Retningslinjer for medarbejdere.au.dk
Hvordan er medarbejdere.au.dk bygget op?
Medarbejdere.au.dk er AU's interne sider for medarbejdere på Aarhus Universitet. Medarbejdere.au.dk består dels af medarbejderservice, som indeholder administrativ information til medarbejdere på AU, dels af en række lokale medarbejderportaler, som henvender sig til medarbejderne på en specifik enhed.
Medarbejderservice for alle medarbejdere
Medarbejderservice er det sted på AU’s hjemmeside, hvor administrationen (fællesadministrationen og de administrative centre) stiller sine værktøjer, vejledninger og serviceydelser til rådighed for medarbejdere på AU. Al information vedr. services fra administrationen er samlet i sektionen medarbejderservice. Det gælder også informationer, der gælder for flere institutter, centre eller vd-områder - også når det kun er inden for et fakultet. Formålet er at samle alt administrativt indhold på én platform, så den enkelte medarbejder undgår at skulle orientere sig både på institut-, fakultets- og fælles niveau. Desuden undgår vi knopskydning af informationer, som gør det svært at vedligeholde og giver problemer i forhold til søgeresultater.
Medarbejderportaler til lokalt indhold
Institutter, centre, fakulteter og vicedirektørområder på Aarhus Universitet kan få en såkaldt medarbejderportal. Via medarbejderportalen kan enhedens ledelse kommunikere med sine medarbejdere. Der må ikke ligge informationer om enhedsadministrationens services på medarbejderportalerne. Der må imidlertid gerne linkes fra medarbejderportalerne til medarbejderservice, hvis man gerne vil fremhæve specifikke administrative informationer. En praktisk genvej til administrative informationer er det mørkeblå indeks, som kan lægges på medarbejderportalen. Indekset giver direkte adgang til 6-700 administrative emner i medarbejderservice og bliver vedligeholdt centralt.
Medarbejderportalen kan desuden indeholde information om enhedsinterne forhold, som kun har interesse for medarbejdere inden for den pågældende enhed. Det kunne fx være:
- Enhedsinterne retningslinjer og praksisser, som kun gælder for en specifik enhed.
- Fagligt indhold, der henvender sig snævert til medarbejdere i en specifik enhed og ikke har interesse uden for enheden.
Hvor skal indholdet ligge?
Som redaktør kan det være svært at vurdere, hvor du skal placere dit indhold til AU's medarbejdere. I figuren kan du finde en oversigt over, hvad det skal ligge hvor, og nedenunder finder du et par eksempler på korrekt og forkert placering.
Hvis du har noget konkret indhold, som du skal have placeret, og du fortsat er i tvivl om, hvor det skal ligge henne, er du velkommen til at få hjælp fra din kontaktperson, som du finder her på siden.
Klik for større billede
Eksempler på korrekt placeret indhold
Indholdet er placeret korrekt på medarbejderservice da det er målrettet medarbejdere på flere institutter, centre eller administrative enheder på tværs af ST.
At linke til indhold, der er målrettet medarbejdere på flere institutter, centre eller administrative enheder fremfor at kopiere informationen ind på medarbejderportalen er det rigtige at gøre.
Eksempler på forkert placeret indhold
Indholdet er målrettet medarbejdere på flere institutter, centre eller administrative enheder, og indholdet bør derfor være placeret på medarbejderservice og ikke medarbejderportalen.
Særlige regler for kontaktoplysninger
Det skal være nemt for brugerne at finde frem til den rette medarbejder, der kan hjælpe med at løse ens opgave. Derfor bør du anbefales følge nedenstående retningslinjer, når du sætter afdelingspræsentationer eller kontaktoplysninger op.
Hvor skal afdelingspræsentationen placeres?
En afdelingspræsentation er typisk en side, hvor man kan finde en oversigt over afdelingens medarbejdere og en beskrivelse af afdelingens ansvarsområder og services.
Siden bør derfor placeres på medarbejderportalen for det fakultet, enhed eller institut, som afdelingen tilhører.
Hvad skal en afdelingspræsentation indeholde?
På en afdelingspræsentation skal brugerne kunne få et overblik over hvilke services eller arbejdsområder, som afdelingen kan hjælpe med. Derudover skal det være nemt at finde frem til den rette kontaktperson, der kan hjælpe med at løse ens opgave.
Derfor anbefales det, at siden indeholder:
- Kort beskrivelse af hvilke services afdelingen tilbyder - gerne med direkte kontaktinformationer til relevante medarbejdere
- Liste over alle afdelingens medarbejdere - gerne med beskrivelse af hver medarbejders kompetencer eller ansvarsområder
- Links til relevante informationer i f. eks. Medarbejderservice, der vedrører afdelingens services
Medarbejderlister bør laves med PURE plugins.
Alt efter antallet af medarbejdere i afdelingen kan man vælge at lave en enkelt liste med et PURE plugin, eller man kan lave en håndholdt model med et PURE visitkort for hver enkelt medarbejder.
- Den håndholdte model er god, hvis man ønsker at vise hver medarbejders ansvarsområde, men anbefales ikke hvis afdelingen har mere end 20 medarbejdere.
- Ved afdelingsbeskrivelser med mere end 20 medarbejdere anbefales det at fokusere på en overskuelig liste over afdelingens services, hvor få udvalgte kontaktpersoner er tilknyttet.
Eksempel på afdelingspræsentation
Her kan du se et eksempel på en afdelingspræsentation, hvor anbefalingerne er fulgt:
- Siden er placeret på fakultetets medarbejderportal, da afdelingen hører under fakultetets administration
- Afdelingens hovedservices er listet op med relevante links og kontaktoplysninger
- Der er en fuld liste over afdelingens medarbejdere, hvor hver enkelt medarbejders ansvarsområde er listet op.
Hvor skal der ellers være kontaktoplysninger?
Det anbefales at tilknytte kontaktoplysninger på sider, der omhandler en bestemt service, så brugerne nemt kan finde frem til, hvem de kan henvende sig til om en konkret opgave.
Eksempler på kontaktoplysninger:
