spørgsmål fra jeres kolleger.
  2. Fredag den 4. september vil jeg vise TYPO3 6.2 backend. Det er for at demonstrere nogle af de ændringer, som I netop kan læse om på siden typo3.au.dk/opgradering/. Jeg har reserveret videokonferencelokale 1521-220 kl. 11.00-12.00, så I kan følge med i Silkeborg, Roskilde og Foulum. Er I rare selv at booke et videokonferencelokale på jeres egen enhed, så I får dét, som passer jer bedst? Meld jeres lokalenummer til mig, så vi er sikre på at kunne fange hinanden den dag.
  3. På siden http://typo3.au.dk/sttypo3 har jeg desuden oplyst to datoer for åbne ’webarbejdsdage’:  Onsdag den 2. september og torsdag den 1. oktober. I skal ikke melde jer til men bare dukke op efter behov. Det vil give stor mening at kun én af jer dukker op, hvis I er to superbrugere på jeres enhed. I kan sidde i 1521-116 hele dagen, eller bare kigge forbi et øjeblik. Der er plads til 18. Tag pc/mac, oplader, madpakke osv. med. Vi vil diskutere formen på webarbejdsdagene og rette til undervejs. Frokostpause kl. 12.00-12.30.
  4. På webarbejdsdagene vil vi på sigt tage konkrete emner og projekter op som oprydning på web, oprydning i brugermodulet (jeres redaktøradgange), metadata, responsivt design mv.
  5. Vejledningerne til TYPO3 er netop nu ved at blive omskrevet til TYPO3 6.2. De grundlæggende vejledninger prioriteres først. Der kommer mere information ud om vejledningerne og deres placering på web senere.

På gensyn :)
Mvh. Marianne

 

Mail sendt den 21. august 2015

Kære alle ST webkontakter,

Som en konsekvens af omorganiseringen i Administrationscenter ST vil institutter og centre fremover selv varetage den basale websupport. Ved hver enhed har sekretariatslederen udnævnt en eller to superbrugere, som indgår i et ST netværk. Nogle af jer er en del af dette netværk. Hvis du vil se, hvem der er superbruger-redaktør ved dit institut eller center, så tag et kig på siden typo3.au.dk/sttypo3. Det er superbruger-redaktøren du fremover kontakter, når du har behov for TYPO3 support eller andre webspørgsmål. Se også Læs mere om uddannelse af webredaktører.

Næste uge skriver jeg direkte til ST netværket for webredaktører.

God weekend,
Mange hilsner, Marianne

Mail sendt den 12. maj 2015

Kære alle ST webkontakter,

I får her en opdatering på de webprojekter, som ligger i AU IT og Digitale Medier. Webmedarbejdere i de fire fakulteters administrative centre bidrager på forskellig vis til projekterne:

  1. Den længe ventede opgradering af TYPO3 fra 4.7 til 6.2 vil finde sted i juni og juli måned. Mange redaktører hjælper med tests i maj måned. Forud for dette ligger måneders forberedelse i AU IT og Digitale Medier. Alle webredaktører, institutsekretærer og institutledere får besked direkte fra Steffen Longfors. De allervigtigste vejledninger i TYPO3 6.2 er også på trapperne. Vi vil snart blive inviteret til informationsmøde om opgraderingen.
  2. Det ’nye nyhedsmodul’, som kører på au.dk, news.au.dk og medarbejdere.au.dk, bliver ikke implementeret på ST’s domæner, før opgraderingen af TYPO3 til 6.2 er i mål, og nyhedsmodulet er færdigudviklet. Som fortalt tidligere er det nye nyhedsmodul implementeret på Health som pilotprojekt, mens vi på ST, BSS og Arts venter..
  3. Projektet med at få gjort AU’s domæner responsive, så de ser pæne ud på mobiler og tablets, er nu i fuld gang. AU IT og Digitale Medier begyndte med bachelor.au.dk og executive.au.dk (prøv at tjekke på jeres mobiler), mens flere domæner nu følger. Som redaktører får vi på sigt en ekstra ’knap’, som bestemmer, hvorvidt et indholdselement skal vises på mobil og tablet eller ej. Vi kan forberede overgangen ved i det daglige at skrive kort og klart, undgå at lægge vigtig information i højre kolonne på siden osv. Se flere tips her:
    http://typo3.au.dk/haandbog/vejledninger/optimer_dit_website/mobilvenlige_sider/
  4. Under typo3.au.dk ligger tæt på 100 vejledninger til brug i det daglige arbejde. Vejledningerne bliver revideret og skrevet om til TYPO3 6.2. Samtidig bliver der ryddet op på typo3.au.dk, bl.a. kommer der korte sådan-gør-du videoer. Det er alt sammen et resultat af webredaktørundersøgelsen i efteråret 2014.
  5. Onsdag den 29. april afprøvede vi i ST KOM en såkaldt webarbejdsdag for 14 af jer fordelt på alle institutter og de største centre. Der var fred og ro til webarbejdet og hjælp at hente fra både nye og kendte kolleger. Det vil vi gentage med jævne mellemrum. De af jer, som var afsted denne gang, kan overveje at sende en kollega næste gang. Vi overvejer også ”drop-in support” med nogle ugers mellemrum, hvor I bare kan dukke op efter behov og uden tilmelding. Det vender vi tilbage til.
  6. ST KOM har valgt at ansætte en studentermedhjælp til TYPO3. Det er vi rigtig glade for! Velkommen til Kasper Aagaard Pedersen, som vil hjælpe med TYPO3 supporten og webvejledning generelt på scitech.kommunikation@au.dk.

Mange hilsner,
Marianne :-)

Mail sendt den 15. juni 2015

Kære alle ST webkontakter,

To punkter i denne mail fra ST KOM:

De administrative indgange er institutternes indgang til de administrative centre på de fire fakulteter. De er holdt opdaterede på baggrund af den information, de enkelte vicedirektørområder sender til redaktøren ved hvert fakultet (for ST er det undertegnede). De administrative indgange lukker per 1. juli 2015. Det skyldes to ting: For det første er det en naturlig følge af decentraliseringen af administrationen. For det andet har det knebet for vicedirektørområderne at huske at melde ind om personaleforandringer (udskiftning af HR-partnere, controllere, projektøkonomer, koordinatorer m.fl.). Jeg må derfor bede jer om følgende:

 

  1. Er I søde at tjekke jeres medarbejderportaler og finde de steder, hvor I har links til de administrative indgange dvs. links som begynder med: medarbejdere.au.dk/administration/kontaktpersoner-i-de-adm.-centre/administrative-indgange/
  2. Afhængigt af, hvor I har sat det op (link i venstre menuen, link på side eller andet), så skjul eller fjern linket.
  3. Indsæt et element et passende sted, hvor I lister jeres (instituttets) kontakter i ST Administrationscenter dvs. HR-partnere, controllere, projektøkonomer, koordinatorer m.fl. Benyt evt. et PURE-plugin for hver enkelt person, så opdateres praktiske oplysninger automatisk.
  4. Flere af jer har allerede den information liggende (enten i stedet for eller sammen med linket til de administrative indgange).

 

Onsdag den 24. juni sætter jeg mig i 1521-116 kl. 10-15 og tilbyder Drop-in support for de af jer, som har brug for hjælp og mulighed for at kigge forbi. For de af jer, som ikke har tid eller mulighed for at komme den dag eller er smuttet på ferie, gør vi det igen til august/september. Tag pc eller mac med og eventuelt en madpakke, hvis I bliver længere. Vi sørger for kaffe og småkager! Der er ingen tilmelding. Kom selv eller send din kollega!

 

Forslag til opgaver:

  • Har du lyst at lægge fornuftige metadata på dine vigtigste sider, så kom og få hjælp til det.
  • Vil du tage hul på weboprydning og have leveret webstatistik, som viser, hvor meget (eller lidt) dine sider bliver besøgt, så kig forbi.
  • Har du brug for hjælp til noget TYPO3, som driller, så drop ind ;)

 

Denne og tidligere mails sendt fra ST KOM til webkontakter ved institutter og centre ligger her (klik). Skriv til scitech.kommunikation@au.dk, hvis du har brug for TYPO3 support eller generel webvejledning.

 

Mange hilsner,
Marianne

Mail sendt den 7. april 2015

Kære ST webkontakter,

Er I rare at vurdere, om følgende nyhed skal på jeres medarbejderportal eller eksterne site, hvis ikke I har en medarbejderportal:

Servicetjek af IT-SYSTEMERNE LØRDAG DEN 18. april og søndag den 19. april:

En række IT-systemer vil som udgangspunkt være ude af drift begge dage. Meddelelsen berører alle medarbejdere og ligger som en ”global meddelelse” på medarbejdere.au.dk. Det er dog ikke alle medarbejderportaler, som har integreret globale meddelelser på deres lokale site. Benyt evt. vedhæftede billede til jeres nyhed.

På forhånd tak for hjælpen.
Mvh. Marianne :)

Mail sendt den 30. januar 2015

Kære alle ST webkontakter,

Som I allerede ved, serviceres AU’s IT systemer i morgen, lørdag den 31. januar. Vil I sikre jer, at I har gjort alle medarbejdere og studerende opmærksomme på det? I har sikkert allerede lagt et link til denne nyhed eller lignende notits på jeres website, medarbejderportal eller studieportal:

newsroom.au.dk/nyheder/vis/artikel/it-systemerne-serviceres-loerdag-den-31-januar/

Tak og god weekend,
Marianne

Mail sendt den 4. december 2014

Kære alle ST webkontakter!

Et kig i krystalkuglen for 2015: OK, på Science and Technology spår vi ikke, men et par ting kan vi dog forvente i 2015, så kig med her:

  1. Den ventede opgradering af TYPO3 fra 4.7 til 6.2 vil ske af hensyn til it-sikkerhed og udvikling. For os redaktører vil backend komme til at se lidt anderledes ud, knapper bliver flyttet mv., men der er i længden tale om forbedringer for alle. De tekniske forberedelser, som AU IT og Fællesadministrationen står for, forventes at være på plads i begyndelsen af marts, mens selve opgraderingen på vores installationer forventes færdig i løbet af april/maj. Undervejs er fakulteternes webmedarbejdere med til at teste backend, justere vejledninger, informere og oplære i den udstrækning, det er nødvendigt.
  2. Planen er, at det længe ventede ’nye nyhedsmodul’ bliver implementeret på ST’s institutter og centre i løbet af 2015. Den tekniske del af opsætningen i TYPO3 er relativ enkel og foretages i samarbejde med fakulteternes webmedarbejdere. Vi forudser et tæt samarbejde med institutter og centre, herunder oplæring af nyhedsredaktører, for at sikre forståelse for hvordan man kommer ud med sine nyheder og meddelelser i det nye nyhedsmodul. Health har holdt for som pilotprojekt, og vi afventer evalueringen af pilotprojektet her i december. I vil høre meget mere om det nye nyhedsmodul i det nye år.
  3. Webredaktørundersøgelsen i oktober viser blandt andet, at rigtig mange (hver anden webredaktør) ikke kender til Håndbogen for webredaktører. De fleste nævner, at de ikke ved, at den eksisterer. Vil I hjælpe med til at udbrede kendskabet på jeres institut og centre? På typo3.au.dk finder I nyheder, vejledninger, kursusinformation og Find-et-emne-om-web boksen – foruden login til backend selvfølgelig (se nedenfor). Samtidig er der initiativer på vej til at lette tilgangen til Håndbogen. I vil hen ad vejen høre mere om resultaterne af webredaktørundersøgelsen.
  4. Vi må alle steder på web udskifte ordet ’hovedområde’ med ’fakultet’ allerede nu. Den nye administration falder på plads den 1. februar. Læs også Nye navne slår først igennem til februar.
  5. Hvis I mangler gode ideer til opbygning af jeres medarbejderportaler, så tag et kig her:
    Designjusteringer på medarbejdere.au.dk.
  6. Skriv til scitech.kommunikation@au.dk, når I har spørgsmål til TYPO3 eller brug for support. Se tidligere rundsendte mails. Hvis typo3.au.dk, au.dk eller andre AU domæner er nede, så tjek driftsstatus.au.dk (som nu er adskilt fra AU’s øvrige websteder efter seneste udfald den 11. november..).

