Filhåndtering i TYPO3

Har din side og din filliste eksisteret i lang tid, kan der have været mange forskellige administratorer og redaktører, der har oprettet filmapper og uploadet filer. Så kan der være brug for at rydde op i fillisten for at bevare overblikket og holde styr på filerne.   

1. Skab overblik over mappestrukturen 
   Sørg for, at du har det fulde overblik over mapperne og mappestrukturen i din filliste. For at få det, er det vigtigt, at du bruger en brugerrolle, som giver den bredeste adgang til fillisten, så der ikke eksisterer filmapper, du ikke er opmærksom på, fordi du ikke umiddelbart kan se dem. Kontakt evt. din lokale websupport, hvis du er i tvivl.
2. Ryd op i mapperne 
   Har du flere mapper, som bliver brugt til at gemme filer om det samme emne, er det en god ide at rydde op i dem. Ellers kan det være svært at bevare overblikket over filerne. Vær dog opmærksom på, at hvis du flytter en fil fra en mappe til en anden i fillisten, vil filen få en ny url, og eventuelle links til den tidligere url vil give en fejl. Læs mere under afsnittet Forskel på filer og sider. 
3. Begræns redaktørernes brugerroller
   Har dine medredaktører adgang til alle eller en stor del af mapperne i fillisten, selvom de ikke skal bruge dem, er der en risiko for, at de kommer til at lægge filer i en forkert mappe. Det gør det svært at holde styr på filerne. Tilpas redaktørernes brugerroller, så de kun har adgang til de mapper, der hører sammen med de sider, de er redaktører for.

Du skal vide, hvem der er ansvarlig for hvad. Det gælder både for siderne på dit website, og filerne i din filliste. Mappestrukturen i fillisten stemmer ofte ikke overens med strukturen på dit website, med mindre du har været virkelig opmærksom på løbende at ensrette de to. Det er derfor en god ide at holde styr på, hvem der har ansvaret for de enkelte mapper.

1. Kortlæg, hvem der er ansvarlig
   Lav en oversigt over din mappestruktur i fillisten og kortlæg, hvilken redaktør der er ansvarlig for de enkelte mapper.
2. Tilpas brugerrollerne
   Sørg for, at der er overensstemmelse i mellem, hvilke mapper i fillisten dine medredaktører har ansvaret for, og hvad de har adgang til med den brugerrolle, de har.
3. Hold oplysningerne opdateret
   Redaktører bliver ofte udskiftet og nye kommer til. Opdater jævnligt oplysningerne om, hvem der er ansvarlig for mapperne i din filliste og sørg for, at redaktørerne kender deres ansvar.  

Over tid vil der blive oprettet flere og flere filer i fillisten. Nøglen til at have styr på sine filer er derfor at have en fast praksis for at få ryddet op med jævne mellemrum samt have nogle retningslinjer for oprydningen, som den enkelte redaktør kan følge.  

1. Ryd op med fast interval
   Gør det til en tilbagevendende opgave, at du og dine medredaktører løber filmapperne igennem og sletter filer, der ikke længere er i brug.
2. Slet filer, som ikke bliver brugt
   TYPO3 er ikke et arkiv. Hvis en fil ikke bliver brugt til noget, bør du overveje, om den skal slettes. Er du i tvivl om, hvorvidt filen skal bruges igen på et senere tidspunkt, kan du altid gemme den et andet sted. 
   
   Du kan bl.a. se, om en fil bliver brugt, ved at undersøge, om der linkes til den. Det kan du bruge funktionen med referencer til filer til, som er beskrevet i afsnittet Sådan sletter du tilknyttede filer, når du sletter en side. Funktionen er dog ikke perfekt, og nogle filer, fx. logo- og CSS-filer, må ikke slettes, selvom der ikke er nogen link til dem. Så man skal altid tænke sig om, inden man sletter en fil i fillisten. 
3. Lav regler for, hvor længe filer gemmes
   Det kan være en god ide at beslutte, hvor længe indhold, herunder filer, skal ligge på hjemmesiden. Lægger du fx. referater fra faste møderækker op som pdf-filer, har brugerne næppe behov for at finde referater, der går langt tilbage i tid. Lav fx. en regel om, at der er referater fra de sidste 2 eller 3 år på dit website. Ældre referater slettes og gemmes evt. andre steder.