Webgovernance for indhold i TYPO3

Dette er modellen for kvalitetssikring af indhold i TYPO3. Modellen er med til at sikre, at de vigtige principper fra AU digitaliseringsstrategi overholdes i forhold til universitetets hjemmeside. 
I digitaliseringsstrategien for AU er et af de vigtige digitaliseringsprincipper, at der ved alle hovedprocesser og it-systemer skal være udpeget ansvarlige, der har til opgave at sikre optimal tilrettelæggelse og systemunderstøttelse af den angivne forretningsproces på tværs af organisation og systemer.
Modellen er godkendt i LEA i 2017. Den oprindelige indstilling kan findes nederst på siden. 

Governancemodel

Lokalt indhold Fælles indhold Rammer
Overordnet/strategisk ansvar Dekanen UFU, UFFE, LEA, UNILED UNILED
Taktisk ansvar Op til den enkelte dekan Udvalg på VD/ funktionschef niveau Komforum
Dagligt operationelt ansvar Op til den enkelte dekan Redaktioner med bred repræsentation AU IT / Webkoordinationsudvalget

Forklaring af begreberne 

  • Overordnet/strategisk ansvar: På dette niveau sættes den overordnede strategiske retning, der træffes større beslutninger og der sikres finansiering til større projekter. Udvalg på dette niveau behandler indstillinger, der produceres på det taktiske niveau og fungerer som det organ, der eskaleres til, hvis det ikke er muligt at nå til enighed på det taktisk niveau. 
  • Taktisk ansvar: På dette niveau sikres den løbende fremdrift i arbejdet med hjemmesiden. Der sættes evt. mål for arbejdet og der sikres bred forankring af større tiltag i organisationen, hvor det er nødvendigt. Udvalg på dette niveau sikrer, at den overordnede strategiske retning udmøntes. Her reageres der samtidigt på ønsker/forslag/indstillinger fra de aktører, der har det daglige ansvar og som sikrer, at der træffes de nødvendige løbende beslutninger, for at kunne udføre arbejdet. 
  • Dagligt ansvar: Aktørerne på dette niveau laver handleplaner, opsætter principper og guidelines for indhold, prioriterer opgaver i det daglige og måler om igangsatte tiltag har den ønskede effekt.  

 

Bærende principper

Klar adskillelse af ansvaret for indhold og teknik/design 

Med modellen placeres ansvaret for indhold på hjemmesiden så tæt som muligt på de administrative eller faglige miljøer, der står for de aktiviteter, indholdet omhandler.  

Ansvaret for de fælles rammer som fx webdesign, informationsarkitektur og teknik placeres til gengæld tæt på universitetets weborganisation (webspecialisterne i AU IT og i de administrative centre).  

Lokal forankring af ansvaret for størstedelen af indholdet på hjemmesiden 

Det lokale indhold på interne og eksterne hjemmesider for fakulteter, institutter, centre, projekter, konferencer mv. udgør langt størstedelen af det samlede indhold på universitetets hjemmeside. Fet er op til den enkelte dekan, at tage ansvar for at organisere arbejdet med indholdsproduktionen på disse sider. Det betyder, at dekanen skal sikre, at der er tilstrækkelige ressourcer til rådighed til arbejdet, og at der er en lokal organisering, der kan støtte og supporte de mange webredaktører, der dagligt arbejder på hjemmesiderne. Fakulteterne forventes selv at kunne varetage 1. level support af redaktørerne.  

Ansvaret for det fælles indhold forankres på højt ledelsesmæssigt niveau  

Det overordnede ansvar for fælles indhold på hjemmesiden forankres så højt som muligt i organisationen. Det bliver dermed en opgave for universitetsledelsen og de centrale udvalg at sikre, at indholdet på hjemmesiderne på én gang understøtter universitetets overordnede mål og strategi, og at de samtidigt fremstår brugervenlige og let tilgængelige for brugere og kunder på universitetet. Forankringen på dette niveau anses for nødvendig, da hjemmesiden og især de fælles sider ofte ender med at blive ”kampplads” for de mange og ofte modsatrettede ønsker til indholdet, der findes i organisationen. Dette kan føre til løsninger, der ikke er brugervendte og som i høj grad afspejler en 'indefra og ud' logik.  