 

Skriv et ord i boksen Find-et-emne-om-web
Skriv et ord i boksen Find-et-emne-om-web

Mail sendt den 23. oktober 2014

Kære alle ST webkontakter,

Vil I være behjælpelige med at lægge nedenstående nyhed på jeres medarbejderportaler (eller evt. eksterne site, hvis ikke I har en medarbejderportal):

IT-SYSTEMERNE HOLDER EN FRIWEEKEND D. 15.-16. NOVEMBER:

DK: medarbejdere.au.dk

Eng: medarbejdere.au.dk/en/

Det tilhørende billede er vedhæftet. Læg den på som ’Nyhed med eksternt link’ (link til vejledning i Håndbogen, se evt. afsnittet om Type).

Nyheden berører alle medarbejdere og er den 22. oktober bragt som en ”global” nyhed på medarbejdere.au.dk.

Men det er ikke alle medarbejderportaler, som har integreret globale medarbejdernyheder. Hvis du ønsker at integrere globale medarbejdernyheder, så læs Indsæt fælles meddelelser fra AU (link til Håndbogen).

Skriv til scitech.kommunikation@au.dk, hvis du får brug for hjælp.

Hilsen og tak,
Marianne

Mail sendt den 3. oktober 2014

Kære alle ST webkontakter,

  1. På AU er vi mere end 1000 TYPO3-redaktører, som alle har forskellige behov for hjælp og undervisning. For at kunne forbedre de nuværende tilbud igangsætter AU Kommunikation i næste uge en spørgeskemaundersøgelse, som er skræddersyet til TYPO3 redaktører – både jer der er logget ind hver dag og jer som sjældent bruger TYPO3. Vi vil opfordre jer til at deltage og til at minde jeres TYPO3 kolleger om det samme, så resultatet bliver så brugbart som muligt. Og mind gerne jeres kolleger om at tilmelde sig TYPO3 Nyhedsbrev.
  2. Flere af jer har allerede været i gang med de nye indholdselementer på medarbejderportalerne. Ellers tag et kig her for at finde inspiration: Sådan bruger du designet.
  3. ST’s kommunikationschef Elin Møller viste på seneste sekretariatsledermøde tal fra webstatistik for nogle af AU’s websites. Tilsvarende tal kan I selv finde for jeres institut eller center. Der ligger en vejledning her: Hvor meget (eller lidt) bliver dine sider vist?. Hvis man står over for ’oprydning’ på sit site, er dette en mulig indledning til arbejdet.
  4. Som altid, hvis TYPO3 driller eller I har brug for anden websupport, så skriv til scitech.kommunikation@au.dk. Men, før I skriver eller ringer, så tag et kig på siden typo3.au.dk og indsæt et relevant ord i boksen Find-et-emne-om-web, som indeholder links direkte til vores vejledninger. (Supportmailen scitech.kommunikation@au.dk holder ferie i uge 42 dvs. 13.-17. oktober. Hvis jeres behov for support haster og ikke kan vente til uge 43, så send en mail til typo3@au.dk.) Find et emne om web på typo3.au.dk
  5. Tidligere rundsendte mails kan ses på følgende link: Mails sendt fra AU KOM ST til webkontakter ved institutter og centre.

 

Hilsner,
Heidi og Marianne

Mail sendt den 28. august 2014

Kære alle ST webkontakter,

Hermed en orientering til de af jer, som har medarbejderportaler: Efter aftale med Elin Møller finder I nedenfor den mail, som Elin lige har sendt til institut-, center- og sekretariatsledere. Den handler om de kommende designjusteringer på medarbejderportalerne.

 Designændringerne har tidligere været beskrevet på informationsmøder for TYPO3 redaktører og i en nyhed for medarbejdere. Desuden er de beskrevet i Håndbog for webredaktører:

 

Læs endelig Elins mail. Skriv som altid til scitech.kommunikation@au.dk, hvis I har spørgsmål til TYPO3 mv.

Mvh. Marianne

---
TYPO3 support scitech.kommunikation@au.dk
W au.dk/msodemann@science.au.dk
M 5144 7099

 

From: Elin Møller
Sent: 28. august 2014 14:00
To: #ST Institut- og Centersekretariatsledere
Cc: #ST Institut- og Centerledere; Niels Damgaard Hansen; #AU KOM ST Partnere; Marianne Sodemann
Subject: Nyt design og nye muligheder på medarbejderportalerne

 

Kære sekretariatsledere

Som I hørte fra Niels Damgaard på sekretariatsledermødet i mandags, så er vi i gang med at implementere nyt design og mulighed for ny funktionalitet på alle AU’s medarbejderportaler. Jeres web-redaktører er orienteret og får også denne mail. Desuden kontakter jeres KOM-partner jer snarest og vender hvorvidt og hvordan I har brug for sparring i forbindelse med implementeringen af de nye muligheder og funktionaliteter.

 

Vi har samarbejdet med Kemi, der har været pilotprojekt for det nye design. I kan se hvordan de bruger de nye muligheder i praksis her: chem.medarbejdere.au.dk  - og i AU KOM har vi taget vores egen medicin – vores sider kan I se her: medarbejdere.au.dk/institutter/aukommunikation/

De nye funktionaliteter til medarbejderportalerne er nærmere beskrevet her: http://typo3.au.dk/haandbog/designjusteringer_paa_medarbejdereaudk/ (teksterne er sendt til oversættelse, så de engelske versioner er på vej).

 

Om det nye design
Hovedprincippet i det nye design er, at man som medarbejder skal kunne få adgang til at løse så mange som muligt af sine behov (top tasks) direkte fra sin egen institut-medarbejderportal. Institut-medarbejderportalen er således det naturlige udgangspunkt for søgen efter internt indhold på universitetets hjemmeside.

I det nye design har vi fjernet de navigationslag, der skabte støj og distraktion fra indholdet i medarbejderportalen, så denne nu er nemmere at orientere sig i.

 

Det nye design består af en ny ramme omkring de interne sider samt et indholdsfelt.

Der er udviklet en række værktøjer, der kan implementeres i indholdsfeltet. De udviklede værktøjer er tænkt som et tilbud. Ingen enheder er tvunget til at implementere værktøjerne.

Hovedprincippet i udrulningen vil være:

  • Den blå ramme og den forenklede topmenu-struktur rulles ud automatisk
  • Værktøjerne der er designet til indholdsfeltet rulles ud i samarbejde mellem partnere/webmedarbejdere i FO og lokale redaktører.
  • Der behøver ikke være samtidighed mellem implementeringen af rammen og implementeringen af de værktøjer, der er designet til indholdssiden, som kan udvikles løbende.

 

Udrulning

Rammen udrulles over hele AU 15. september. Samme dag gøres værktøjerne til brug i indholdsfeltet tilgængelige. Alle værktøjerne designes således, at en erfaren slutbruger, kan indsætte dem på siden, uden at skulle have hjælp fra FO eller BO webmedarbejderne.

Hvert enkelt institut tilrettelægger selv en udrulningsproces, hvor der tages stilling til, hvilke værktøjer, der rulles ud på de forskellige institutters hjemmeside. Brug meget gerne jeres KOM-partner til sparring i denne proces.

 

Det er vigtigt at vi i fælleskab får gjort brugerne opmærksomme på, at de har en medarbejderportal på eget institut og at det er formålstjenesteligt, at de fremover lader den være udgangspunkt for søgning på de interne sider – altså være startside. Den 15. september vil der derfor være en besked (som ”over-lay” på alle medarbejderportaler der fortæller om det nye design. Samtidig vil det være hensigtsmæssigt at I kommunikerer de nye muligheder på jeres institutter. I er velkomne til at tale med jeres partner hvis I har brug for hjælp til mailtekst eller lignende.

 

På vores næste sekretariatsledermøde den 17. september afsætter vi tid til spørgsmål omkring ny funktionalitet og design, samt til mere generelle spørgsmål omkring web. I er naturligvis mere end velkomne til at tage fat i mig inden da, hvis der er noget I gerne vil have opklaret. Så skal jeg se om jeg kan hjælpe… :o)

 

 

Bedste hilsner
Elin Møller

Mail sendt den 16. juni 2014

Kære alle ST webkontakter,

Denne gang er det databasen for vores hjemmesider på i43, som skal flyttes, i håbet om bedre TYPO3 performance. Det berører bl.a. phd.au.dk, talent.au.dk, projects.au.dk, conferences.au.dk mfl.

Vi forudsætter, at medarbejdere ved ST orienterer sig på scitech.medarbejdere.au.dk og derigennem ser varslet.

Flytningerne den 8. juni og den 15. juni gik upåklageligt.

Hilsner,
Marianne

Mail sendt den 12. juni 2014

Kære alle ST webkontakter,

Vi står over for en flytning af vores engelske hjemmesiders TYPO3 database til ny hardware, svarende til den flytning som foregik i pinsen for de danske hjemmesider (varsel sendt ud 2. juni). Det betyder kort ’nedetid’ både i frontend og backend. Nyheden finder I på forsiden af typo3.au.dk, se følgende link:

typo3.au.dk/nyheder/nyhed/artikel/kort_nedlukning_af_hjemmesider_paa_st-1/

Vi forudsætter, at medarbejdere orienterer sig på scitech.medarbejdere.au.dk og derigennem ser varslet.

Hilsner,
Marianne

Mail sendt den 2. juni 2014

Kære alle ST webkontakter,

I forsøget på at forbedre TYPO3 performance holder TYPO3 databasen, som indeholder alle sider på i31, flyttedag den kommende weekend til nyt hardware. Derfor vil de danske hjemmesider på ST ikke være tilgængelige. Vil I være rare at gøre jeres institutter og centre opmærksomme på det? Læg fx en notits eller nyhed med eksternt link på forsiden af jeres medarbejdersite. Nyheden kommer med i ST Medarbejdernyt på onsdag. Da opdateringen sker i Pinse, vil det forhåbentlig ikke forstyrre mange, men folk bør vide det. Læs mere her:

Der kommer en lignende opdatering af databasen for vores engelske domæner på i35 søndag den 15. juni. Mere om det senere.

Mange hilsner,
Marianne

Mail sendt den 15. maj 2014

Kære alle webkontakter på ST,

Blot nogle få ting til orientering denne gang:

  1. Nogle af jer vil have bemærket, at navnet på den redaktørgruppe I vælger på typo3.au.dk har skiftet navn. Jeg er midt i at opdatere navne på alle redaktørgrupper på vores danske og engelske hjemmesider. På tværs af de fire hovedområder er vi nemlig blevet enige om, at alle bør følge vejledningen her: http://typo3.au.dk/haandbog/vejledninger/brugerroller/opretredaktoer/. Jeg har taget fat nu, men det varer lidt, før jeg er i mål.  Mange grupper er oprettet længe før det fælles ’brugerformat’ blev besluttet. Lad os hjælpes ad med at huske det fremover.
  2. Vi har været plaget af meget lange svartider i TYPO3 på det seneste. Tjek driftsstatus.au.dk eller typo3.au.dk, hvor I kan finde status på drift.
  3. Flere af os har fået ny mailadresse eller får ny på sigt. Vær opmærksom på den notits, som ligger på typo3.au.dk om samspillet med login til TYPO3.
  4. På typo3.au.dk finder du information om nye funktionalitet er i TYPO3, kurser, erfa-møder, workshops, driftsforstyrrelser og meget mere. Typo3.au.dk og Håndbog for webredaktører er ved at blive oversat til engelsk. Det kan være en god ide en gang imellem at dvæle ved indholdet på siden typo3.au.dk, inden I logger ind og klikker videre til den valgte hjemmeside. 
  5. Skriv som altid til scitech.kommunikation@au.dk, hvis der er behov for TYPO3 support. Alle tidligere rundsendte mails ligger her. Sig endelig til, hvis ikke I har behov for disse mails.

Mange hilsner,
Marianne

Mail sendt den 17. januar 2014

Kære ST webkontakter, de af jer som har en medarbejderportal.

For at få udbredt nyheden ”IT-systemerne holder fridag den 25/1” bedst muligt, vil vi bede jer lægge nyheden på jeres medarbejderportaler, hvis ikke I allerede har gjort det. Grafik er vedhæftet. Opret en nyhed med følgende eksterne link:

medarbejdere.au.dk/administration/it/nyheder-fra-au-it/vis/artikel/it-systemerne-holder-en-fridag/

I var alle super-hurtige til at lægge grafikken om Økonomiproces 2014 ud sidste uge!
På forhånd tak for hjælpen med denne også.

God weekend :-)
Mvh. Marianne

Mail sendt den 14. januar 2014

Kære ST webkontakter, 

Du har som læser af denne nyhedsmail ansvar for at opdatere en institut- eller centerhjemmeside eller dele deraf, foruden administration af redaktørers adgang til hele eller dele af hjemmesiden. Med til webarbejdet hører diverse pligter som at rydde op, slette uaktuelt indhold og ditto redaktører, indsætte metadata, tjekke for døde links mv. Nedenfor finder du tips til arbejdet:

  1. Vil I tjekke jeres liste med webredaktører i Bruger-modulet og slette dem, som ikke længere har behov for adgang? Se vejledningen Sådan opretter du redaktører om, hvordan du sletter webredaktører og grupper. Vær gerne lidt kritisk – folk kan altid oprettes igen, hvis du mener, de har behov for det.
  2. Du kan som redaktør hjælpe med til søgemaskineoptimering (Search Engine Optimization eller SEO):
    1. Metadata er ’usynlig’ information på din hjemmeside, som læses af søgemaskiner. Du kan med fordel indsætte relevante metadata på de vigtigste sider, du opretter fremover, og tilføje relevante metadata på de vigtigste eksisterende sider. Metadata indsættes i feltet Beskrivelse i Fanebladet Metadata i sidens egenskaber. Læs TYPO3 nyheden Husk at indsætte metadata på dine sider. Der finder du eksempler på, hvad vi som redaktører kan gøre, for at vores hjemmesider ikke drukner eller støjer i søgeresultater.
    2. Gamle og ikke længere relevante dokumenter støjer også i søgeresultater. Når du omdøber eller fjerne et forældet dokument (fx en pdf) fra Filelist-modulet i TYPO3, vil det i løbet af få dage forsvinde ud af søgeresultatet på AU’s søgeside. Så ryd op og smid ud, hvor det giver mening. Og husk altid dato og forfatter i alle dokumenter, så det er muligt at finde ophavsmand og spørge til dokumentets aktualitet og levetid.
    3. Omvendt kan I have sider, som I ikke ønsker skal indekseres af søgemaskiner (fx annoncering af institutfest, institutbil, referater). Det løser I ved at opdatere sidens egenskaber, se vejledningen Sådan skjuler du sider for søgemaskiner.
  3. Tjek din side for døde links vha. modulet Dead links. Det er en klassisk rutine opgave for en webredaktør. Med andre ord, vedligehold links – eller fjern dem.
  4. Gå alle dine sider igennem og opdater eller slet sider, som ikke længere er relevante. Benyt gerne den rapport fra Google Analytics (GA), som dit institut automatisk får tilsendt, til at vurdere sidernes relevans. Send en mail til scitech.kommunikation@au.dk med navn og mailadresse (den som er tilknyttet din Googlebruger konto), hvis dit institut eller center ønsker at få adgang til GA eller I blot ønsker standard rapporten tilsendt.
  5. Tjek også siden Opgaver for en redaktør i Håndbogen. Og husk at benytte den blå Find-et-emne-om-web boksen på typo3.au.dk.
  6. Benyt så vidt det er muligt scitech.kommunikaton@au.dk i forbindelse med support og spørgsmål. Tidligere rundsendte mails kan ses her.

 

Bedste hilsner,
Helle, Heidi og Marianne

Mail sendt den 6. januar 2014

Kære ST webkontakter,

Vedrørende Økonomiproces 2014 vil vi bede jer indsætte et grafisk element på jeres medarbejderportal, som henviser til temasitet for økonomiprocessen. En beskrivelse af, hvordan I gør trin-for-trin i TYPO3, ligger her: Synliggør temasite for Økonomiproces. (Bemærk at der i vejledningen ligger link til både den danske og engelske grafik.) Vi vil bede jer sætte grafikken på i løbet af i dag eller i morgen (6.-7. januar). Hvis I har problemer med at indsætte henvisningsgrafikken, så send en mail til scitech.kommunikation@au.dk

Langt de fleste centre har ikke en medarbejderportal, men alene en eksternt rettet hjemmeside. Henvisningsgrafikken skal ikke lægges på centrets eksternt rettede hjemmeside. Medarbejdere skal orientere sig på deres instituts medarbejderportal. De få centre, som har en medarbejderportal, kan lægge den på der, som vist ovenfor.

På forhånd tak for hjælpen.
Mvh. Marianne

Mail sendt den 12. november 2013

Kære ST webkontakter,

Den 28. oktober (pkt. 7) skrev vi til jer: ”Vi har tidligere omtalt projektet Forbedring af søgesiden. Deltag i spørgeskemaundersøgelsen og vind to biografbilletter! Og læg gerne nyheden om spørgeskemaundersøgelsen på jeres medarbejderportaler.”

 

Mange af jer har ikke lagt nyheden om spørgeskemaundersøgelsen på jeres medarbejderportaler (endnu). Spørgeskemaet lukker på mandag (18/11). Der er lidt over 600 besvarelser på nuværende tidspunkt, og vi vil bede jer sætte nyheden på nu, hvis ikke I allerede har gjort det. Mind også jeres kollegaer om at udfylde spørgeskemaet. Jo flere besvarelser, jo bedre statistik! Benyt vedhæftede ikon og opret en ekstern nyhed til: medarbejdere.au.dk/nyhed/artikel/giv-din-mening-om-aus-soegefunktion/. Eller direkte til spørgeskemaet: www.surveymonkey.com/s/7LJVKSM. Eller opret et indholdselement på forsiden af jeres medarbejderportal med tilsvarende information.

Spørgeskemaet er annonceret på alle studieportaler, på medarbejdere.au.dk og på scitech.medarbejdere.au.dk.

Tak for hjælpen!
Mvh. Marianne

Mail sendt den 28. oktober 2013

Kære alle ST webkontakter,
Så er det tid til en efterårshilsen herfra med lidt nyt om web og TYPO3:

  1. Der er kommet en ny mulighed for visning af forskningsprojekter registreret i PURE, hvor der er manchettekster med beskrivelse. Se følgende eksempel på liste over forskningsprojekter vist vha. et PURE-plugin i TYPO3. Desuden kan man også liste personer med fornavn og efternavn alene.
  2. Hvis I får et ledigt øjeblik, så tag et kig i Håndbog for webredaktører eller kig rundt i vejledningerne på typo3.au.dk. Jo større kendskab vi har til den information, jo bedre bliver vi til at hjælpe hinanden og til at få gode ideer og luge ud i fejl og mangler. Benyt også indekset Find et emne om web. Her er et par tips, I kunne have for øje:
    1. Nogle knapper mangler passende farver. For brugeren er det optimale, at de anvendte knapper fungerer ens jf. farverne i vejledningen om knapper. Sådan laver man knapper.
    2. Nogle af jer benytter links fra venstremenuen til sider uden for jeres hjemmeside. Det skal vi helst undgå, for at brugeren kan være sikker på at blive på den aktuelle hjemmeside under navigation i venstremenuen. Så derfor, link ikke eksternt (uden for domænet) fra venstre menuen.
    3. Flere steder på medarbejderportalerne ligger fx lokal information om regnskab eller HR og lister over kontaktpersoner ved fx regnskab eller HR. Det bedste er at sætte links til de relevante centrale sider på medarbejdere.au.dk, så vi kan undgå redundant lokal information med risiko for fejl. Med andre ord, genbrug ikke administrativ information lokalt.
  3. Der er flere muligheder for sparring omkring jeres hjemmesider: Tag fat i jeres partner i AU KOM ST og få råd og vejledning i kommunikation på og mellem jeres webuniverser. I finder jeres partner i AU KOM ST på dette link. Eller tag fat i en af os tre eller send en mail til scitech.kommunikation@au.dk, hvis I har brug for support eller et servicetjek.
  4. Der vil snart blive flyttet lidt rundt på indholdet på forsiden af typo3.au.dk. Håndbogen og Emneindekset vil blive mere synlige, hvilket skal lette adgangen til hurtig hjælp mv.
  5. Nogle af jer har efterlyst kurser for erfarne brugeradministratorer/redaktører. Nu vil vi tilbyde en miniworkshop i ST regi, hvor vi vil oprette/slette brugere og grupper, oprette genveje, kigge på Filelist-modulet, lægge knapper på mv. Jeg har reserveret lokale 1520-731 kl. 9.00-12.00 onsdag den 13. november. Hvis det viser sig at være udbytterigt, gør vi det igen en dag i december/januar kl. 12.00-15.00. Send mig en mail (svar fx på denne), hvis du ønsker at være med (’først til mølle’). I skal selv tage en bærbar pc med og gerne egne opgaver, mens vi tager fælles udfordringer på storskærmen. Jeg tager et par ’klassiske’ opgaver med til jer også – og vender tilbage med en deltagerliste. Helle vil tilbyde noget lignende for jer øst for Storebælt. Nye/uerfarne redaktører skal stadig benytte kurserne annonceret på typo3.au.dk.
  6. Opgraderingen af TYPO3 til 4.7 er på plads for de fleste af jer. Nogle oplevede fejl og mangler i kølvandet på opgraderingen, men det burde nu være på plads. Som altid er det en god ide at tjekke nyhederne på typo3.au.dk (før I klikker på Tilgå websites). Apropos opgraderingen kan I læse nyheden Opgradering af TYPO3: Ændringer du bør kende til. Og læs fx her hvis du vil vide Lidt mere om cache og visning af sider i frontend.
  7. Vi har tidligere omtalt projektet Forbedring af søgesiden. Deltag i spørgeskemaundersøgelsen og vind to biografbilletter! Og læg gerne nyheden om spørgeskemaundersøgelsen på jeres medarbejderportaler. Tak J
  8. De kommende to dage 29.-30. oktober er alle i AU KOM ST på seminar, hvilket bl.a. betyder, at mails sendt til scitech.kommunikation@au.dk først bliver læst torsdag den 31. oktober.
  9. Du kan se alle tidligere Mails sendt til ST's webkontakter her. Sig til, hvis du ønsker at komme af denne mailliste eller kender en, som ønsker at komme på. Benyt scitech.kommunikation@au.dk eller se information på Support og kurser.

 

Bedste hilsner,
Helle, Heidi og Marianne

 

Mail sendt den 5. september 2013

Kære alle ST webkontakter,

  1. I løbet af de kommende tre uger vil TYPO3 blive opgraderet til 4.7. Der vil blive sendt en mail ud direkte til hver enkelt webredaktør fra AU KOM Digital tre arbejdsdage før opgraderingen, når den installation som jeres website ligger på står for tur. Opgraderingen vil ske om morgenen kl. 7-8. Der er kørt tests, men I skal selvfølgelig være forberedte på, at der kan opstå problemer, og være klar til at informere jeres kolleger. Der vil nemlig være nedetid på 20-30 minutter i det nævnte interval om morgenen, og det gælder både backend og frontend for institutsider, medarbejdersider, hovedområdesider, projektsider, studieportaler, ph.d.-sider, kursuskatalog, newsroom osv. Men altså,  afvent en mail med en aktuel dato for opgradering af de sider, du har adgang til. Flere har allerede fpet besked.

  2. Eftersom vi må vente på det nye nyhedsmodul en god stund endnu, mens AU KOM Digital arbejder på at løse TYPO3’s performanceproblemer, har vi følgende forslag: Hvis I tænker, at jeres website trænger til et servicetjek, oprydning, flytning af sider, ’makeover’ eller andet, så tag fat i os! Det kan være en rigtig god ide at rydde op, inden vi skal i gang med at lægge nye ting på. I må også gerne tage instituttets/centerets partner med ind over, så kan vi tage en snak i fællesskab.

  3. I samme åndedrag vil vi opmuntre til, at I rydder op i TYPO3’s brugermodul (Brugere/Users). Slet redaktører, som ikke længere har brug for adgang, enten fordi de er rejst, har nye opgaver eller andet.

