Retningslinjer for medarbejderservice

Medarbejderservice er administrationens værktøjer, vejledninger og serviceydelser for alle ansatte på AU. Er du tovholder eller webredaktør på medarbejderservice, kan du her finde en række nyttige informationer, der kan hjælpe dig med at varetage denne opgave.


Strategi og organisering

1. Kernestrategi for medarbejderservice

Der findes en kernestrategi for medarbejderservice, som det er vigtigt, at du som tovholder eller webredaktør kender til.

Kernestrategi

Vi skaber en troværdig og forståelig online service, der hurtigt og præcist giver svartravle og engagerede medarbejderes administrative og praktiske spørgsmål, så de kan få mere tid til AU’s kerneaktiviteter.


Troværdig og forståelig service

Vi skal levere kvalificeret, opdateret og letforståelig information, så medarbejderservice bliver medarbejdernes foretrukne kilde til viden om administrative spørgsmål.

Hurtigt og præcist svar
Vi fjerner bøvl og tidsrøvere. Adgangen til informationerne skal være intuitiv, modtagerorienteret og frem for alt lynhurtig at navigere i.

Travle og engagerede medarbejdere
AU’s medarbejdere vil gerne gøre deres arbejde godt. Men de har rigeligt at se til, og de gider ikke spilde deres tid på uigennemskuelige administrative procedurer og informationer. Det er vores opgave at hjælpe dem med at undgå det!

AU’s kerneaktiviteter
I sidste ende drejer det hele sig om at sikre optimal understøttelse af og flest mulige resurser til AU’s 4 kerneaktiviteter:Forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelse.

2. Indholdsansvar for medarbejderservice

Medarbejderservice består af en række menupunkter, som svarer til faglige sektioner. Ansvaret for sektionerne ligger hos vicedirektørområderne i fællesadministrationen. Du kan se fordelingen af ansvaret i tabellen nedenfor.

Til varetagelsen af ansvaret for sektionerne knytter der sig to roller: Tovholderen og webredaktøren. Rollen som tovholder indebærer det overordnede ansvar for, at indholdet vedligeholdes og udvikles, mens rollen som webredaktør indebærer ansvaret for det daglige arbejde med at opdatere sider.

Du kan læse mere om, hvilke opgaver tovholderen og webredaktøren forventes at varetage, i afsnit 3 og 4 nedenfor.

Menupunkt/side Indholdsansvarlig enhed Tovholder Kontakt­oplysninger
Oversigt over administrationen på AU AU IT Sandra Trefzer str@au.dk
Bygninger AU Bygninger Marianne Maria Larsen mml@au.dk
Forskningsstøtte og samarbejde Universitetsledelsens Stab Malene Hjulmand Bundgaard

mhb@au.dk

HR AU HR Dorotea Smesnjak

ds@au.dk

Internationalt AU Forskning og Eksterne Relationer Anne Pletschette Langer apl@au.dk
IT AU IT Rasmus Stensgaard
Sandra Trefzer

rst@au.dk

str@au.dk

Kommunikation AU Forskning og Eksterne Relationer Charlotte Boel

cbo@au.dk

Studieadministration AU Uddannelse Kristian Langhoff Sørensen kls@au.dk
Økonomi AU Økonomi Marianne Maria Larsen

mml@au.dk

3. Tovholderens opgaver

For hver sektion på medarbejderservice er der udpeget en tovholder, som har det overordnede ansvar for, at indholdet på sektionen vedligeholdes og udvikles, og at det lever op til strategien for medarbejderservice. 

Som tovholder har du ansvaret for:

  • At sikre, at alle sider har en webredaktør
  • At sørge for passende overlevering ved personaleudskiftning
  • At sikre, at best practice bliver overholdt på sektionen
  • At sikre, at nye initiativer fra koordinationsgruppen bliver videreformidlet til webredaktørerne og bliver implementeret
  • At sikre, at den fælles driftsaftale bliver overholdt, se afsnit 9 nedenfor.
  • At sørge for, at forsiden til sektionen bliver vedligeholdt
  • At fungere som kontaktperson for emneindekset

Rollen som tovholder indebærer primært en koordinerede funktion i forhold til en sektion. Det er tovholderens opgave at koordinere webredaktørernes indsats og have overblik over det samlede indhold for at sikre den nødvendige kvalitet i såvel drift som udvikling af sektionen.

Tovholderen skal have overblik over, hvem der er webredaktører på sektionen, for at sikre, at alle sider har en webredaktør, og der tages hånd om passende overlevering ved personaleudskiftning.

Tovholderen sidder i den fælles koordinationsgruppe for medarbejderservice og har ansvar for at indkalde webredaktørerne til redaktionsmøde i et passende interval for at fastholde best practice for opbygning af sider, overholde den fælles driftsaftale og formidle nye fælles tiltag fra koordinationsgruppen til  webredaktørerne for sektionen. Det hører derfor til rollen, at tovholderen opbygger en faglig viden om web. Det vil endvidere være en fordel, at han eller hun har erfaring med typo3, men det er ikke et krav, da tovholderen i sig selv ikke har det praktiske ansvar for opdatering af indhold. Denne kompetence ligger primært hos webredaktørerne, som står for den daglige opdatering i typo3.

Der kan være en eller flere tovholdere for en sektion. En tovholder kan endvidere være ansvarlig for flere eller dele af flere sektioner. En tovholder kan godt samtidig have rollen som webredaktør for dele af den sektion, han eller hun er tovholder for, men dette behøver ikke nødvendigvis være tilfældet.

4. Webredaktørens opgaver

Rollen som webredaktør indebærer ansvaret for det daglige arbejde med at opbygge og opdatere sider på medarbejderservice.