Ansvaret for de overordnede rammer 

Det overordnede systemejerskab for universitetets CMS ligger ved funktionschefen for Portefølje og udvikling i AU IT. Enheden for brugeroplevelser i AU IT fungerer som forvaltningsorganisation og støtter derudover indholdsproduktionen med råd og vejledning og ved at udvikle ny funktionalitet til hjemmesiden.  

Det daglige ansvar for hjemmesidens design, den overordnede informationsarkitektur samt prioriteringer af forvaltningsressourcerne placeres i det såkaldte webkoordinationsudvalg, hvor webspecialisterne fra de administrative centre mødes med webspecialisterne fra enheden for brugeroplevelser.  

I tilfælde af uenigheder om prioriteringer i webkoordinationsudvalget diskuteres prioriteringerne i Komforum.  

Større indholdsopgaver, som i høj grad involverer enten webspecialisterne eller webudviklerne i AU IT, projektgøres og prioriteres som en del af den samlede porteføljestyring. Chef for Portefølje og udvikling vurderer sammen med porteføljeudvalget og i dialog med opgavestillere, om et givent udviklingsønske har behov for at blive projektgjort. 

Koordinering på tværs 

Ansvaret for indholdet distribueres ud til flere forskellige fora, der normalt ikke koordinerer sager internt. Der er derfor en risiko for, at helhedsperspektivet på hjemmesiden ikke varetages. Komforum er derfor ansvarlige for helhedsperspektivet på hjemmesiden. Dette forvaltes ved, at Komforum orienteres om større indholdsprojekter, og at medlemmer fra Komforum inviteres med ved drøftelser om hjemmesiden i de omtalte fora.  

Udfoldelse af modellen - ansvar for fælles indhold

Herunder er modellen udfoldet for de grupper som står for produktion, vedligehold og kvalitetssikring af fællesindhold. 
Da organiseringen på fakulteterne omkring hjemmesiden er meget forskellig, er modellen ikke udfoldet for det lokale indhold. Det er op til den enkelte dekan at vurdere, om det på fakulteterne giver mening at arbejde med den foreslåede lagdeling af ansvaret. 

Kvalitetssikring af fælles indhold 

Hvad 

Overordnet ansvar 

Strategisk/taktisk ansvar 

Dagligt ansvar 

Omfatter 

Rekrutterings-information 

UFU 

LGU (kredsen af funktionschefer på uddannelsesområdet i fællesadministrationen og på fakulteterne)  

Studieguideredaktionen 

  • au.dk/uddannelse 

  • bachelor.au.dk, kandidat.au.dk, tilvalg.au.dk 

Information  
om forskning 

UFFE 

Komforum 

Kommunikation og Presse i Universitetsledelsens Stab 

Information om ph.d.-området 

Ph.d.-skoleleder kredsen 

Administrative ledere for ph.d.-skolerne  

(+ funktionschef for talentenheden)  

Redaktion for ph.d.-information  

 

  • talent.au.dk/phd 

  • phd.au.dk 

  • ph.d.-skolernes øvrige hjemmesider 

Information om samarbejde med erhvervsliv mv. 

Erhvervsudvalget 

Koordinationsgruppen for  
erhvervssamarbejde 

(med støtte fra Komforum) 

Redaktion for information om samarbejde 

(skal etableres) 

  • www.au.dk/samarbejde/ 

  • au.dk/evu, alumner.au.dk og karriere.au.dk 

  • Koordinere information om samarbejde på fakulteternes sider 

AU Profilinformation 

UNILED / Rektor 

Komforum 

Kommunikation og Presse i Universitetsledelsens Stab 

  • Den fælles forside 

  • Om AU 

Medarbejderservice 

LEA 

Komforum 

Redaktion for medarbejderservice 

  • Alt under medarbejderservice 

  • Koordinering af snitflader til medarbejderportaler 

Studerende.au.dk 

UFU 

LGU 

Redaktionen for studerende.au.dk 

  • Alle studieportaler 

Alle nævnte udvalg og redaktioner (på nær redaktionen for erhvervssamarbejde) er allerede etablerede.

Praktisk eksempel på modellen

Eksempel på udfoldelse af modellen på et praktisk område: Erhvervssamarbejde

Overordnet/strategisk ansvar 

Taktisk ansvar 

Dagligt operationelt ansvar 

Erhvervsudvalget 

Koordinationsgruppen for erhvervssamarbejde 

Redaktion/arbejdsgruppe  

Hvilket ansvar ligger her 

På dette niveau sættes den overordnede strategiske retning, der træffes større beslutninger og der sikres finansiering til større projekter. Udvalg på dette niveau vil skulle behandle indstillinger, der produceres på det taktiske niveau og vil skulle fungere som det organ, der eskaleres til, hvis det ikke er muligt at nå til enighed på det taktisk niveau. 

Hvilket ansvar ligger her 

På dette niveau omsættes strategiske ønsker og målsætninger til konkrete handlingsplaner og projekter. Samtidigt sikres det, at der er løbende fremdrift i arbejdet med at udmønte disse planer. Dette gøres fx ved at sætte mål for arbejdet på det operationelle niveau. Udvalg på dette niveau skal samtidigt reagere på ønsker/forslag/indstillinger fra de aktører, der har det operationelle ansvar, og skal sikre, at der træffes de nødvendige løbende beslutninger, for at de kan udføre deres arbejde. 

Hvilket ansvar ligger her

Aktørerne på dette niveau arbejder med at udvikle, implementere og drifte de løsninger, der besluttes i koordinationsgruppen. På dette niveau opsættes principper og guidelines for indhold, de daglige opgaver prioriteres, der formuleres krav til teknisk udvikling og opsættes målemetrikker, der kan bruges til at dokumentere om de løsninger, der etableres, lever op til de ønskede målsætninger. 

Eksempel på konkret praksis 

Erhvervsudvalget beslutter, at erhvervssamarbejde skal være et indsatsområde for universitetet. Man beslutter samtidigt, at det skal afspejle sig på hjemmesiden, at man ønsker at gøre det nemt for universitetets eksterne målgrupper at finde relevant information på hjemmesiden. Man beslutter, at information om erhvervssamarbejde primært skal ligge på fakulteternes hjemmesider, men at det skal være nemt at bevæge sig på tværs af universitetet i sin søgen efter information. Udvalget beder koordinationsgruppen om at lave et beslutningsoplæg vedr. indsatsen. 

Eksempel på konkret praksis 

Koordinationsgruppen laver efterfølgende et forslag til en proces (evt. et projekt) der skal sikre, at hjemmesiden understøtter det strategiske ønske om at gøre det nemt at finde information om erhvervssamarbejde på hjemmesiden. Koordinationsgruppen formulerer en udfoldet målsætning og sætter nogle konkrete mål for indsatsen. Hvis der er behov for ressourcer, søges disse ved erhvervsudvalget. Efter godkendelse i erhvervsudvalget sørger koordinationsgruppen for, at der nedsættes en arbejdsgruppe eller en redaktion, der kan være udførende i bestræbelserne, og koordinationsgruppen sørger for løbende at følge op på arbejdet i arbejdsgruppen/redaktionen.     

Eksempel på konkret praksis 

Der etableres en redaktion med medlemmer, som til dagligt arbejder med hjemmesider, og som kan repræsentere de behov og ønsker, der er kommet fra koordinationsgruppen. Det kunne være én person pr. fakultet, en fra webafdelingen og en redaktør fra AU FE. Arbejdsgruppen gennemfører sammen med en evt. projektleder en analyse og tilrettelægger en proces for at gennemføre ændringerne. Begge dele godkendes i koordinationsgruppen. På dette niveau sikres det via inddragelse af brugere og User Experience kompetencer, at der tilbydes en brugeroplevelse til de væsentligste interessenter. Efter implementering fungerer arbejdsgruppen som stående redaktion for vedligeholdelse af siderne. 

Kommunikationsfaglig sparring 

Chefen for kommunikation og presse og/eller webchefen i AU IT inviteres med  på udvalgte møder, når der er væsentlige webfaglige spørgsmål på dagsordenen. 

Repræsentanter for Komforum inviteres med i processen med at formulere målsætninger og projektforslag. Det endelige beslutningsoplæg drøftes i det samlede Komforum.  

Repræsentanter fra kommunikationsafdelingerne og US deltager i arbejdsgruppen/projektgruppen og webafdelingen i AU IT inddrages i forbindelse med udarbejdelse af analyser, brugerinddragelse, design, funktionalitet mv.