  4. Sig til hvis du ikke har behov for at modtage disse mails fremover, eller se tidligere rundsendte mails her typo3.au.dk/sttypo3. Spørgsmål til TYPO3 mv. sendes som sædvanlig til scitech.kommunikation@au.dk. Og glem ikke Håndbog for webredaktører typo3.au.dk/haandbog :-)

 

Mvh. Hedi, Helle og Marianne

 

Mail sendt den 21. august 2013

Kære alle ST webkontakter,

Så er det igen tid til nyt fra AU KOM ST:

  1. Vi lægger ud med en orientering om, hvad den centrale webgruppe AU KOM Digital prioriterer for tiden: Aller øverst på listen står TYPO3 performance, dvs. de arbejder på at løse problemet med de ofte alt for lange svartider i både front- og backend. AUIT og AU’s eksterne leverandør er også med i dette arbejde, som bl.a. involverer en ny server, ny cache løsning og opgradering af TYPO3. Denne prioritering betyder, at andre projekter kører på lavere blus. For eksempel: Vi har tidligere fået stillet i udsigt, at det nye nyhedsmodul ville blive sat i drift på hovedområderne i løbet af efteråret 2013, men det er udsat på ubestemt tid. Desuden afventer vi pilotprojektet på Health og evaluering deraf. På Health afprøver Digital netop nu det nye nyhedsmodul på to institutter. Herefter skal vi i webkoordineringsgruppen planlægge og gennemføre oplæring af redaktører. I hører nyt herfra, så snart vi har nyt.
  2. I AU KOM ST arbejder vi på følgende opgaver ud over TYPO3 support, domæneoprettelser mv.:
    1. Medarbejderunivers for ASE (Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet) er under opbygning.
    2. I forbindelse med AU KOM projektet ”Medarbejderservice på medarbejdere.au.dk” foregår der stadig flytning af sider inden for Medarbejderuniverset. Et nyttigt resultat af projektet er Find-et-emne indekset på Medarbejderservice – det bliver fortsat udbygget, og der arbejdes fortsat på at flytte sider på plads. Hvis I mangler noget i Find-et-emne indekset, så meld det ind til sidens ’Henvendelse om’.
    3. På alle AU’s websider ligger en søgeboks øverst til højre. AU KOM projektet ”Forbedring af søgeside” vil bl.a. resultere i en spørgeskemaundersøgelse. Vi håber, I vil tage jer tid til at besvare spørgeskemaundersøgelsen, når den kommer til september. Desuden håber vi, at I vil være ’ambassadører’ for spørgeskemaundersøgelsen blandt jeres kolleger; både TAP, VIP og studerende. I får en mail herfra, når undersøgelsen er klar og publiceret.
    4. På sigt bliver det en stor opgave at sætte det nye nyhedsmodul i drift på ST – en spændende opgave, som vi glæder os til at tage fat på!
  3. Tag et kig i ’Håndbog for webredaktører’ (typo3.au.dk/haandbog) og genopfrisk Redaktionelle retningslinjer for vores universer eller Do's and don'ts mv. Benyt også opslag i Find-et-emne-om-web på typo3.au.dk/haandbog. Send ord/emner til scitech.kommunikation@au.dk, hvis I mangler noget i indekset.
  4. Husk at I stadig finder tidligere udsendte mails på typo3.au.dk/sttypo3. Send supportopgaver mv. til scitech.kommunikation@au.dk. Sig endelig til, hvis I ikke har behov for disse mails.

Mvh. Heidi, Helle og Marianne

Mail sendt den 20. juni 2013

Kære alle ST webkontakter,

  1. Aller først et par link til de af jer, som ikke havde mulighed for at være med på AU KOM Digitals weberfamøde om brugervenlighed  og workshop den 19. juni. Præsentationerne vil blive distribueret fra Digital, se Dokumenter fra workshop og erfamøde 19.06.2013.
    1. Search Engine Optimization (SEO) v/ Nikolaj Keldorff, AU KOM Digital
    2. Do's and don'ts på AU's hjemmeside v/ Peter Steffensen, AU KOM Digital
    3. Google Analytics som værktøj til øget brugervenlighed v/ Rune Gamborg, AU KOM BSS
    4. Desuden diskuterede vi i grupper brugervenlighed for en række websites: au.dk, medarbejdere.au.dk, studieguide.au.dk, aias.au.dk, au.dk/en/research/globalchallenges, au.dk/videnudveksling/efter-og-videreuddannelse, au.dk/om/profil/publikationer, medarbejdere.au.dk/administration, newsroom.au.dk og en nyhed fra newsroom (newsroom.au.dk/#news-319). Tag selv et kig og overvej brugen af tekst, billeder, farver mv.
  2. Og så lidt repetition omkring vores ’universer’: Et univers er en overordnet del af AUs hjemme, som er målrettet en af de store brugergrupper. Som I ved, tager ideen udgangspunkt i rapporten ’Den faglige udviklingsproces’ 9. marts 2011. Det er på de forskellige universer, at vi som eksterne partnere, medarbejdere, studerende eller ph.d.-studerende skal orientere os: au.dk, medarbejdere.au.dk, studerende.au.dk og phd.au.dk. Her ud over henter potentielle studerende og potentielle ph.d.-studerende information på studieguide.au.dk og talent.au.dk. De redaktionelle retningslinjerne for universerne er beskrevet i Håndbog for webredaktører, hvor I, jeres kolleger og ledelse kan orientere jer: typo3.au.dk/haandbog/.
    I har gjort et kæmpe stykke arbejde med at rydde op og fordele jeres ’gamle’ websider på de forskellige universer. Et kig ind i Google Analytics webstatistik viser for eksempel, at for de tre største af vores institutter finder de studerende vej til deres studieportal. Der er ca. 10 gange flere besøg på studieportalen sammenlignet med de sider for studerende, som ligger på det eksterne institutsite. I AU KOM ST tager vi os af det praktiske med at flytte (importere) sider mellem de forskellige universer, så bare sig til, hvis I får brug for det. AU KOM holdt et weberfamøde i september sidste år, hvor temaet netop var var ”Ny weborganisering i universer”. 
  3. Den 30. april omtalte vi muligheden for en lille workshop, hvor vi kunne ’brainstorme’ på gode ideer og tips til layout på vores websider inden for de rammer vores CMS giver os – og med brugervenlighed for øje selvfølgelig. Som et umiddelbart enklere alternativ har vi valgt at samle ideer og input på en dertil indrettet webside. Ideoplægget ligger her: typo3.au.dk/support/st_webkonvertering/idebank/. I vil forhåbentlig bidrage med meget mere. På samme side har jeg også lagt link til de sider, som var diskussionsoplægget til weberfamødet om brugervenlighed den 19. juni. Hvis behovet for siden viser sig at være overvurderet, vil vi lukke den inden årets udgang.
  4. Google Analytics (GA): Webstatistik kan bruges til rigtig mange ting (jf. workshoppen den 19. juni og link ovenfor). Hvis du ønsker adgang til statistik for dit website, så send en mail til scitech.kommunikation@au.dk. Erfaringen viser, at det er tidskrævende at dykke ned i GA. Du må selv styre, hvor meget tid, du vil bruge på det. En stille sommer kunne være et oplagt tidspunkt at indhente lidt erfaring. Du kan fx relativt enkelt oprette standard rapporter, som du får tilsendt per mail.
  5. Husk at du som medarbejder skal finde din need-to-know information (=meddelelser) på medarbejdere.au.dk. Bemærk  for eksempel at der er begrænset it på hele AU lørdag den 22. juni 2013! Al nice-to-know information (=nyheder) finder du på newsroom.au.dk og au.dk. Læs også Newsroom og det nye nyhedsmodul står klar.
  6. Sommerferietiden nærmer sig. Websupport fra AU KOM ST vil være droslet ned i juli måned, men benyt fortsat scitech.kommunikation@au.dk. Vi vil sørge for, at hasteopgaver bliver ekspederet videre til AU KOM Digital i ferietiden. Ellers tjek supportsiden typo3.au.dk/support/ eller kontakt en kollega.
  7. Som altid, I finder tidligere mails og diverse links på typo3.au.dk/sttypo3.

 

Bedste sommerhilsner,
Heidi, Helle og Marianne

Mail sendt den 30. maj 2013

Kære alle ST webkontakter m.fl.

Den 30. april modtog I en kort orientering herfra om Newsroom og det nye nyhedsmodul på Aarhus Universitet. I vil også blive orienteret herom fra andre sider. Taget i betragtning at dette er så stor en ændring i forhold til det tidligere informationsflow på AU, vil I igen få et par ord med på vejen fra AU KOM ST.

Inden du læser videre så bemærk, at du som webredaktør ikke skal gøre noget nyt eller ændre arbejdsrutiner på baggrund af denne mail. Men, fra på mandag vil vi alle, vores kolleger og ledelse opleve ændringer i den måde vi opnår information på ved AU:

Mandag den 3. juni går newsroom.au.dk i luften med forskningshistorier, kalender, universitetsliv og meget mere. Det er dér vi som medarbejdere, studerende eller presse fremover skal hente al vores Nice-to-know information. Udvalgte nyheder samt kalender fra Newsroom vil blive vist på forsiden af au.dk.

Som medarbejdere vil vi fra på mandag finde al Need-to-know information, dvs. meddelelser som er vigtige i vores arbejdsdag, på medarbejdere.au.dk.

’Maskinen’ bag Newsroom er det nye nyhedsmodul. Det nye nyhedsmodul kører centralt og driver altså nyheder og kalender på newsroom.au.dk og nyhederne på medarbejdere.au.dk fra på mandag.

Planen er, at det nye nyhedsmodul bliver implementeret på hovedområderne i løbet af efteråret 2013. Der er igangsat et pilotprojekt på to institutter på Health, som kører færdig og evalueres, før resten af Health og ST står for tur i oktober, mens BSS og Arts står for tur i november. Der vil selvfølgelig komme meget mere information, når vi nærmer os.

Det er et meget stort projekt, som i disse dage søsættes, så hav tålmodighed med småjusteringer mv.

Mvh. Marianne

Mail sendt den 28. maj 2013

Kære alle webkontakter ved ST,

  1. Allerførst, de af jer som abonnerer på TYPO3 nyhedsbrevet vil kende til det kommende erfamøde den 19. juni (workshop kl. 13-14 og møde kl. 14-16). Temaet er brugervenlighed og alle er velkomne! Tilmelding og mere information her: http://typo3.au.dk/nyheder/nyhed/artikel/erfamoede_om_brugervenlighed/.
  2.  I forlængelse heraf: Tilmeld dig TYPO3 nyhedsbrevet her: http://typo3.au.dk/nyhedsbrev/.
  3. Håndbog for webredaktører er tilgængelig her: http://typo3.au.dk/haandbog/. I opfordres hermed til at læse (skimme) den igennem fra a-z. Benyt boksen Find-et-emne-om-web på forsiden og meld tilbage, hvis du har fundet et nyttigt link, men savner et passende ord i Find-boksen, som fører til linket.
  4. Mange redaktører oplever stadig, at det kan være en langsommelig affære at få vist sider i frontend. Få et par tips her og lær mere om cache: http://typo3.au.dk/nyheder/nyhed/artikel/lidt_mere_om_cache_og_visning_af_sider_i_frontend/.
  5. Mange medarbejdere på Science and Technology benytter LaTex i deres daglige arbejde. Det er nu muligt at vise matematik/LaTeX på TYPO3 sider, se her hvordan: http://typo3.au.dk/nyheder/nyhed/artikel/nu_kan_du_vise_matematiske_formler_paa_dine_sider/. Vil I være rare at udbrede nyheden til institutter og centre på jeres medarbejdersites?
  6. Tag et kig på Medarbejderservice og læs om Google Analytics, bladre-pdf’er og meget mere: medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/web/
  7. Som altid finder I links til status og tidligere udsendte e-mails på http://typo3.au.dk/sttypo3/.
  8. Meld tilbage til undertegnede, hvis ikke du har brug for disse e-mails!
  9. Eftersom arbejdet med konverteringer af web fra gammelt design til nyt design lakker mod enden, vil vi nok ’omdøbe’ disse e-mails fra Webkonvertering til Websupport (eller lignende..).
  10. Henvendelser om web i form af rettelser, support, nye sites mv. skal som altid sendes til scitech.kommunikation@au.dk. Tjek også siden http://typo3.au.dk/support/.

