Powermail

Powermail er et plugin i TYPO3 som giver dig mulighed for at lave avancerede formularer.

Formålet med formularer er typisk standardisering af indhold fra en bruger/kollega. Powermail bliver typisk brugt til fx kursustilmeldinger eller ansøgninger.

I denne vejledning forklarer vi  standard funktionaliteten. Der er flere muligheder i funktionaliteten, som du kan få hjælp til ved din websupport, hvis du har behov for det.

NB: Powermail må ikke indeholde personfølsomme oplysninger. Hvis personfølsomme oplysninger er en del af kommunikationen med brugeren, skal du i stedet bruge PDF-formularer eller andre sikre systemer. Powermail må ikke være eneste opbevaringssted for de indtastet oplysninger. De informationer, der ligger i Powermail, kan ikke sikres i forbindelse med opdateringer og opbevaring er ikke formålet med funktionen.

Opret powermail

Inden du går igang skal du være opmærksom på:

  1. Man ikke kan kopiere et eksisterende powermail-element og redigere kopien, for at bruge den på ny. Kopien bruger samme formular som originalen. - Redigerer man kopien, redigerer man samtidig originalen. Med andre ord fungerer en kopi som en reference mellem to formularer. Du kan dog kopiere selve powermail-formularen. Se vejledningen.
  2. Hvis man flytter sit powermail-element, bliver powermail-formularen ved med at være gemt på den side, hvor man oprettede det. Dvs. man risikerer, at powermail-formularen bliver slettet, hvis siden slettes. Husk derfor at flytte både powermail-element og powermail-formular. Se vejledningen.

Du opretter en ny powermail-formular ved at:

  1. Gå til den side hvorpå du ønsker din powermail-formular
  2. Tilføj et nyt indholdselement
  3. Vælg Plugins
  4. Vælg Powermail

 Elementet er indsat og du skal nu oprette powermail-formularen:

  1. Gå til Plugin
  2. Du opretter en ny formular ved at klikke på plusset

 

 

  1. Navngiv din formular med et navn, så du kan finde den igen senere
  2. Opret og navngiv den første side i din formular
  3. Tryk Gem og luk 

  1. Under Primære indstillinger finder du din formular ved at klikke på dropdown knappen.
    Her kan du se samtlige oprettede formularer, men det er din egen, du skal vælge, med mindre du ønsker at bruge præcis samme formular på to forskellige sider.
  2. Vælg din formular og tryk Gem og luk.

Åben redigeringen af dit powermail-element og du kan nu foretage de overordnede indstillinger. 

  1. Viser hvilken formular, der er i brug i powermail-elementet. Du tilgår redigering af formularen ved at trykke på linket.
  2. Viser hvilken side dit powermail-element er gemt på.
  3. Skal det være muligt for brugerne at godkende indtastet data før, de sender formularen afsted?
  4. Skal brugerne indtaste e-mail to gange, så man er sikker på, at de har tastet rigtigt?
  5. Hvis du har brug for, at din formular indeholder mange datafelter, kan det være en god ide, at opdele din formular i flere sider.
  6. Udfyld dette felt, hvis den indsendte data skal gemmes på en anden side end den, hvor du har oprettet din powermail-formular på.

 

 

Opret felter

Formålet med formularen er, at den løser dit behov som afsender, men tjek også at den er forståelig for brugerne.

  1. Overvej om du reelt vil bruge alt informationen, som du beder brugeren om at indtaste eller om du kan spare nogle felter.
  2. Bliver formularen for lang og kludret, vil den kræve support og ikke give det udbytte, du måske havde forventet.   

 

  1. Sider er din mulighed for at lave visuelle opdelinger i formularen eller i tilfælde af, at du har valgt en visning i flere trin, vil det være en opdeling af siderne. Klik på ”Opret ny side” for at oprette en ny. Siden skal have et navn og der skal være minimum én side i en formular.  
  2. Felter, er din formulars input-felter og laves på selve siderne. Klik ”Opret ny Felter” for at oprette nye. 
  3. Felttyper: Du skal selv definere alt i formularen og skal derfor oprette alle felter inklusiv en knap til at sende formularen med. Se de forskellige felttype muligheder på eksempel formular.
    Hvert felt kræver nogle forskelle oplysninger og når du vælger en ny felttype, vil typo3 automatisk loade de nødvendige feltoplysninger. Det betyder i mange tilfælde, at den lukker sidetræet sammen, og du skal finde feltet igen. 
  4. Husk at klikke af hvilke felter, der indeholder brugerens navn og e-mail. Det er de data Powermail skal bruge for at kunne sende formularen rigtigt afsted med de rette oplysninger.