Som webredaktør har du ansvaret for:

  • At sikre at indhold er opdateret
  • At der bliver gjort overvejelser om relevans/brugervenlighed
  • At sikre faglig kvalificering af indhold
  • At slette indhold, der ikke er aktuelt længere
  • At sikre de rette kompetencer til vedligeholdelsen
  • At sikre at der er taget stilling til oversættelse af siderne

Rollen som webredaktør tiltænkt en medarbejder, der har eller oparbejder stor erfaring med typo3 og produktion af tekst til hjemmesider. Det anbefales endvidere, at denne person samtidig har indsigt i det fagområde, der beskrives på de sider, vedkommende er ansvarlig for. Hvis dette ikke er tilfældet, skal webredaktøren sikre sig faglig kvalificering af indholdet hos de fagligt ansvarlige. Webredaktøren kan både være en medarbejder i fællesadministrationen eller en medarbejder på et fakultet.

Medarbejdere, der er mindre rutinerede i brugen af typo3 og som typisk har mindre og rutineprægede opgaver i forhold til hjemmesiden, bør ikke udnævnes til webredaktører for en sektion på medarbejderservice. I stedet bør andre webredaktører tage ansvaret for vedkommendes arbejde med hjemmesiden. 

5. Koordinationsgruppen for medarbejderservice

Koordinationsgruppen for medarbejderservice er et samarbejdsforum for udvikling og kvalitetssikring af medarbejderservice. Gruppen består af tovholderne fra de administrative vicedirektørområder samt repræsentanter fra de administrative centre på de 4 fakulteter. Formandskabet ligger hos AU IT.

Koordinationsgruppen holder møde 6 gange om året.


Værktøjer og praksis

6. Værktøjer

CMS

Typo3 er AU's CMS (Content Management System) til opbygning og vedligeholdelse af hjemmesider, herunder medarbejderservice. I AU's vejledningsunivers for typo3, typo3.au.dk, kan du finde en bred vifte af vejledninger, undervisningsforløb og supportoplysninger.


Hjælpeværktøjer

Siteimprove er et værktøj til kvalitetssikring af dine sider, som bl.a. kan hjælpe dig med at overvåge, om du har brudte links på dine sider. Du kan også finde webstatistik (Analytics) for dine sider i Siteimprove. Alle tovholdere har adgang til Siteimprove.

Cludo er AU's løsning til interne søgninger på AU’s web og indeholder en række nyttige funktioner og værktøjer, som gør det nemt at forbedre interne søgninger. Alle tovholdere har mulighed for at få adgang til Cludo.

Usabilla er et værktøj til at indsamle feedback fra brugerne på AU's websider. Ved hjælp af Usabilla får vi løbende kommentarer og forbedringsforslag fra brugerne, når de har besøgt vores sider på  medarbejderservice. Tovholderne får løbende tilsendt feedback fra Usabilla.

7. Best practice for opbygning af sider

Best practice-guiden udstikker fælles retningslinjer for, hvordan en god webside på medarbejderservice ser ud. I guiden beskrives 10 overordnede principper, som du bør kende til, når du opbygger eller vedligeholder sider på medarbejderservice.

10 principper for den gode webside:

1. Hvad er sidens formål?

2. Hvem henvender siden sig til?

3. Fremhæv top tasks

4. Giv login, bestil, download osv. en fremtrædende knap

5. Skriv kort og klart

6. Bryd vejledninger op i trin

7. Tænk i punktopstillinger

8. Sæt kontaktoplysninger på og placer dem i højre spalte

9. Undgå at ændre url’en for siden

10. Baggrundsinfo, historik og afdelingspræsentationer slettes så vidt muligt

8. Emneindekset

Emneindekset for medarbejderservice er et tværgående indeks, der gør det nemt for brugerne at finde emner på kryds og tværs af medarbejderservice.

Emnerne udvælges af tovholderne, mens det overordnede redaktionelle ansvar og opdatering af indekset varetages af AU IT.

Det er vigtigt, at man som tovholder og webredaktør bidrager til at vedligeholde emneindekset ved at give besked til AU IT, hvis man laver ændringer i forhold til ens sider (flytter, sletter eller opretter nye sider), som har konsekvenser for emneindekset. 

9. Fælles driftsaftale

Den fælles driftsaftale udstikker retningslinjer for, hvad det forventes, at tovholderne i samarbejde med deres webredaktører løser af driftsopgaver i løbet af et år. Ud over driftsopgaverne vil der løbende være udviklingsopgaver, som har sit udspring i koordinationsgruppen for medarbejderservice.

Fælles driftsaftale

  • Emneindeks: Opdateres løbende. En gang årligt (juni) får tovholderne tilsendt en oversigt over samlede emneord for deres sektion mht. oprydning.
  • Døde links: Sektionerne bør tjekkes hver måned for døde links vha. Siteimprove. Der opsættes rapporter til formålet, som sendes direkte til webredaktørerne.
  • Opdatering/oprydning i indhold: Foretages løbende. En gang årligt gennemgår tovholder i samarbejde med webredaktørerne, om siderne fortsat er relevante og opdaterede.
  • Brugerfeedback: 4 gange årligt tilsendes brugerfeedback fra Usabilla til tovholderne, som tovholderne løber igennem mhp. forbedringspotentialer.
  • Søgemaskineoptimering: Foretages løbende. En gang årligt gennemgår tovholderen i samarbejde med webredaktørerne, om de mest brugte sider er optimeret til søgemaskiner.
  • Interne søgninger: Optimering af interne søgninger vha. værktøjer i Cludo er frivilligt, da de interne søgninger i langt de fleste tilfælde virker fint.