 Bedste hilsner,
Heidi, Helle og Marianne

Mail sendt den 30. april 2013

Kære alle webkontakter ved ST,

 Så er det blevet tid til endnu en statusmail:

  1. Som altid finder I status på konverteringer, tidligere udsendte mails mv. på typo3.au.dk/sttypo3 (mails her http://typo3.au.dk/support/information_fra_au_kom_st_ifm_webkonverteringer_2012/mails/ og status her docs.google.com/spreadsheet/ccc kræver ikke Gmail-konto). Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet er gået i luften med ase.au.dk og Geofysiksamarbejdet har fået gfs.au.dk og hgg.au.dk i luften. Vi er fortsat i ’halen’ af konverteringer (større og mindre bidder mangler), flytning af sider til medarbejdere.au.dk mv.
  2. Bjørg Tulinius og Steffen Longfors er på rundtur disse dage for at informere om det kommende/nye nyhedsmodul og Newsroom. De besøgte AU KOM ST sidste uge: Vi står over for en helt ny måde at tænke ’nyheder’ på, hvilket helt konkret betyder, at en ’nyhed’ fremover enten er en meddelelse (Need-to-know) eller en nyhed (Nice-to-know). En meddelelse kan fx være ”Sidste frist for tilmelding til kurser”, mens en nyhed fx kan være ”AU triumferede ved DM i Scienceshow”. Vores kommunikation bliver hermed mere målrettet, og vi kan undgå overload af information, hvilket er et stort ønske fra mange sider. Medarbejdere vil blive præsenteret for meddelelser på medarbejdere.au.dk og på institutmedarbejdersider, mens det såkaldte Newsrooms vil indeholde nyheder for pressen og kommende studerende fx formidling af forskningstemaer, universitetsliv osv.  Desuden bliver kalender/-arrangementsvisning en del af alt det nye. Der lægges netop nu planer for, hvordan og hvornår alt dette skal ’rulles ud’ og tages i brug på institutter, hovedområder mv. Meget mere information vil følge herfra, når vi ved mere, foruden at der selvfølgelig bliver oplæring i brugen af nyhedsmodulet.
  3. Som nævnt tidligere (6.2.2013 og 15.3.2012) vil vi bede jer se på ’oprydning’ i backend dvs. fjerne gamle importerede domæner, som I ikke længere benytter. Bemærk, skulle I pludselig savne en slettet side, kan vi altid finde den frem igen. De importerede grene ligger ofte med et grønt klode ikon og muligvis et rødt disable tegn. Det vil ikke frigive plads i databasen, men det vil lette TYPO3, når fx sidetræet genindlæses fra serveren, og dermed sætte lidt hastigheden op. Gå til Liste-modulet og klik på skraldespanden (se vedhæftede eksempel først!). Bemærk at Rekursiv sletning skal være markeret i Brugerindstillinger – og fjernes igen efter importen er slettet (se vedhæftede eksempel). Eller send en mail med information til scitech.kommunikation@au.dk, så gør vi det.
  4. Vi planlægger en lille workshop på fx 1 time, hvor vi kan ’brainstorme’ på gode ideer og tips til layout på vores websider inden for de rammer vores CMS giver os. Jeg vender tilbage med en dato. Så kan I tilmelde én fra hvert institut/center, som har tid og lyst at være med.
  5. Som altid, meld tilbage hvis ikke du ønsker at stå på denne mailliste – eller meld tilbage, hvis du har en kollega, som er nysgerrig.
  6. Benyt meget gerne og helst scitech.kommunikation@au.dk til support og opgaver.
  7. Fik I lagt en notits, nyhed eller et fokusfelt om årets sommerfest den 7. juni jf. min mail i går..? Tak : )

 

Mvh. Heidi, Helle og Marianne

Mail sendt den 22. marts 2013

Kære alle ST webkontakter,

  1. Status, mails mv. finder I som altid her: typo3.au.dk/sttypo3/
  2. Hermed et link til en nyhed med referat og dokumenter fra mødet i onsdags 20/3:
    typo3.au.dk/nyheder/nyhed/artikel/dokumenter_fra_workshop_og_erfamoede/
    Ærgerligt at så få dukkede op.. Ved I hvorfor? Så svar endelig på denne mail. Jeg håber, at I reklamerer for den slags arrangementer for alle jeres redaktører på enhederne – eller opfordrer dem til at tilmelde sig nyhedsbrevet.
  3. Jeres frontoffice AU KOM ST er ferieramt næste uge. I kan stadig skrive til scitech.kommunikation@au.dk, men I kan først forvente svar efter påske.

 

Bedste påskehilsner,
Heidi, Helle og Marianne

Mail sendt den 13. marts 2013

Kære alle ST webkontakter,

Igen en lille hilsen fra jeres AU KOM ST frontoffice:

  1. Som altid finder I status på webkonverteringerne på følgende link (som ikke kræver en Gmail-konto for at åbne): docs.google.com/spreadsheet/ccc. Tidligere udsendte mails finder I som sædvanlig på http://typo3.au.dk/sttypo3/. Vi arbejder fortsat på konvertering af IHA, NFIT, Mars-laboratoriet, Science museerne, bibliotekssider mv. Noget er i proces, andet står i kø.
  2. Vi minder om web-mødet næste uge ”Erfamøde om webredaktørens rolle”, onsdag den 20. marts. Det er vigtigt at pointere, at mødet også er for helt nye og uerfarne webredaktører! Så, vil I informere TYPO3-kolleger rundt på enhederne om mødet? Der er stadig ledige pladser, se mere her http://typo3.au.dk/support/erfamoede_om_webredaktoerens_rolle/. Efter mødet vil et link til de længe ventede ’governancetekster’ blive sendt rundt.
  3. I forlængelse heraf kan vi kun opfordre alle til at være tilmeldt TYPO3-nyhedsbrevet. Det udsendes ca. en gang om måneden og kun når det er nødvendigt, fx i forbindelse med driftsstatus på TYPO3 og annoncering af kurser, workshops mv. Se mere her http://typo3.au.dk/nyhedsbrev/.
  4. Som de fleste ved, er der indbygget et PURE-plugin i TYPO3, der gør det muligt at udstille dynamiske lister over medarbejdere, publikationer, forskningsaktiviteter og forskningsprojekter trukket direkte fra PURE (se fx http://typo3.au.dk/support). Fordelen ved at benytte PURE plugins er, at man slipper for at vedligeholde listerne, da ændringer af adresser osv. automatisk bliver opdateret. Vi fraråder altid manuelt oprettede/opdaterede medarbejder- og publikationslister. Men der er en anden pointe i forhold til publikationslister. Det er meget vigtigt, at de som registrerer publikationer får tilknyttet (eller fjernet) de rette enheder for den enkelte publikation. Eksempel: Lad os sige, at en professor forsker inden for to forskellige felter fx ved institut A og ved center B. Ved institut A synes man måske, det er OK at vise alle professorens publikationer dvs. fra begge enheder på hjemmesiden. Men på hjemmesiden for center B er det ikke sikkert, man ønsker at vise professorens  publikationer for institut A. For at du som TYPO3 redaktør kan få et gennemskueligt og fornuftigt resultat af et PURE-plugin til visning af publikationer, er det derfor vigtigt, at en publikation registreres enten med tilknytning A eller B eller begge dele – afhængigt af hvilket felt den er skrevet indenfor. Hvis jeres lokale PURE redaktører er i tvivl om dette med ’tilknytning’ og enheder for en publikation, så skal de kontakte supporten på pure.au.dk. Men tag gerne en snak med dem om det.
    (Se også vejledningen her: http://typo3.au.dk/vejledninger/avancerede_indholdselementer/pure_plugins_medarbejdere_publikationer_visitkort_mv./)
  5. Som altid, sig endelig til hvis ikke du ønsker at modtage disse mails.
  6. Benyt vores supportmail scitech.kommunikation@au.dk, hvis du har brug for hjælp.


Bedste hilsner,
Helle og Marianne

Mail sendt den 6. februar 2013

Kære alle ST webkontakter,

  • Som nævnt tidligere fortsætter webkonverteringerne ind i 2013 – en stund endnu i hvert fald. Link til status finder I her: http://typo3.au.dk/sttypo3/ (se ’Status, konvertering af centre, domæner mv. 2012’). Får I brug for at konvertere et site til AU’s nye design eller anmode om et nyt website, så benyt venligst: http://typo3.au.dk/vejledninger/anmod_om_website/. Desuden kan vi nævne, at integration af IHA-web i AU’s design er i fuld gang.
  • Knapper på jeres websites bør opfylde specifikationerne i vejledningen (herunder farvevalg): http://typo3.au.dk/vejledninger/design_og_struktur/knapper/ - her finder I også linket til siden ’Sådan laver man knapper’. Men læs om ’Knapper’, ’Placering’ og ’Størrelser og farver’ først.
  • Hvis I på jeres websites har grene eller sider, som I ikke ønsker Google eller andre søgemaskiner skal indeksere, så benyt følgende vejledning: http://typo3.au.dk/vejledninger/optimer_dit_website/skjule_sider_for_soegemaskiner/ Det kunne bl.a. være en gammel import-gren fra sidste forår, som typisk ligger nederst i sidetræet og fx diverse test-sider. På mange import-grene er indeksering allerede slået fra, men tjek venligst. Et alternativ er jo helt at fjerne en sådan gammel import-gren eller test-sider. Sørg først for at Recursive Delete er slået til i modulet User settings – og husk at slå Recursive Delete fra igen, når grenen er slettet. Eller send en mail til scitech.kommunikation@au.dk og bed os gøre det.
  • Torsdag den 31. januar mødte jeg flere af jer til Ane Sloth Nørgaards møde om studieportaler. Her kom vi ind på mobilt design, også kaldet ’Responsivt design’. Et responsivt webdesign tilpasser automatisk en hjemmeside til den aktuelle webbrowsers størrelse, dvs. uanset om man benytter mobil, tablet, bærbar eller en desktop-skærm, så er indholdet  læsbart og ser fornuftigt ud. Det er ikke noget vi som redaktører skal tænke over eller planlægge indholdet efter. Det er noget som på sigt vil blive styret centralt via AUs CMS. Responsivt design er et udviklingsprojekt i AU Kommunikations strategiske handlingsplan 2013-14.
  • Husk som altid at sende TYPO3 spørgsmål til scitech.kommunikation@au.dk.
  • Hvis man ønsker at komme af denne mailliste, så bare svar på denne mail : )

Mvh. Helle og Marianne

 

Mail sendt den 29. januar 2013

Kære alle ST webkontakter,

  • AU Kommunikation har besluttet at tage følgende formular i brug. Den skal så vidt muligt benyttes, når I ønsker at få oprettet et nyt domæne til fx en konference, i forbindelse med en bevilling, et nyt center eller projekt, en konvertering af et eksisterende domæne eller lignende. Husk på at det ofte kan være uhyre praktisk og give stor mening at lade et projektwebsite ligge under det relevante institut i stedet for et selvstændigt domæne. Gå til: http://typo3.au.dk/vejledninger/anmod_om_website/ og læs mere : )
  • Husk at I til hver en tid kan bede om at blive fjernet fra min mailliste. I stedet for mails kan I vælge at orientere jer på typo3.au.dk/sttypo3/, hvor der er link til tidligere udsendte mails mv.

Mvh. Helle og Marianne

Mail sendt den 24. januar 2013

Kære alle ST webkontakter,

 

  1. Som sædvanlig ligger vores status for konvertering af websites til nyt AU design her docs.google.com/spreadsheet/ccc (man behøver ikke en Google konto for at kunne kigge i dokumentet). Meld endelig rettelser og opdateringer til Helle eller Marianne. Det nævnte link finder I også på siden typo3.au.dk/sttypo3/. Af større jobs som står i kø kan nævnes konverteringen af NFIT. Desuden er vi snart på vej med en fælles platform til bestilling af domæner/websites/konverteringer. Mere om dette i næste statusmail.
  2. Der er annonceret nye TYPO3 kurser. Tjek forsiden af typo3.au.dk.
  3. På alle konverterede institut- og centersites ligger store eller små ’rester’ af importerede/gamle sites. Vil I alle være rare at tjekke i Sidens egenskaber (Page properties) at Siderne ikke indekseres af søgemaskiner? Vejledning ligger her: typo3.au.dk/vejledninger/optimer_dit_website/skjule_sider_for_soegemaskiner/
  4. Hvis I har ønsker og ideer til TYPO3, så send dem meget gerne til scitech.kommunikation@au.dk. Vi vil tage det med til webkoordineringsmøderne med Steffen Longfors, som vi har hver 14. dag. Så kan Steffen vurdere og prioritere og giv et praj om mulighederne.
  5. Om ganske kort tid vil vi få de længe ventede ’governancetekster’, som fortæller og beskriver vores pligter og rettigheder som webredaktører, indholdsansvarlige, alt om universer, struktur på au.dk, support osv. Vi vil straks melde ud, når det er lagt på au.dk.
  6. Computer Science har indført ny struktur på deres medarbejdersite cs.medarbejdere.au.dk - en struktur som ligger tæt op ad fx medarbejdere.au.dk/administration/. Der ligger et stort analysearbejde bag projektet. Linket er hermed givet videre som ide.
  7. Generelt, I finder svar på rigtig meget på siderne typo3.au.dk/vejledninger/. Og hvis ikke, så send jeres spørgsmål til scitech.kommunikation@au.dk.