I fanebladet udvidet under hvert felt, har du mulighed for at lave yderligere indstillinger for feltet.

  1. Skal feltet være obligatorisk - dvs. at formularen ikke kan sendes, før det er udfyldt korrekt.
  2.  Ved validering kan du bestemme hvilken type indhold, brugeren skal udfylde et felt med - fx kun med tal eller bogstaver.
  3. Er der behov for en hjælpetekst ved et felt, kan du tilføje den under beskrivelse. I frontend bliver det illustreret ved et ”i” efter feltnavnet.
  4. Hvert felt har en variable, som kan bruges når man opsætter automatiske mails til afsender og modtager.

OBS! Ved felter hvor brugeren skal indtaste sin e-mail, er det nødvendigt at feltet indstilles som et obligatorisk felt med valideringen "E-mail", for at sikre at powermailen sender korrekt.

Modtager

Ønsker du at modtage en e-mail, når en bruger har udfyldt og sendt formularen, skal du udfylde følgende fire punkter under "Modtager".

  1. Brugerens navn. Her kan du hente variablen fra det felt, hvor brugeren har udfyldt sit navn.
  2. Her indsætter du den e-mail, som skal modtage besked om, at brugeren har sendt formularen.
  3. Her indtaster du emne for den mail du modtager, når brugeren sender formularen afsted. NB. dette felt skal være udfyldt, før Powermail vil sende mailen afsted.
  4. Her kan du skrive en tekst til dig selv om, hvilke data du modtager. Du kan selv indstille hvilke data, du vil se i mailen ved at indsætte de forskellige felters variabler. Ved at skrive {powermail_all} bliver alle felter i din powermail-formular vist i mailen.

Afsender

Ønsker du at brugerne modtager en e-mail, når de har udfyldt og sendt formularen, skal du udfylde følgende fire punkter under "Afsender".  

  1. Her indtaster du det navn, som skal stå som afsender af mailen.
  2. Her indsætter du e-mail adressen på den, som skal stå som afsender af mailen til brugeren.
  3. Her indtaster du emne for den mail, brugeren skal modtage. NB. dette felt skal være udfyldt, før Powermail vil afsende mailen.
  4. Her kan du skrive en tekst til brugeren som kvittering for den udfyldte formular. Du kan selv indstille hvilke data, du vil bruge i mailen, ved at indsætte de forskellige felters variabler. Ved at skrive {powermail_all} bliver alle felter i din powermail-formular vist i mailen.

Svarside

Svar siden er den information brugeren kommer til, når de klikker ”send” på formularen.
Der er to muligheder for valg af en bekræftelsesside.

  1. Vil du bruge samme side, som den powermail-formularen ligger på, skal du udfylde Send siden. Den udfyldes, som du ville gøre ved et almindelig tekst element. Du kan personliggøre bekræftelsen ved at bruge dine felters variabler. Fx Kære {navn}.
  2. Vil du gerne videresende brugeren til en anden bekræftelsesside, kan du indtaste linket til den ønskede side her. NB: Du kan ikke gøre begge dele (1+2). Når der er sat link ind til en anden side, vil den blive benyttet og det er på den, du skal oprette din svartekst. Fx "Tak for din tilmelding. Du hører fra os hurtigst muligt."

Find og eksporter formulardata

Data bliver sendt til modtageren, men bliver også automatisk gemt i TYPO3. Du finder data via følgende trin:

  1. Gå til den side hvor din powermail er gemt.
  2. Vælg Powermail (Mails i engelsk backend) i venstremenuen.
  3. Du får automatisk en visning af data, der er registreret, som vist nedenfor.
  4. Du kan desuden eksportere data, hvilket gøres fra menupunktet Powermail. Her har du mulighed for at eksportere .csv og .xls. OBS. Hvis du klikker på Excel-ikonet og gemmer filen, så husk at vælge Excel-format som filtype (altså ikke .html, som dialogboksen foreslår).

Kopier en powermail-formular

Vil du gerne genbruge en eksisterende Powermail, og blot ændre et par af felterne, skal du kopier selve Powermail-formularen.

  1. Gå til den side hvor den Powermail, du vil kopiere, er gemt.
  2. Skift til listevisning i venstremenuen.
  3. Scroll ned til du kommer til Formularer. Her kan du finde Powermail-formularen, som er brugt på siden i Powermail-elementet.
  4. Tryk på ikonet ud for formularen og vælg kopier.

  1. Gå nu til den side hvor du ønsker at bruge kopien af Powermail-formularen.
  2. Skift til listevisning i venstremenuen.
  3. Indsæt Powermail-formularen ved at trykke på indsæt ikonet øverst.

Der er nu oprettet en kopi af Powermail-formularen på siden, hvor den nye Powermail-formular også er blevet gemt.

Det er en god ide at skifte navn på Powermail-formularen, så du kan finde den igen, når du sætter Powermail-elementet op.

NB: Hvis du har kopieret en Powermail-formular med et sproglag, kommer oversættelsen automatisk med over. Du risikerer dog, at sproglaget ikke blive brugt i din nye Powermail-formular, hvis du omdøber formularen. Der er dog et workaround:

  1. Sørg for, at den side, som kopien skal indsættes på også har en engelsk sideversion (/andet sproglag).
  2. Sørg for at omdøbe både den danske og den engelske version af formularkopien

 

Originalen på side X: Via listevisning kopierer man formularen fra side X og indsætter kopien på side Y. 

Kopien på side Y: Man omdøber både den danske og den engelske version af formularen ved at tilføje hhv. KOPI 1 og KOPI 1 UK vha redigeringsblyanten.

På side Y laver man powermail-plugin-elementet, og oversættelsen af elementet.

Når man nu tjekker den engelske version af elementet på side Y kan man se, at den fanger den engelske version af formularen.

 

 

 

 

Oversæt powermail til andet sprog

Bliver din Powermail brugt på en side, som skal læses af både danske og engelske brugere, er det en god idé også at over sætte felterne i Powermail-formularen.

  1. Opret først en oversættelse af selve Powermail-elementet på siden.
  2. Gå til liste-visning i ventremenuen.
  3. Find Powermail-formularen i listevisningen under Formularer.
  4. Åben redigeringen
  5. Skift sprog til (NY) øverst på siden.
  6. Du kan nu oversætte titel på formularen, felterne osv.
  7. Gem og luk

 

 I liste-visningen kan du nu se og redigere den oversætte version af Powermail-formularen.

Flyt en powermail-formular

Har du behov for at flytte en powermail hen på en anden side, end der hvor den er oprettet, skal du flytte selve Powermail-formularen.

  1. Find den side hvor Powermail-formularen ligger.
  2. Gå til listevisningen 
  3. Find formularen og tryk på klippeværktøjet.
  4. Gå til den side hvor du ønsker Powermail-formularen gemt og indsæt den.

Alle indsamlede data og eventuelle sprogversioner af Powermail-formularen flyttes automatisk med over på den nye side, og vil blive gemt der.

Responsive formularer - tooltips

Powermail formularerne er som standard responsive og tilpasser sig derfor den platform, den bliver vist på. I udgangspunktet får man dog ikke tooltips på sine formularer, når de vises på små skærme.

Hvis man gerne vil have tooltips vist i sin powermailformular uanset skærmstørrelsen, skal man gøre følgende:

  1. Gå ind under sideegenskaber på den side, powermailformularen er placeret på.
  2. Vælg fanebladet "Extended"
  3. Indsæt følgende i feltet "Field for extra javascript":

jQuery(document).ready(function () { jQuery('.tx-powermail .powermail_fieldset [title]:not([title=""])').tipso({ background : '#aaa', position : 'top-left', useTitle : true }); });

<link rel="stylesheet" type="text/css" href="//www.aucdn.dk/vendor/css/tipso.min.css" media="all">
<script type="text/javascript" charset="UTF-8" src="//www.aucdn.dk/vendor/js/tipso.min.js"></script><script type="text/javascript">
jQuery(document).ready(function () {
jQuery('.tx-powermail .powermail_fieldset [title]:not([title=""])').tipso({                                                         background        : '#aaa',
  position          : 'top-left',
  useTitle          : true
                             });
});
</script> 

Slette formulardata fra Typo3

Det er kun muligt at slette max 25 poster ad gangen.

Det gøres i backend modulet ’Powermail’ ved at markere posterne ved at klikke på øverste [+] yderst til højre og derefter nederst – igen yderst til højre – klikke på det fremkomne skraldespandsikon:

Opbevare formulardata i Typo3

Dette er kun relevant, hvis der ikke er tale om personfølsomme data. I disse tilfælde, må data ikke opbevares i TYPO3, men skal indsamles via https og sendes via en sikker forbindelse til den rigtige modtager.

For at undgå en manuel sletning af formulardata kan man oprette selvstændige undersider (der ikke gøres synlige i frontend), der kan benyttes som containere til indsendte formulardata. Herefter kan man så konfigurere selve PowerMail formularen til at lagre data på en sådan side. Hvis man så ændrer pegepinden til en ny side når man er færdig med at behandle de indsendte data, kan man let slette de gamle data ved at slette undersiden.

Derved undgår man at skulle bruge tid på (jvf ovenstående afsnit) at slette 25 poster ad gangen.

1011 / {$plugin.au_config.installationId}