 

Mvh. Helle og Marianne

Mail sendt den 11. december 2012

Referat fra Web-erfamøde om Google Analytics ved Science and Technology, fredag den 7. december 2012 kl. 10-11.

  1. Helle Thomsen er ST’s superbruger i Google Analytics (GA). Helle fortalte på mødet, at GA er markedsorienteret (og gratis) og kun omkring 10 procent af features i GA er relevante for os. Erfaringen viser, at GA er en tidsrøver, da man meget hurtigt bliver opslugt af detaljer.
  2. Spørgsmål vedr. adgang til GA eller efterspørgsel på statistik for en gren eller side sendes til scitech.kommunikation@au.dk (Subject/Emne fx ’GA’).
  3. Helle vil tilbyde kvartalsvise statistikker for hvert institut, begyndende med sidste kvartal 2012. Disse statistikker vil blive lagt som pdf/excel på scitech.medarbejdere.au.dk. Vi sender information ud, når det er klar.
  4. STs centre er ikke oprettet i GA. Hvis et center ønsker at se statistik for sin hjemmeside, så kontakt Helle via scitech.kommunikation@au.dk. Oplys webadresse og enhedsnummer.
  5. Hvis I efter grundig overvejelse mener, at I har brug for en selvstændig adgang til GA for jeres institut (som alternativ til Helles kvartalsvise statistik), så tag kontakt til Helle (skriv til scitech.kommunikation@au.dk). Omvendt, hvis I mener, at I ikke har behov for en selvstændig adgang til GA (hvad enten det bare ikke er relevant for jeres sider, eller I ikke har tid eller interesse), så har vi stort respekt for dette. I kan altid kontakte Helle og bede om statistik for en enkelt gren eller side.
  6. Hvert center er tilknyttet et institut. Diskussion: Repræsentanterne for centrene gav udtryk for, at centrenes statistik ikke skal ligge ’gemt’ under det relevante institut. En mulighed kunne være, at man både kan se statistik for center og institut særskilt og samlet. Institutledere kan have andre meninger. AU KOM ST har ikke mandat til at beslutte det ene eller andet, men vil undersøge mulighederne i GA. Men klart er det, at der skal vær fælles spilleregler for alle centre og institutter.
  7. Helle viste GA for bl.a. mbg.au.dk og tilhørende nyheder.
  8. Som altid: Husk vores fælles ST support mail scitech.kommunikation@au.dk.

Mail sendt den 3. december 2012

Kære alle,

Blot en påmindelse om vores Google Analytics web-erfamøde på fredag kl. 10.00 i 1520-732. Bemærk ændring af lokale! Der er tilmeldingsfrist i morgen tirsdag den 4. december kl. 12.00. Der er god plads i lokalet, så meld endelig tilbage, hvis I har tid og lyst at være med. Flere af jer har allerede meldt sig til. Helle vil vise eksempler på statistik for nogle af de tilmeldte institutter.

Vh Helle og Marianne

Mail sendt den 15. november 2012

Kære alle webkontakter,

 

Lidt nyt her fra AU Kommunikation, Science and Technology:

 

  1. Status for vores webkonverteringsprojekt finder I på følgende link
    docs.google.com/spreadsheet/ccc
    Helle og jeg fokuserer nu på konvertering af sider og domæner, som afspejler den gamle organisation.  Dvs. vi har mindre fokus op konvertering af centre til nyt design, men færdiggør naturligvis dem som allerede er i gang med konvertering. Andre centre som ønsker at konvertere må vente til 2013.
  2. Backoffice har indkaldt til web-erfamøde torsdag den 6. december kl. 13.00-15.00 om det kommende nyhedsmodul. Hvis I kan være med, så husk at tilmelde jer, se typo3.au.dk.
  3. Fredag den 7. december kl. 10.00-11.00 inviterer Helle og jeg til web-erfamøde. Tilmeldingsfristen er tirsdag den 4. december kl. 12.00. Vi skal være i 1520-732, Ny Munkegade. Helle vil dele ud af sine erfaringer med Google Analytics (GA) og vise statistik for nogle af vores institutter. Vi vil som tidligere opfordre til, at institutternes primære webredaktør sender en Reply til mig og siger ’JA, jeg vil med’. Når vi nærmer os tilmeldingsfristen, vurderer vi, om der er plads til flere.  Helles præsentation vil blive lagt på nettet efterfølgende. Roskildefolk kan tage en snak med Helle direkte, mens Foulumfolk kan henvende sig til Søren Tobberup og få en snak ad den vej om GA. Det bliver altså ikke et videolinkmøde denne gang. De som melder sig til, kan oplyse, om de ønsker at se statistik for deres institut, så  kigger Helle på det. Vi kan ikke love at nå omkring alle institutter.
  4.  Husk de gode vejledninger og tips, som Backoffice har liggende her http://typo3.au.dk/vejledninger/
  5. Backoffice arbejder netop nu på en Webguide for au.dk (dvs. ’governance’ tekster), som vil indeholde alt fra regler for hjemmesider, opgaver for en redaktør, placering af ansvar for indhold, supportkæden, universer og meget mere. Vi glæder os meget til at siderne bliver klar på nettet.
  6. Som nævnt tidligere, hvis I har ’gamle’ sider, som I ønsker skal ’Redirectes’ over til nye sider automatisk, så sig endelig til. Oplys de to webadresser (url’er), dvs. den gamle og den nye, så beder vi Backoffice sætte det op.
  7. Hvis I skulle få brug for det, finder I en liste over medarbejdere og opgavefordeling i AU Kommunikation, Science and Technology, her:
    medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/om-au-kommunikation/st-kommunikationsafdelingen/
  8. Som altid, benyt scitech.kommunikation@au.dk, hvis I har brug for support til TYPO3. Helle og jeg har en deadline mod udgangen af året i forhold til konvertering af sider, som afspejler den gamle organisation (nævnt ovenfor), så hav tålmodighed med svartider.
  9. Og sig til, hvis I vil af denne mailliste.

Mail sendt den 24. september 2012

Kære alle,
I AU KOM ST arbejder vi fortsat på konvertering fra gammelt til nyt design, TYPO3 support mv.

  1. Status til ST’s webkonverteringer finder I stadig på http://typo3.au.dk/sttypo3/ (se link ’ Status, konvertering af centre, domæner mv. 2012’).
  2. Det er planen at alle domæner, som er konverteret til nyt design, lukker mod udgangen af året. Det vil sige, at fx følgende domæner bliver ’slukket’, og I ikke længere har adgang til siderne (heller ikke i backend): cmc-old.chem.au.dk, old.geomicrobiology.au.dk, ivs-old.au.dk, geo-old.au.dk m.fl.
  3. Vedhæftet finder I en opsamling fra Weberfamødet den 13. september, som vi har modtaget fra Backoffice.
  4. Benyt vejledningerne på http://typo3.au.dk/vejledninger/. De udbygges fortsat. Eller skriv til scitech.kommunikation@au.dk.
  5. Vedrørende sekundære logoer er følgende information lagt i Brandingmanualen:
    medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/branding/brandmanual/logo/seklogo/
  6. Som altid, sig til hvis I ikke har behov for disse statusmails. (Jeg tillader mig at tilføje nye modtagere på listen, dvs. jer som er i gang med en konvertering, men I beder bare om at blive taget af igen.)

Vh Helle og Marianne

Mail sendt den 21. august 2012

Kære alle

Lidt nyt fra webfronten på AU KOM ST:

  1. Husk at opdatere EAN og stedkode i footeren på jeres hjemmesider, se au.dk/eannumre.
  2. Hvis I bliver opmærksomme på ’gamle’ webadresser i trykte publikationer som bøger, artikler, brochurer eller lignende, som ikke længere fungerer, så send en mail til scitech.kommunikation@au.dk med oplysninger om både den ’gamle’ webadresse (som ikke virker) og den nye (som virker). Så kan vi indsætte en ’Redirect’ fra den gamle til den nye adresse.
  3. Mange af jer har været brugere af en Oracle-kalender til import af arrangementer fra Oracle til TYPO3. Som I ved, lukker Oracle snart. Derfor vil følgende Oracle kalendere til arrangementer også snart lukke: web biology.au.dk, web birc.au.k, web cs.au.dk, web cse.au.dk, web cse.au.dk/esteem, web geo.au.dk, web gfs.au.dk, web hgg.au.dk, web inano.au.dk, web inanoschool.au.dk, web mb.au,dk, web phys.au.dk, og web phys.au.dk/fysikshow. Vær sød at kigge hele listen igennem og giv gerne besked til relevante kolleger. Arrangementer skal lægges ind manuelt i TYPO3 (indtil videre i hvert fald).
  4. Husk at tilmelde jer web-erfamødet 13. september på typo3.au.dk – hvis I har tid og lyst.
  5. På siden typo3.au.dk/sttypo3 finder I link til status for konvertering af ST centersider til nyt design. På samme side finder I link til tidligere udsendt information.
  6. Benyt scitech.kommunikation@au.dk når I har brug for TYPO3 support.
  7. Som altid, giv besked til msodemann @ science.au.dk, hvis I ikke har brug for at modtage disse mails : )

Vh Helle og Marianne

Mail sendt den 11. juli 2012

Kære alle,

  1. Hvis ikke du allerede har gjort det, så tilmeld dig TYPO3 nyhedsbrevet på siden typo3.au.dk/nyheder/nyhed/artikel/tilmeld_dig_typo3_nyhedsbrevet/. Så får du TYPO3 nyhederne leveret straight from the horse’s mouth.
  2. Tilmeld dig Backoffices web-erfamøde den 13. september kl. 13-15. Temaet for erfamødet bliver ”ny web – organisering i tre universer”.  Vi skal blandt andet diskutere den nye struktur på webben i grupper. Du kan tilmelde dig via nyhedsbrevet sendt ud 1. juli (hvis du er registreret som modtager jf. punkt 1) eller dette link
    webshop.dpu.dk/forms/frm1Arrangement.aspx
  3. Status for arbejdet med konvertering af hjemmesider under Science and Technology finder I på følgende side http://typo3.au.dk/sttypo3. Det er den side, som før lå her scitech.medarbejdere.au.dk/sttypo3/. Tag det som et eksempel på, at ikke alt finder sin rette hylde i første forsøg. Backoffice bad mig flytte siden, og det er hermed gjort. Bemærk at du ikke behøver en Gmail-konto for at kunne se status-siderne (Google Docs). Rettelser og kommentarer til status kan sendes til Helle (hth@dmu.dk) og Marianne (msodemann@science.au.dk).
  4. Alle de 12 institutter og 5 centre, som vi lagde ud med, er nu konverteret til AU’s nye design. Vi er i fuld gang med grundforskningscentre og andre centre og domæner. Følg status i link på siden nævnt ovenfor.
  5. AU KOM ST’s support e-mail scitech.kommunikation@au.dk er bemandet hele sommeren.

Vh Marianne

Mail sendt den 26. juni 2012

Kære alle webkontakter ved ST,

Det er på tide at ønske god sommer – og samtidig komme med lidt TYPO3-nyt fra AU KOM ST:

  1. Som I sikkert har bemærket, har vi nu fået godt gang i scitech.au.dk – samtidig med at science.au.dk langsomt bliver lukket. På science.au.dk ligger fortsat HR- og økonomiinformation rettet mod ST, så de dele lukkes først af senere, når informationen er flyttet ud på respektive portaler. Scitech.medarbejdere.au.dk har samtidig erstattet medarbejdere.au.dk/hovedomraader/st/.
  2. Stort set alle 12 institutter (det sidste er meget tæt på), og de fem centre vi lagde ud med, er nu konverteret til det nye design. Vi har derfor taget fat på opgaven med at konvertere ST’s grundforskningscentre. To af de ti grundforskningscentre er i gang med at rydde op og flytte sider. I løbet af efteråret går vi i gang med de øvrige ca. 25 centre og domæner.
  3. Så er den her, vejledningen til nyhedsmodulet, kategorier osv., se http://typo3.au.dk/manualer/nyhedsmodulet/. Rasmus Stensgaard pointerer, at der fortsat arbejdes på vejledningen, så kommentarer er velkomne.
  4. Læg også mærke til at Backoffice-Digital nu lister de udviklingsopgaver, de arbejder på – foruden at vi selv kan komme med forslag til udvikling, se http://typo3.au.dk/udvikling. Jeg synes, at vi bør være strategiske og koordinere vores ønsker. Send evt. en mail til mig, eller tag dit ønske op på et kommende erfamøde, det bliver en gang efter sommeren.
  5. Backoffice har planer om at lancere en kampagne for AU’s fire universer (au.dk, medarbejdere.au.dk, studerende.au.dk og phd.au.dk) og begreber som portaler, sektioner mv. AU KOM ST (og andre) oplever et stort behov for at få forklaret tilblivelsen af universer, portaler og sektioner og ideen bagved. Vi håber derfor, at kampagnen kommer i luften snart.
  6. Og lidt mere TYPO3-nyt:
    1. Som I måske har bemærket har vi fået opfyldt ønsket om ’lavere’ fokusfelter. Husk at udfylde feltet ’Højde (værdi mellem 5 og 9999)’ med højden for det fokusfeltbillede du uploader. Hvis man indtaster en mindre højde end den aktuelle, bliver billedet beskåret ’nedefra’. Prøv jer frem.
    2. De steder hvor I har plugins til visning af nyheder og arrangementer, har I nu mulighed for samtidigt at vise et RSS-ikon (eller fx teksten ’rss-feed’) og oprette et aktuelt RSS-feed. Måske er et RSS-feed ikke aktuelt for dig som redaktør/brugeradministrator, men det kunne det være for en forsker – eller en journalist! (Tag evt. et kig på scitech.au.dk.) Find et plugin til nyheder (hvad enten det viser nyheder eller arrangementer), klik på fanebladet ’Plugin’ og dernæst på fanebladet ’RSS Feed…’. Her kan du eksperimentere med visning af RSS-knap og feed-tekst. Men læs lige videre i punkt syv nedenfor, hvis du har brug for hjælp.
    3. Siden http://scitech.medarbejdere.au.dk/sttypo3/ bliver snart flyttet op under http://typo3.au.dk, hvor den hører hjemme. I får besked. Bemærk at PURE i skrivende stund (26. juni kl. 09.25) stadig er nede..
  7. Jeg har en plan om at besøge hvert institut og center, som har behov for det – sidde en time eller to og kigge på jeres hjemmeside, måske to-tre personer omkring en skærm. Så hvis I har brug for det, enten før eller efter sommeren, så book mig til et møde i Oracle (så længe den kører.. og derefter Outlook). I på Sjælland er i gode hænder hos Helle, mens jeg gerne tager en tur til Foulum. Hvis I på Fyn har brug for mere TYPO3-support, så lad mig vide det. Min arbejdsdag er kl. 8.30-14.30 sådan cirka, så prøv at indrette det efter det og med kun ét længere møde per dag. Jeg har ferie i ugerne 29, 30 og 31. I uge 27 møder jeg først kl. 9.30. Husk at oplyse lokale, navne, adresse og telefonnumre.
  8. Husk fortsat at benytte support mailadressen scitech.kommunikation@au.dk, når I får brug for hjælp. Der er ST support på hele sommeren! Og benyt evt. selv adressen i jeres auto-svar under fravær.

På gensyn og fortsat god sommer!

Vh Marianne

Mail sendt den 24. maj 2012

  1. På typo3.au.dk er der nu annonceret kurser i nyhedsmodulet. Backoffice har forfattet en vejledning (på intet mindre end nogen og 20 sider), som snart bliver tilgængelig på nettet – og naturligvis ved kurserne. Se mere her http://typo3.au.dk/support/nyhedsmodulkurser/.
  2. Hvis ikke I allerede har tilmeldt jer TYPO3 nyhedsbrevet, så gør det via siden http://typo3.au.dk/nyheder/nyhed/artikel/tilmeld_dig_typo3_nyhedsbrevet/. Så får du også besked i tilfælde af driftsforstyrrelser, og fx nyt om kurser som ovenfor.
  3. Læs mere om mulighederne i nyhedsbrevssystemet AU Campaign Monitor på siden
    medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/web/au-campaign-monitor/.
    Overvej behovet, før I kaster jer ud i det.
  4. Fremover vil jeg bede jer sende spørgsmål om TYPO3 og support til scitech.kommunikation@au.dk (i stedet for mails direkte til mig). Jeg fornemmer, at I er rigtig gode til at give typo3support til jeres kolleger rundt på enhederne, dvs. I fungerer som ’filter’ - tak for det! Oplys gerne supportmailen under jeres ferie/fravær, og hvornår det ellers giver mening.

Mail sendt den 15. maj 2012

Kære webkontakter ved ST,

  1. Vi nærmer os afslutningen med hensyn til konvertering af vores 12 institutter og fem centre. Herefter venter konvertering af en lang række andre centre, bl.a. mere end 10 grundforskningscentre under Science and Technology. Nogle af jer vil i den forbindelse snart få en e-mail fra mig, fordi I enten står på som redaktør af et nuværende eller tidligere center – eller fordi I er den nærmeste kontaktperson, jeg kan finde. Min mail vil være af ren praktisk karakter og udelukkende handle om at etablere kontakt mellem center og AU KOM ST. Er der spørgsmål vedrørende branding mv. rettes de til AU’s brandingchef eller chefen for AU KOM ST. Mere om dette i den kommende e-mail.
  2. I forlængelse af punkt 1 ovenfor er det aktuelt at omtale planen om at lukke gamle sites og domæner. Planen er den, at AU KOM ST mod slutningen af 2012 kan lukke for gamle sider i stil med phys-old.au.dk. At ’lukke’ betyder i den forbindelse at afbryde ’ Domain Name Service’ (DNS), så siden ikke længere kan tilgås via en browser, men alene via TYPO3 backend, foruden at man automatisk stilles videre fra phys-old.au.dk til phys.au.dk (for eksempel). Intet sker før I hver især er informeret herom i god tid. Det bliver tidligst i løbet af efteråret, når vi kan trække på erfaringer fra BSS.
  3. Og så lidt om AU branding: Backoffice har bemærket, at nogle af vores institutter anvender fokusfeltet på forsiden af deres sektion, skal vi sige lidt uhensigtsmæssigt. Nogen benytter en tegning eller et foto af en bygning, nogen anvender slet ikke et fokusfelt. Jeg er blevet bedt om at henlede opmærksomheden på den bedst mulige udnyttelse af et fokusfelt på forsiden: Fokusfeltet er til for at vise verden, hvad instituttet kan og er bedst til, eller med andre ord ’frame’ hvad det er, man går og arbejder med. Forsiden er instituttets ansigt udadtil. I fokusfeltet bør man formidle eller vise de fantastiske ting, instituttet udretter. Nu har jeg givet opfordringen videre og håber ikke, I tager det ilde op. Kontakt AU Foto hvis I har brug for nye billeder. Har I brug for ideer, så tag fat i instituttets kontaktperson i AU KOM ST (se medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/kontaktsupportognetvaerk/kommunikation-ved-st/). I sidste ende, det er institutlederen, som er ansvarlig for indholdet på jeres sider.
  4. Andet:
    1. Arbejdet med fanebladet ’Administrativ service’ under medarbejdere.au.dk er nu i gang. Til projektet er tilknyttet en arbejdsgruppe, som består af webredaktører fra alle administrative vicedirektørområder og webansvarlige fra de administrative centre på de fire hovedområder. Projektledelsen ligger hos AU Kommunikation/Backoffice.
    2. Ønsket om et smallere fokusfelt (fx højde 180 px) bliver taget op på et møde i Backoffice om ændringer i design - sammen med 20-30 ønsker om ændringer fra andre sider. Desuden vil ’knapper’ blive diskuteret på nævnte møde.
    3. Husk at begrænse jeres oversættelse til 40 sider. Spørg om muligheden for yderligere sider, hvis behovet er der.
    4. Backoffice arbejder på siderne typo3.au.dk og typo3.au.dk/support. Der vil på sigt blive flere tips’n’tricks foruden en fornuftig opdeling af samme og beskrivelse af ’politik’ (skik & brug) for de enkelte elementer, plugins, billeder osv. Det kan vi glæde os til.
    5. Generelt vil jeg opfordre jer til at benytte vores support mail scitech.kommunikation@au.dk. Så ryger jeres henvendelse ind i FogBugz, og I bliver ikke glemt!

 

Mail sendt den 1. maj 2012

  • Tak for sidst! Selv om det måske sluttede med lidt ’kaffesnak’ torsdag den 26. april, så synes Christina og jeg, at det var et godt møde, hvor vi kom omkring mange ting. Temaet for næste erfamøde kunne blive ’Nyhedsmodulet’ – når Backoffice har offentliggjort en vejledning, som vi kan holde os til. Meld endelig ind, hvis I har andre ideer til temaer. Referat fra seneste møde ligger på vores midlertidige supportside scitech.medarbejdere.au.dk/sttypo3. Vær opmærksom på at st er blevet døbt om til scitech jf. branding (st må vi dog stadig benytte internt). Det giver lige nu nogle problemer med visning af scitech.medarbejdere.au.dk, og derfor er referatet også vedhæftet som pdf.
  • Status: Vi mangler kun at få to institutter og to centre i luften ud af de i alt 17 på listen på
    docs.google.com/spreadsheet/ccc (links til alle Googledocs ligger på supportsiden).
  • Om knapper: Tag et kig på forsiden af scitech.au.dk. De to blå knapper til højre ligger som et indholdselement af typen tekst, hvor class="au_button" er indsat i elementets html-visning for hver af de to linjer. Se vedhæftede skærmprint fra backend, eller kig i scitech.au.dk’s kildekode.
  • Vejledning til opsætning af login til sider eller IP-brgrænsning ligger her:
    typo3.au.dk/nyheder/nyhed/artikel/du_kan_adgangsbegraense_din_hjemmeside/
  • Christina og jeg har været til møde i Backoffice/Digital siden sidst, og her følger et udpluk af de svar, vi fik med hjem:
      • Frontoffice opfordrer til at Backoffice på forsiden af typo3.au.dk (igen) melder ud om status på lange svartider. Det føles urimeligt, at så meget arbejdstid går med at vente-og-vente-og-vente på TYPO3.
        • Der er et ønske om et mindre (fx højde 180 px) billede i fokusfelt-templaten. Backoffice var meget positiv, men opgaven skal prioriteres i forhold til andre opgaver.
          • Backoffice’s kommende governanceprincipper (‘skik og brug’ på web) bør indeholde en opfordring til at alle (bl.a. Vicedirektørområderne) undlader at udsende links til pdf’er, men i stedet udsender links til sider. Marianne bemærker, at det med at undgå pdf’er blev meldt ud i Tips’n’tricks sidste år.
            • Frontoffice afventer Digitals vejledning til nyhedsmodul.
              • Frontoffice opfordrer til at teksten i AU’s footer benyttes til at beskrive universer/platforme osv. Og i øvrigt bør teksten opdateres.
                • Det er bevidst at Digital har valgt at lægge footeren med links i bunden af siden - så ved alle at man altid bare skal scrolle helt ned i bunden for at finde dem.
                Indholdet på vores midlertidige supportside scitech.medarbejdere.au.dk/sttypo3 vil på sigt blive flyttet op under typo3.au.dk. Backoffice ønsker ikke ’knopskydning’ på support. I stedet er Frontoffice inviteret til et samarbejde omkring optimering af typo3.au.dk/support. Mere om det en anden dag.

                 

                Referat fra mødet onsdag den 26. april 2012 (link)fileadmin/sttypo3/Referat_STweb_26042012.pdf

                Mail sendt den 18. april 2012

                1. Jeg følger op på opfordringen fra sidste erframøde og indkalder derfor til møde torsdag den 26. april kl. 10.00-11.30. Temaet bliver ”Medarbejdersider”. Lige som sidst bliver der dialog på tværs af institutter og centre omkring egne medarbejdersider. Desuden vil Christina Troelsen og jeg komme ind på STs kommende medarbejder portal og medarbejdere.au.dk. Send tilmelding til mig på msodemann@science.au.dk senest mandag den 23. april. Igen, tilmeld i første omgang en enkelt fra hver enhed, men spørg efterfølgende om der evt. er plads til en ekstra.. Vi har igen lånt iNANO lokalet 1521-310. Send gerne forslag til andre emner, vi kan tage op den 26. april eller et senere tidspunkt.
                2. Jeg har oprettet en side som indgang til TYPO3 support ved Science and Technology. I finder den her: typo3.au.dk/sttypo3.  Lad os snakke om ideer til indhold den 26. april.
                3. Vil I tjekke ’Status, oversættelseshjælp’ på linket nævnt i pkt. 2 ovenfor og melder ændringer og behov til mig?

                Mail sendt den 30. marts 2012

                Tak for et godt møde i onsdags! Jeg har vedhæftet referatet. Jeg synes, der var stemning for at mødes igen i foråret, fx med et på forhånd fastlagt tema. Send gerne et par forslag, så ser jeg om der er en ’fællesmængde’ blandt jeres ønsker. Næste gang bør vi forsøge at udvise endnu større ’mødedisciplin’, så vi ikke snakker i munden på hinanden eller glemmer jer ’udenbys’ : ) Jeg fik forskellige opgaver med mig hjem i onsdag, og jeg skal nok vende tilbage.

                 

                Bonusinfo: AUIT ha fået vores nye supportmail gjort helt klar! Adressen er til internt brug blandt typo3-medarbejdere på Science and Technology. Mails sendt til scitech.kommunikation@au.dk vil nu blive behandlet i systemet FogBugz (som I allerede kender fra mails sendt til typo3@au.dk). Opgaver sendt til de to adresser kan flyttes rundt internt i FogBugz afhængigt af problemets karakter, og Digital-gruppen vil automatisk blive involveret, hvis ikke vi selv kan løse det på ST. I er altid velkomne til at ringe med ’kriseproblemer’, men nu er det altså også muligt at få et nummer (’case’) i køen. Vi håber, det vil være en hjælp for os alle. (Dog, hvis I er aktive i påskeugen og problemløsning haster meget, så benyt typo3@au.dk eller prøv at få fat på Rasmus Stensgaard.)

                Referat fra mødet onsdag den 28. marts 2012 (link)fileadmin/sttypo3/Referat_STweb_28032012.pdf

                Mail sendt den 15. marts 2012

                • Nu er Institut for Geoscience kommet på: geo.au.dk, og vi venter flere i næste uge.
                • FogBugz: Vi mangler endnu at få den kommende support-mailadresse til at ’tale med’ systemet FogBugz. Vi må være tålmodige lidt endnu, det kommer snart.
                • Studieportaler: Studiekontoret, ST, arbejder på højtryk på studieportalerne. Hvert institut vil blive kontaktet direkte af Studiekontoret, når de er klar. Studiekontoret planlægger at gå i luften med studieportalerne den 28. marts (dvs. efter eksamensperioden). En informationskampagne er under planlægning.
                • Domænepolitik: I vil på et eller andet tidspunkt komme ud for at blive spurgt om muligheden for at få oprettet et domæne i stil med xxx.au.dk til fx et center, en forskningsgruppe, konference eller lignende. (Backoffice vil snarest rundsende et officielt notat herom. ) Men bemærk indtil videre:
                  • I kan til hver en tid bede mig om at oprette en henvisning fra au.dk til en institutside, fx au.dk/xxx som hopper til institut.au.dk/forskning/xxx (et fiktivt link, hvor xxx kan være fx en konference).
                  • I kan selv oprette henvisninger inden for jeres sektion, se
                    http://typo3.au.dk/nyheder/nyhed/artikel/saadan_opretter_du_henvisninger/
                  • Større konferencer kan få eget domæne i stil med zzz.au.dk. Kontakt undertegnede.
                  • Kommer en forsker til jer og beder om oprettelse af et domæne (yyy.au.dk) for et nyt center med egen branding, skal dekanatet sige OK først. Enten tager I selv kontakt til chefrådgiver Marianne Fejerskov Løyche (MFL) og får dekanatets godkendelse og videresender den mail til mig, eller I går til mig, og jeg kontakter MFL. Hvis det nye center ikke behøver selvstændig branding, vil det sandsynligvis være enklere at få dekanatets godkendelse. I forbindelse med eksterne bevillinger er der ofte et krav om en hjemmeside. Det er ikke et problem, vi skal bare tjekke med dekanatet for god ordens skyld.
                  • Tommelfingerregel: Tjek med den lokale leder (institutleder eller dekan) før processen omkring et nyt domæne sættes i gang.
                  • Igen, der kommer snart en mere detaljeret politik fra Backoffice.
                  • Tilføjelse: En forskningsgruppe 'abc' under institut zzz skal altid oprette sin hjemmeside under zzz og bede sin lokale typo3-administrator om henvisningen zzz.au.dk/abc, som hopper til forskningsgruppens sektion under zzz.au.dk - med mindre der er tale om et tværfagligt samarbejde, så kontakter man msodemann@science.au.dk.
                • Administrative Indgange: Jeg minder om, at der for hvert institut/center ligger et relevant link på siden medarbejdere.au.dk/indgange/. I kan overveje at linke til det fra jeres medarbejdersider, hvis ikke I allerede gør det.
                • Oprydning: Vi er alle ofte generet af lange svartider i TYPO3. Backoffice har givet udtryk for, at det kan skyldes de mange ’gamle’ importerede sites, som ligger i backend. Jeg vil bede de af jer, som er gået i luften med nyt design, melde tilbage om I er helt færdige med at ’flytte’ fra gammelt til nyt, så vi kan slette de importerede dele af jeres sidetræ. Vær gerne specifikke med id-nummer på den/de grene, vi må slette.
                • Campaign Monitor: Som nogen af jer vil vide, skal TYPO3’s nyhedsbrevsmodul Directmail udfases. Det sker ikke pludseligt eller uden varsel. Produktionen af nyhedsbreve skal foregå i systemet Campaign Monitor. Lige nu er Backoffice hårdt spændt for med hensyn til oprettelser i Campaign Monitor. De anbefaler, at man sender en mail til typo3@au.dk, hvis man ønsker at komme på en workshop/introduktion til Campaign Monitor. Var det en ide, om bare én enkelt fra hvert institut/center skrev sig op til dette i første omgang? (Desuden, hvis jeres institut/center allerede har et nyhedsbrev i Directmail, så skriv ligeledes til typo3@au.dk og gør dem opmærksom på, at også jeres nyhedsbrev i Directmail skal flyttes til Campaign Monitor.)
                • Erfamøde: På opfordring fra et institut vil jeg inden alt for længe indkalde til et møde, hvor I kan diskutere indhold og erfaringer med udgangspunkt i jeres sektioner på au.dk. Jeg skal lige finde et egnet lokale, så vender jeg tilbage. Backoffice har lovet at stille op med en repræsentant : )

                Mail sendt den 1. marts 2012

                1. Nye sites/sektioner siden chem.au.dk: cse.au.dk og mbg.au.dk. Det ser godt ud!
                2. Link til min status for institutter og centre:
                  docs.google.com/spreadsheet/ccc (opdateret 28. februar). Send gerne kommentarer/rettelser til mig.
                3. Christina Troelsen rundsendte mail vedrørende nye billeder til jeres sider og fokusfelt den 28. februar. Tip: Bemærk at det har en god effekt at benytte Retur (ikke Shift-Retur) i teksten i jeres fokusfelt, prøv ad. Og marker evt. noget tekst som Bold. Der kan knyttes link til tekst, hvis teksten står i en bullet-liste i fokusfeltet. Billedet til fokusfelt bør uploades som 350 px X 1050 px.
                4. Tjek følgende link vedrørende status for oversættelse og send opdateringer til mig:
                  docs.google.com/open
                  Fakturaer fra oversættere godkendes af kommunikationschef Jens Christian Pedersen, og det er vigtigt at al information er med jf. min mail sendt til jer den 10. februar.
                5. Mange af jer spørger til jeres studieportal. Vi er tæt på og har en prototype klar. Det er besluttet at Datalog/CS bliver ’testinstitut’, så vi kan rette det sidste til, inden I andre får jeres. I kan se prototypen her studerende.au.dk/prototype/. Vi arbejder stadig på den. (Links sættes først på, når prototypen bliver lagt ud i hver studieportal. Samtidig oprettes redaktørgrupper, som vil tage udgangspunkt i redaktørgrupperne for institutter/centre.)
                6. Grafiker Britta Munter ved ST vil udarbejde organigrammer for de institutter og centre, som er interesserede (det er ikke et ’must’). I kan tage direkte kontakt til Britta: au.dk/brm@dmu.dk
                7. Og sidst men ikke mindst: For at lette jeres adgang til support, kobler ST sig nu på den centrale support, som ligger i systemet FogBugz. (I kender allerede FogBugz, hvor I får et Case-nummer, hvis I skriver til typo3@au.dk, og muligheden for at følge status via et link.) Backoffice er i gang med at sætte det op, men jeg afventer en ny fælles ST ’support-mailadresse’ fra AU IT Helpdesk, før vi kan komme videre. I får nyt, så snart der er nyt. Indtil videre kontakter I stadig Helle Thomsen, Søren Tobberup eller mig, når der er spørgsmål.
                1. Institut for Kemi er gået i luften med det nye design, se chem.au.dk. Det ser godt ud og er en appetitvækker, synes jeg. Andre institutter er også meget tæt på at være klar.
                2. Tjek link til statusoversigt og indberet rettelser/opdateringer til msodemann@science.au.dk:
                  docs.google.com/spreadsheet/ccc
                3. Jeg arbejder lige nu på studerende.au.dk for at få de kommende fagportaler klar. Der har været tekniske problemer med den installation studerende.au.dk ligger på, og det har skabt forsinkelse desværre. Måske er der godt nyt på fredag.. måske først i uge 8.
                4. I uge 7 (13. - 17. februar) holder jeg ferie – Helle holder ferie på et senere tidspunkt.
                5. Hvis du ikke har behov for at stå på min mailliste, så bare sig til : )

                Mail sendt den 20. januar 2012

                1. Mht. det eksterne univers så følger her tips til jeres institutforside, inddelt i tre punkter:
                  1. Benyt et AU fokusfelt 2011 [Template] element øverst på forsiden. Upload billede og indtast tekst/overskrift i ’Indholdstekst’ (se evt. vedhæftede eksempel). Vælg billedhøjde = 270. Og så kan man vælge temafarve for fokusfeltet. Sidens titel sammen med den blå bjælke over fokusfeltet fjernes af backoffice, så giv besked til mig, når I vil have det væk.
                  2. Under fokusfeltet indsættes et Dynamisk 3kolonner (2011) [Template] element. Kolonnen helt til højre kan fx benyttes til at sende studerende videre til studerende.au.dk (se fx psy.au.dk om inspiration). De to kolonner til venstre kan benyttes til nyheder og arrangementer.
                  3. Nederst på forsiden indsættes et Local Footer [Template] element, som har fire kolonner. Thomas i backoffice er den som indsætter instituttets kort i footerens venstre kolonne. Giv besked til mig, når I er klar til at få instituttets kort lagt i footeren.
                2. Mht. universet medarbejdere.au.dk: Flere af jer har allerede lagt sider ind. Vi håber endnu flere kommer i gang med den del af arbejdet.
                3. Mht. universet studerende.au.dk: I får adgang til jeres respektive uddannelser så snart ST har opbygget strukturen under studieportalen. Det bliver forhåbentlig snart, men jeg tør ikke sætte en dato på..
                4. Helle er den, som tager sig af alt det tekniske. Ring til hende eller send hende en sms, når I er nået så langt I kan med opsætning af jeres institut- og medarbejdersider, så får hun det sidste tekniske på plads.
                5. Tjek min ’institutstatus’ på følgende link og send mig endelig jeres opdateringer:
                  docs.google.com/spreadsheet/ccc
                6. Mht. deadline for det eksterne univers og medarbejderuniverset: Vi håber at få de første institutter i luften i løbet af de næste to uger. Forhåbentlig følger alle med i løbet af februar måned, alt afhængigt af, hvor langt I er nu. Betragt udgangen af februar som jeres deadline.

                Mail sendt den 10. januar 2012

                En lille opdatering herfra: Jeg ved fra Helle, at I alle er i fuld gang med institut- og centerhjemmesider. Helle og Søren har det fulde overblik. Selv har jeg brugt de første dage til at sætte mig ind i de opgaver, som ligger og venter. På følgende link ligger min egen oversigt over status på konverteringsprojektet – med forbehold for opdateringer vedrørende de opgaver, Helle og Søren arbejder på netop nu:
                docs.google.com/spreadsheet/ccc

                Når I er nået dertil, at I ikke kan komme videre med jeres hjemmeside, så kontakt Helle/Søren, som vil få de tekniske detaljer på plads.

                451 / {$plugin.au_config.installationId}